Data Controller, HCM

About Toll Group

At Toll, we do more than just logistics - we move the businesses that move the world. Our 16,000 team members can help solve any logistics, transport, or supply chain challenge – big or small. We have been supporting our customers for more than 130 years. Today, we support more than 20,000 customers worldwide with 500 sites in 27 markets, and a forwarding network spanning 150 countries. We are proudly part of Japan Post — www.tollgroup.com

1. Thực hiện tác vụ nhập xuất và tồn kho hàng hóa trên hệ thống WMS/OMS / Inbound, Outbound & Inventory Operations on WMS/OMS
Xử lý và in đơn từ các sàn (Shopee, Lazada, Tiki, TikTok, …)
Process and print orders from e-commerce platforms (Shopee, Lazada, Tiki, TikTok, etc.).
Kiểm tra và xử lý kịp thời đơn hàng nhập xuất trên hệ thống WMS/OMS và chuyển thông tin/chứng từ/bảng in cho các team liên quan (soạn hàng, đóng gói, nhập hàng, …)
Check and promptly process inbound and outbound orders on the WMS/OMS system and provide relevant information, documents, or printed lists to related teams (picking, packing, inbound, etc.).
Tiếp nhận thông tin từ team vận hành liên quan và cập nhật hệ thống/file kiểm soát.
Receive information from relevant operations teams and update the system/control files accordingly.
Thực hiện đúng quy trình nhập hàng, xuất hàng theo Quy trình và bảng Hướng dẫn công việc (nếu có).
Follow inbound and outbound procedures in accordance with established processes and work instructions, where applicable.
Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình nhập/xuất hàng và ghi nhận sự cố để báo cáo.
Handle issues arising during inbound/outbound operations and record incidents for reporting purposes.
Chịu trách nhiệm về các KPI liên quan đến quy trình xuất nhập hàng trên hệ thống.
Be responsible for KPIs related to inbound and outbound processes in the system.
Lưu trữ hồ sơ chứng từ theo đúng quy định cho từng loại chứng từ.
Maintain and archive documents and records in accordance with the requirements for each document type.
2. Phối hợp với các team vận hành khác thực hiện đúng quy trình nhập xuất hàng và kiểm soát tồn kho. Quản lý chứng từ / Operations Coordination, Inventory Control & Document Management
Phối hợp với các team nhập xuất để xử lý các vấn đề liên quan đến nhập xuất tồn kho kịp thời.
Coordinate with inbound and outbound teams to promptly resolve issues related to inbound, outbound, and inventory operations.
Cập nhật và quản lý dữ liệu Excel (những phần không có trên system cần thống kê riêng).
Update and manage Excel data, including information that is not available in the system and requires separate tracking.
Tổng hợp thông tin nhập xuất hàng cho Manager phục vụ cho quy trình billing cho khách hàng.
Consolidate inbound and outbound information for the Manager to support the customer billing process.
Gửi báo cáo hàng ngày/tuần/tháng cho Manager và báo cáo các trường hợp phát sinh/sự cố.
Prepare and submit daily, weekly, and monthly reports to the Manager and report any issues or incidents.
Tổng hợp dữ liệu và các báo cáo liên quan đến hàng nhập/xuất và tồn kho và đếm kho.
Consolidate data and reports related to inbound, outbound, inventory, and stock counting activities.
Quản lý chứng từ bản cứng và bản soft copy phục vụ trích xuất nếu cần thiết.
Manage hard-copy and soft-copy documents for retrieval when required.
Phối hợp với team nội bộ kho xử lý hoặc hỗ trợ các vấn đề phát sinh kịp thời.
Coordinate with internal warehouse teams to promptly handle or support any operational issues that arise.
3. Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng và phối hợp xử lý / Customer Request Handling & Coordination
Kiểm tra và trả lời các yêu cầu phát sinh của khách hàng liên quan tới nhập xuất và kiểm soát tồn kho thông qua Manager.
Review and respond to customer requests related to inbound, outbound, and inventory control through the Manager.
Làm việc với khách hàng để nhận và cập nhật kế hoạch nhập/xuất hàng theo đúng tiến độ.
Work with customers to receive and update inbound/outbound plans in line with the required schedule.
Gửi báo cáo đếm kho hằng ngày (Daily Count) và các báo cáo khác được hướng dẫn.
Submit daily stock count reports and other reports as instructed.

What moves you?
 

At Toll, you can help play a vital role in delivering what matters. From food, fuel, medicine and rescue services, we keep businesses and communities thriving. Every day brings change. We see that as an opportunity. To be curious. To ask the right questions. And build meaningful connections. Because finding new ways to solve problems is what we do. With a bold vision to expand our global reach, our 16,000+ people bring a passion for progress. We collaborate in friendly, caring teams, supported by approachable leaders who give us the autonomy to quickly make decisions with impact. Learn and grow with industry-leading training, alongside talented experts. Feel empowered to take on diverse challenges and new responsibilities to move you, our customers, and our world further.

Are you excited about this role but are concerned you don’t meet all the requirements? If you have similar skills and are willing to learn then we encourage you to apply anyway. We know that some people hesitate to apply for jobs unless they meet every single qualification. At Toll, we value a diverse, inclusive and authentic workplace, so if you’re interested in this role but your past experience doesn’t align perfectly then please talk to us – you may be just the right candidate for this or other roles we have coming up.

At Toll everyone is welcome including those of all ages, ethnicities, genders and abilities. 

To find out more about us visit www.careers.tollgroup.com

You must be entitled to work in Vietnam and be prepared to undertake pre-employment checks including a criminal history check and medical.