Administrative Assistant

About Four Seasons:

Four Seasons is powered by our people. We are a collective of individuals who crave to become better, to push ourselves to new heights and to treat each other as we wish to be treated in return. Our team members around the world create amazing experiences for our guests, residents, and partners through a commitment to luxury with genuine heart. We know that the best way to enable our people to deliver these exceptional guest experiences is through a world-class employee experience and company culture.         

At Four Seasons, we believe in recognizing a familiar face, welcoming a new one and treating everyone we meet the way we would want to be treated ourselves. Whether you work with us, stay with us, live with us or discover with us, we believe our purpose is to create impressions that will stay with you for a lifetime. It comes from our belief that life is richer when we truly connect to the people and the world around us.

About the location:

Find your "pura vida", where adventure and relaxation meet. An unspoiled world of eco-luxury welcomes each guest to Latin America’s ultimate coastal retreat, offering unparalleled access to nature, adventure and relaxation. Central America’s exclusive Forbes Travel Guide Five-Star resort for six consecutive years, Four Seasons Resort Peninsula Papagayo, Costa Rica is the utmost location for adventure travellers, wellness seekers, culinary explorers, and cultural globetrotters. With customized itineraries for families and couples alike, we can’t wait for you to experience “Pura Vida” at Peninsula Papagayo.

Función General:

Mantener todas las áreas, tareas y funciones administrativas en orden y en tiempo, reporta directamente al director de Ama de llaves y subgerente de Ama de Llaves todo lo relacionado a su área.

Requisitos:

El candidato requerirá excelentes habilidades atención al cliente, flexibilidad en cambios de turno y cambios de días de descanso por necesidades de la operación con previo aviso.  

Capacidad de trabajar bajo presión. 

Excelente organización y atención al detalle.

Habilidades de comunicación verbal y escrita.

Orientación al servicio al huésped.

Capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente.

Discreción y manejo de información confidencial.

Trabajo en equipo y capacidad para trabajar bajo presión.

Dominio de Microsoft Office (Excel, Word y PowerPoint).

Conocimiento de sistemas hoteleros como Opera, HotSOS o plataformas similares (deseable).

Funciones y Responsabilidades Principales:

Cumplir con los estándares establecidos de seguridad, normas de incendios y procedimientos y políticas del departamento.   Atender llamadas telefónicas y solicitudes dirigidas al departamento de Housekeeping. Preparar e imprimir reportes operativos diarios para los supervisores y gerentes. Mantener actualizadas presentaciones, reportes y documentación departamental. Elaborar inventarios en bodegas de suministros para compras mensuales. Controlar inventarios de suministros de limpieza y amenidades. Procesar requisiciones de compra y dar seguimiento a órdenes de compra. Archivar documentación y mantener registros organizados y confidenciales. Apoyar en auditorías, proyectos especiales y actividades administrativas de la División de Habitaciones. Actualización de archivos de CAPEX. Realizar la planilla del departamento. Realizar el reporte de buses semanal del departamento. Mantener On Track actualizado. Buscar proveedores nuevos de productos o artículos del departamento. Dar seguimiento a facturas y pagos a proveedores. Revisar el control de facturas. Revisar las cuentas de la División de Habitaciones (Checkbook y GL). Realizar el cierre de mes de las cuentas del departamento, Residencias. Realizar los cargos de servicio de Housekeeping a los dueños de Residencias. Realizar facturas de artículos o servicios a cobrar a los dueños de Residencias. Dar seguimiento a incapacidades. Coordinar las juntas Mensuales del departamento. Coordinar eventos internos. Hacer entrega de hotsos, llaves y radios. Cualquier tarea adicional asignada por el DOR & DOH.

Responsabilidades Generales:

Asegurarse de leer el Manual del Empleado y comprender y cumplir las normas y reglamentos del hotel y, en particular, las políticas y procedimientos relacionados con Incendios, Higiene, Salud y Seguridad.  Asumir otros deberes y responsabilidades que, aunque están fuera de la rutina normal, estén dentro del alcance general del puesto.  Presentarse al turno puntualmente usando el uniforme o atuendo correcto y gafete.   Mantener un alto estándar de apariencia personal e higiene y cumplir con los estándares de apariencia personal del hotel y del departamento.  Brindar un servicio amable, cortés y profesional en todo momento.  Cumplir con la legislación local en todo momento, según corresponda.  Mantener buenas relaciones de trabajo con sus colegas y todos los demás departamentos, a través del cumplimiento de la Regla de Oro.  Responder a cualquier cambio en el departamento según lo dicten las necesidades de la industria, empresa u hotel.  Ser flexible y extender los deberes laborales para llevar a cabo cualquier otro deber y responsabilidad razonable dentro de la capacidad laboral asignada, incluida la redistribución a otros departamentos / áreas alternativas si es necesario, para satisfacer las demandas del negocio y las necesidades de servicio al huésped.  Asegurarse, según lo indique su Gerente, y después de completar su capacitación laboral inicial, que se mantenga actualizado con respecto a la Guía de Manejo de Sustancias Peligrosas en el Trabajo, según sea relevante para su función. 

He leído y entiendo que soy responsable de ejecutar las responsabilidades de esta descripción de puesto en mi cargo en el Four Seasons Resort Peninsula Papagayo, Costa Rica.

NOTA: Este documento refleja la descripción del puesto en el momento actual y está sujeto a cambios y actualizaciones según las necesidades operativas y del entorno. Cualquier modificación será discutida con el titular del puesto y se ajustará en consecuencia.