Assistant.e de département Fondation F/H

Médecins Sans Frontières, international medical humanitarian association founded in 1971, provides medical assistance to populations whose lives are threatened: mainly in the event of armed conflict, but also epidemics, pandemics, natural disasters or exclusion from healthcare. The French section is present in around thirty countries.

Sous la responsabilité du Responsable des ressources, l’assistant.e de département a pour mission de garantir la réalisation des activités administratives et la gestion de l’information au sein de La Fondation, en lien avec les autres départements support de MSF et contribue activement à la cohésion et à l’efficacité collective — en lien étroit avec l’ensemble des départements.

Principales responsabilités

Gouvernance :

• Assister dans la préparation des réunions du Conseil d’administration et du Bureau de La Fondation : s’assurer du suivi des échéances et des livrables.
• Assister dans la gestion administrative de la fondation abritée et des mandats des administrateurs.
• Conservation des dossiers de gouvernance.

Communication et transversalité :

• Assurer la diffusion d’informations relatives aux réunions internes (planification et comptes rendus) et joue un rôle de facilitateur/trice entre les départements.

Comptabilité :

• Réaliser le suivi de la facturation et des notes de frais avec la comptabilité siège.
• S’assurer de la correcte affectation des factures et des salaires.
• Assister au suivi des refacturations siège et terrain.
• Ressources humaines Assurer le suivi des contrats de travail et des conventions de stage siège et
• internationaux de La Fondation en lien avec le département RH.
• Assister au processus de recrutement.
• Assurer le onboarding logistique des nouveaux salariés.

Déplacements :

• Assister à l’organisation des déplacements des équipes en s’assurant du respect des normes sécuritaires et sanitaires de MSF.

Achats et approvisionnement :

• Réaliser les demandes d’achat sur le logiciel Si Finances pour l’ensemble des projets (hors Crash et Antibiogo) et assurer si besoin leur acheminement sur les terrains en collaboration avec le département Achat de MSF et/ou MSF Logistique et gère les stocks de fournitures et équipements nécessaires à l’activité.
• Assurer la gestion des stocks de fourniture et équipements nécessaires à l’activité. 

Profil recherché

Formation :

• Niveau Bac+3 minimum (domaine du secrétariat, de l'assistanat, de la gestion de PME, ou tout autre domaine utile au poste).

Expériences :

• Minimum 2 ans d’expérience professionnelle dans un poste de gestion administrative préalable requis

• Une expérience professionnelle en tant qu’assistant.e ou attaché.e de direction est un atout

Compétences :

• Maitrise des outils Microsoft 365 (pack Office)

• Une connaissance Microsoft Teams, Sharepoint, PowerBI, Adobe Creative Suite sont un atout

Langues :

• Français avancé (C1 min) et Anglais courant (B2 min)

Aptitudes :

• Vous avez un intérêt pour les enjeux médicaux humanitaires.

• Vous êtes flexible et avez l’esprit curieux.

• Vous êtes doté(e) de sens de l’organisation et de la planification.

• Vous êtes rigoureux(se) et autonome.

• Vous avez un esprit de synthèse.

• Vous êtes réactif(ve) face aux problèmes, pragmatique et à la recherche de solutions.

• Vous avez des qualités relationnelles et rédactionnelles.

• Vous avez le sens de la discrétion et de la confidentialité.

Conditions d'emploi

Statut : CDD de 9 mois à temps plein. Poste assimilé cadre, basé à Paris.

Rémunération et avantages : 41,1 K€ brut annuel sur 13 mois. 22 jours de RTT par an. Télétravail selon les règles en vigueur chez MSF (2 j/sem.). Mutuelle prise en charge à 100%. Titres-restaurant de 12€ (prise en charge à 60% par MSF). Prise en charge à 50% de l'abonnement de transport en commun (hebdomadaire, mensuel ou annuel) ou indemnité kilométrique vélo (0,25€ par km, limité à 450€ par an).

Poste à pourvoir : dès que possible

En raison de contraintes administratives liées à la durée du contrat, les candidats doivent déjà disposer d'une autorisation de travail en France (citoyen de l'Union européenne) ou d’un titre de séjour leur permettant de travailler sur le sol français.

At MSF, we value diversity and strive for an inclusive and accessible working environment. We encourage all suitably qualified people to apply, regardless of their ethnic, national or cultural origin, age, gender, sexual orientation, beliefs, disability or any other aspect of their identity.

MSF pays very close attention to the protection of the personal data of its members, staff and people wanting to join the association. The data collected in the course of your application will be processed in a fair and high quality manner, only by the staff in charge of recruitment, wherever in the world they may be working for an MSF entity. For more information on the processing of your personal data and your rights, please see our privacy policy.

Only selected candidates will be contacted.