Coordinador de Eventos - Condado Vanderbilt Hotel

Descripción general

The Condado Collection es una colección de propiedades de hospitalidad en Puerto Rico, desde hoteles de lujo clásico y moderno, hasta restaurantes y entretenimiento.

 

The Condado Vanderbilt es el estándar de excelencia para resorts de lujo en San Juan y el Caribe. Originalmente construido en 1919, y restaurado a su distinguida grandeza, ofrece gastronomía insuperable, habitaciones y suites exquisitas y servicio personalizado. Nuestro objetivo es crear experiencias e inspirar travesías no solo para nuestros huéspedes, sino también nuestra fuerza laboral. Confiamos que los integrantes de nuestro equipo son la clave para brindar un servicio apasionado y auténtico. ¡Construyamos juntos una colección de recuerdos!

Responsabilidades Claves

• Servir como el punto de contacto principal para los clientes desde la consulta inicial hasta la finalización del evento.

• Proveer un servicio al cliente excepcional para nuestros clientes de alto perfil, asegurando la ejecución impecable de eventos y funciones de catering.

• Este rol requiere una persona detallista y altamente organizada para coordinar todos los aspectos de las operaciones de catering para bodas, reuniones corporativas, eventos sociales y funciones privadas dentro de un entorno de hotel de lujo.

• Colaborar con el equipo de ventas y los planificadores de eventos para desarrollar propuestas de eventos personalizadas y menús de catering.

• Coordinar con otros departamentos del hotel (por ejemplo, cocina, housekeeping, recepción) para asegurar una ejecución fluida del evento.

• Coordinar toda la logística del evento, incluyendo tiempos de montaje y desmontaje, requisitos de personal y necesidades de equipos.

• Trabajar con proveedores externos (floristas, proveedores de AV, animadores) para asegurar la entrega puntual de servicios.

• Asegurarse de que los contratos estén firmados y archivados antes de las fechas de los eventos.

• Registrar los depósitos anticipados cuando los clientes incluyan cartas de confirmación firmadas. Entregar recibos a los clientes.

• Actualizar todos los BEO (Banquet Event Orders) al realizar cambios para el gerente de cocina y banquetes, emitiendo formularios de cambio de estado.

• Asegurarse de que ingeniería, housekeeping, PBX o restaurantes reciban los BEO relevantes utilizando la lista de distribución de BEO.

• Hacer un seguimiento para finalizar el número garantizado de asistentes para todas las funciones, llamando al cliente (48-72 horas hábiles antes del evento).

• Acumular informes de negocios perdidos y cancelaciones para el informe de fin de mes.

• Revisar y preparar la hoja de eventos de catering de los 10 días antes de la distribución.

• Conocimiento de los procedimientos de reservas (es decir, reservas de habitaciones y bloqueo de habitaciones).

• Mantener el calendario maestro de eventos en Outlook e ingresar las reservas grupales en el sistema PMS.

• Responsable del desarrollo y mantenimiento de todas las bases de datos de catering.

• Asegurarse de que la administración de la oficina funcione sin problemas.

• Recibir a los clientes en la oficina de catering. Responder todas las consultas generales más allá del sistema de correo de voz.

• Procesar todo el correo entrante y saliente, faxes, mensajerías y paquetes de FedEx.

• Brindar soporte de procesamiento de textos a los Gerentes de Catering para informes especiales según sea necesario.

• Coordinar todos los formularios de autorización de tarjetas de crédito, listas de huéspedes, detalles de grupos, llegadas, aplicaciones de facturación directa.

• Asistir a los gerentes de catering con la programación de visitas a nuevos clientes y, si es necesario, ayudar con los arreglos de viajes.

• Desarrollar y mantener relaciones con clientes clave para producir negocios corporativos, grupales y de convenciones.

• Cumplir con todas las políticas y procedimientos de seguridad y salud de la empresa; reportar accidentes, lesiones y condiciones de trabajo inseguras al gerente; y completar la capacitación y certificaciones de seguridad.

• Desarrollar y mantener relaciones laborales positivas con los demás, apoyando al equipo para alcanzar metas comunes.

• Asegurarse de que la apariencia personal sea limpia y profesional, mantener la confidencialidad de la información confidencial.

Cualificaciones

• Orientación a la hospitalidad
• Experiencia hotelera preferiblemente.
• Se requiere experiencia previa en ventas, administración y/o servicio al cliente.
• Se prefiere conocimiento de programas informáticos: Microsoft Word, Outlook, Excel, PowerPoint y Opera.
• Habilidades de comunicación e interpersonales sólidas, diplomáticas, tácticas, enfocadas en el cliente, con una actitud profesional al teléfono y capacidad para interactuar profesionalmente con el personal, los huéspedes, la prensa, clientes de alto perfil y otros clientes externos.
• Fuertes habilidades organizacionales y de gestión del tiempo, con capacidad comprobada para organizar, priorizar y gestionar con éxito múltiples prioridades y proyectos.
• Los candidatos deben mostrar un nivel de madurez y delicadeza para trabajar con clientes de lujo y excepcionalmente exigentes.
• Debe ser capaz de trabajar bien bajo presión, incluso con supervisión mínima.
• Totalmente bilingüe (español/inglés).

The Condado Collection es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Creemos en contratar una fuerza laboral diversa y mantener una cultura inclusiva y centrada en las personas. Estamos comprometidos con la no discriminación por cualquier motivo protegido, como discapacidad y estatus de veterano, o cualquier otro motivo cubierto por la ley aplicable.