Asistente Administrativo II

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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Título del puesto: Asistente Administrativo II

Depende de: Gerente Operaciones

Nivel profesional: 3

Departamento: Operaciones

JOB DESCRIPTION

Position Title: Administrative Assistant II

Reports To: Operation Manager

Professional Level: 3

Department: Operations

1.1 RESUMEN DEL TRABAJO: 1.1 JOB SUMMARY:

El Asistente Administrativo II (AAII) apoya y contribuye a la administración eficaz de la oficina del Gerente Senior en la organización

hacia el logro de los objetivos divisionales/organizacionales.

The Administrative Assistant II (AA) supports and contributes to the effective administration of the logistics Manager in the

organization towards the achievement of the divisional/organizational goals.

2.1 RESPONSABILIDADES CLAVE: 2.1 KEY RESPONSABILITIES:

a) Gestión: procedimientos y políticas

i. Cumple todas las políticas,

procedimientos, normas, reglamentos y requisitos legales de la empresa para ayudar a establecer y mantener un

entorno de trabajo productivo, seguro y conforme a las normas que alcance los

objetivos fijados mediante indicadores clave de rendimiento.

ii. Demuestra una conducta profesional y ajusta sus acciones al cumplimiento de las políticas de la empresa, creando así un

entorno de trabajo productivo. iii. Participa e involucra a sus compañeros en

las iniciativas de HSSE de la organización a la vez que intenta mejorar constantemente la seguridad en el lugar

de trabajo. iv. Asiste en la preparación del presupuesto

anual de acuerdo con los plazos estipulados.

v. Ejecuta las actividades laborales

rutinarias, así como los proyectos de capital y operativos, de forma segura,

dentro del presupuesto, los plazos establecidos y la calidad requerida, garantizando que se completa el proceso

de adquisición hasta el pago al proveedor y de conformidad con la buena gobernanza

y las políticas y procedimientos de adquisición.

a) Management- procedures & policies

i. Complies with all company policies,

procedures, rules, regulations, and legal requirements to help establish and maintain a productive, safe, and compliant

work environment that achieves the goals set by key performance indicators.

ii. Demonstrates professional conduct and adjusts their actions to compliance with

company policies, thus creating a productive work environment.

iii. Participates and engages colleagues in the

organization's HSSE initiatives while constantly trying to improve workplace

safety. iv. Assists in the preparation of the annual

budget in accordance with the stipulated

deadlines.

v. Executes routine labor activities, as well as capital and operational projects,

safely, within budget, on time, and with the required quality, ensuring that the

procurement process is completed through payment to the supplier and in

compliance with good governance and procurement policies and procedures.

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b) Gestión de documentos

i. Realiza actividades de gestión de

documentos, para la oficina/división

asignada, con el fin de proporcionar un sistema de gestión de documentos

eficiente para la actualización y fácil recuperación de documentos de acuerdo con los requisitos de la oficina/división.

ii. Mantiene un sistema adecuado de gestión de registros electrónicos y manuales.

iii. Consolida y/o revisa los proyectos de informe antes de su revisión y aprobación definitivas.

iv. Establecer y mantener la comunicación entre GPO y los clientes u otras partes

externas.

c) Gastos

i. Tramita las facturas de teléfono, servicios

públicos y/o tarjetas de crédito, completando toda la documentación para que se pague a los proveedores de

conformidad con los acuerdos contractuales y las políticas financieras

pertinentes. ii. Garantiza que las facturas de los servicios

públicos se aprueben y presenten al Departamento Financiero o al Cliente a su debido tiempo.

iii. Revisa el uso que se hace del teléfono móvil de la empresa y, en su caso, pide

reparación. iv. Tramita los extractos de las tarjetas de

crédito, si procede.

d) General

i. Realiza actividades generales que

garantizan la buena gobernanza, la

confidencialidad, el debido cuidado y la diligencia, con vistas al funcionamiento

óptimo de la oficina, el departamento, la división y/o la empresa.

ii. Prepara, contribuye y/o recopila informes

y correspondencia generales, departamentales y específicos de la

división (por ejemplo, informes mensuales, memorandos, cartas, correos electrónicos, actas, informes y

b) Document Management

i. Performs Document Management activities, for assigned office/division, to provide and efficient document

management system for updating, and easy retrieval of documents in accordance

with office/divisional requirements. ii. Maintains appropriate electronic and

manual record management system.

iii. Consolidates and/or reviews draft reports prior to final review and approval.

iv. Establish and maintain communication between GPO and Clients or other external parties.

c) Expenses

i. Processes telephone, utility and/or credit

card bills, completing all documentation so

that vendors are paid in accordance with Contractual Agreements and the relevant

Financial policies. ii. Ensures utility bills are approved and

submitted to the Finance Department or

Client in a timely manner. iii. Reviews the company mobile telephone

usage and seeks redress where applicable. iv. Processes credit card statements, where

applicable.

d) General

i. Performs general activities ensuring good

governance, confidentiality, due care and diligence, towards the optimum functioning of the office, department,

division and/or company. ii. Prepares, contributes and/or compiles

general, departmental and divisional specific reports and correspondence (eg. Monthly reports, memoranda, letters,

emails, minutes, reports and presentations), including divisional KPIs.

iii. Organizes meetings and its requirements including scheduling, logistics and follow- up.

iv. Executes projects and conducts research under the direction of the Operations

Manager. v. Prepares and submits group health claims.

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presentaciones), incluidos los indicadores clave de rendimiento de la división.

iii. Organiza reuniones y sus requisitos, incluida la programación, la logística y el seguimiento.

iv. Ejecuta proyectos y lleva a cabo investigaciones bajo la dirección del

gerente de operaciones. v. Prepara y presenta las solicitudes de

reembolso de gastos médicos de grupo.

vi. Coordina los viajes de negocios. vii. Ayuda en los eventos y actividades de la

empresa.

vi. Coordinates business travel arrangements for senior employees.

vii. Assists with company events and activities.

3.1 RELACIONES DE REPORTE: 3.1 REPORTING RELATIONSHIPS:

a) Departamento de trabajo: Cualquier Departamento

b) Depende de: Gerentes de Departamentos c) Supervisa: N/A d) Enlaces:

i. INTERIOR • Todos los Empleados

ii. EXTERNO • Clientes • Agencias Gubernamentales

• Proveedores • Organizaciones Empresariales

Locales • Empresas de Servicios Públicos

a) Department Workgroup: Any Department

b) Reports To: Heads of Departments c) Supervises: N/A d) Liaisons:

i. INTERNAL • All Employees

ii. EXTERNAL • Clients • Governmental agencies

• Vendors • Local Corporate Organizations

• Utility Companies

4.1 COMPETENCIAS: 4.1 COMPETENCIES:

a) FORMACIÓN Y EXPERIENCIA

i. Inglés B1-B2. ii. Licenciatura en Administración de

Empresas, Comunicación o titulación equivalente.

iii. Experiencia mínima de tres (3) años

en una función administrativa.

b) CONOCIMIENTOS, CAPACIDADES Y APTITUDES

i. Posee sólidos conocimientos de

protocolo empresarial. ii. Conocimiento de la gestión de

archivos: documentos electrónicos y originales.

iii. Dominio del paquete Microsoft Office,

especialmente MS Word, MS Excel y MS PowerPoint.

a) EDUCATION AND EXPERIENCE

i. English B1-B2. ii. Undergraduate degree in Business

Administration, Communications or equivalent qualification.

iii. Minimum of three (3) years of experience

in an administrative function.

b) KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES

i. Possesses a solid understanding of

business etiquette ii. Knowledge of records management –

electronic and original documents. iii. Proficient in Microsoft Office Suite

especially MS Word, MS Excel and MS

PowerPoint.

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iv. Familiaridad y conocimientos de navegación en programas informáticos

de planificación de recursos empresariales (ERP).

v. Posee fuertes habilidades

interpersonales y orientación al servicio al cliente.

vi. Habilidades verbales, escritas y de presentación eficaces.

vii. Gran capacidad de organización y

gestión del tiempo. viii. Capacidad para realizar varias tareas a

la vez y establecer prioridades de forma eficaz.

ix. Preferible experiencia previa en

gestión de oficinas. x. Gran atención al detalle.

xi. Excepcionales dotes de comunicación y atención al cliente.

xii. Confidencialidad e integridad

incuestionables. xiii. Demostrar discreción y ética

empresarial. xiv. Representar a la empresa de forma

profesional y cortés.

xv. Orientación al trabajo en equipo. xvi. Orientación a los resultados y atención

al detalle. xvii. Trabaja en un entorno dinámico y

orientado al rendimiento. xviii. Realiza investigaciones sin asistencia y

ejecuta los proyectos asignados.

xix. Disposición profesional y acogedora. xx. Capacidad para trabajar sin

supervision.

c) CERTIFICACIÓN Y LICENCIAS

i. Deseable mas no limitativo de Certifcado en manejo de Office 365

(word, Excel, power point, Powe BI)

iv. Familiarity and navigational knowledge of computerized Enterprise Resource

Planning (ERP) software. v. Possesses strong interpersonal skills

and customer service orientation.

vi. Effective verbal, written and presentation skills.

vii. Strong organization and time management skills.

viii. Ability to multitask and prioritize

effectively. ix. Prior Office Management Experience

Preferred. x. Strong Attention to Detail. xi. Exceptional Communication and

Customer Service Skills. xii. Unquestionable confidentiality and

integrity. xiii. Demonstrates discretion and business

ethics.

xiv. Represents the Company in a professional and courteous manner.

xv. Team oriented. xvi. Results oriented with an attention to

detail.

xvii. Operates in a fast paced, performance driven environment.

xviii. Conducts research without assistance and execute assigned projects.

xix. Professional and welcoming disposition.

xx. Ability to Work Without Supervision.

c) CERTIFICATION AND LICENCES

i. Desirable but not limited to certificate

in Office 365 management (word, Excel, power point, Power BI)

5.1 CONDICIONES DE TRABAJO 5.1 WORK CONDITIONS

i. Trabajo en oficina realizando actividades administrativas para lo

cual ocupara equipos de comunicación, computo, audio y video.

i. Perform office work carrying out administrative activities for which you

will use communication, computing, audio and video equipment.

6.1 AUTORIDADES 6.1 AUTHORITIES:

i. N/A

i. N/A

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7.1 REVISIÓN DE LOS EMPLEADOS: 7.1 EMPLOYEE REVIEW:

He leído, comprendo y acepto las funciones

del puesto de trabajo, las responsabilidades y sus requisitos, tal y como se describen en la presente descripción del puesto de trabajo

para mi puesto de Asistente Administrativo II. Entiendo que este documento pretende

reflejar aquellos factores que se consideran necesarios para describir las funciones principales del puesto y no debe interpretarse

como una descripción detallada de todos los requisitos laborales que pueden ser

inherentes al puesto. Como tal, esta descripción del puesto está sujeta a modificaciones a medida que cambien las

necesidades y requisitos del puesto, en cuyo momento se proporcionará un documento

modificado.

I have read, understood and accept the job

functions, responsibilities and their requirements as outlined in this job description for my position as Administrative Assistant II. I

understand that this document is intended to reflect those factors considered necessary to

describe the principal functions of the job and should not be construed as a detailed description of all work requirements that may

be inherent in the job. As such, this Job Description is subject to amendments as the

needs and requirements of the job change, at which time, an amended document will be provided.

Nombre del empleado: Firma del empleado:

Fecha:

Employee Name:

Employee Signature:

Date:

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Prepared by Area Manager

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