(ZZP) Informatiebeheer Specialist

• Opdrachtgever: Provincie Zuid-Holland
• Functie: Informatiebeheer Specialist
• Programma: Informatietransitie
• Project: Schoning & Migratie
• Standplaats: Den Haag
• Uren per week: 32–36 uur
• Startdatum: 4 januari 2027
• Duur: 12 maanden
• Optie tot verlenging: 1 keer maximaal 12 maanden
• Uurtarief: €110 all-in, exclusief btw
• Opleidingsniveau: Afgeronde wo-opleiding
• ZZP toegestaan: Ja
• Deadline inschrijving: 20 november 2026
• Verificatiegesprek: 30 november 2026

Samenvatting

De Provincie Zuid-Holland zoekt een ervaren Informatiebeheer Specialist voor het programma Informatietransitie, binnen het project Schoning & Migratie.

Het programma richt zich op het schonen, structureren en migreren van circa 100 miljoen documenten vanuit bestaande systemen naar Microsoft 365 Teams en het centrale archiefplatform CALS.

De specialist is verantwoordelijk voor de archiefinhoudelijke kwaliteit, naleving van wet- en regelgeving en verantwoording van de migraties.

Belangrijkste werkzaamheden en resultaten:

• Toetsen van migraties aan de Archiefwet, selectielijst, MDTO, AVG en ISO 27001.
• Bewaken van de scheiding tussen onderhanden werk (M365 Teams) en archiefinformatie (CALS).
• Beoordelen van bewaartermijnen, vernietigingsvoorstellen en uitzonderingen.
• Ontwikkelen en optimaliseren van businessrules, schoningsregels en migratiescenario's.
• Controleren van metadata, dossierstructuren en migratierapportages.
• Verantwoorden van migraties richting de provinciearchivaris, inclusief audittrail.
• Adviseren van migratieteams en samenwerken met de technisch specialist.

Context

Provincie Zuid-Holland werkt sinds 2023 aan de modernisering van haar informatiehuishouding.

De opdracht maakt deel uit van een grootschalig migratietraject waarbij documenten uit iDMS, SharePoint en fileshares worden overgebracht naar M365 Teams en CALS.

De migratiestraat is ontwikkeld met Migrato (MICC). In Q1 2027 vinden de laatste pilots plaats; vanaf Q2 wordt opgeschaald.

De uitdaging is om meerdere migraties per week mogelijk te maken zonder concessies aan archiefrechtelijke kwaliteit en zorgvuldige verantwoording.

Eisen (knock-outcriteria)

• G1 – Beschikbaarheid: 32–36 uur per week, vanaf 4 januari 2027 of in overleg.
• G2 – Tarief: max. €110  all-in, exclusief btw.
• G3.1 – Opleiding: Afgeronde wo-opleiding in Bedrijfseconomie, Bedrijfseconometrie, Informatiekunde of vergelijkbaar.
• G3.2 – Informatiebeheer: Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een (semi-)overheidsorganisatie.
• G3.3 – Digitalisering: Minimaal 5 jaar werkervaring met het digitaliseren van bedrijfsprocessen en informatiestromen bij een (semi-)overheidsorganisatie.
• G3.4 – Wetgeving: Aantoonbare ervaring met archivering, metadatering en zaaksystemen, waaronder relevante toepassing van AVG, Archiefwet en MDTO.
• G3.5 – Ongestructureerde informatie: Minimaal 2 opdrachten in de afgelopen 10 jaar bij (semi-)overheidsorganisaties waarin e-mails, berichten of documenten zijn opgespoord, verzameld en geordend in dossiers.

Van deze eisen wordt een voorbeeld en motivatie verwacht uit de ervaring van de kandidaat. 

5. Wensen / Gunningscriteria

Criterium

Max. punten

Ervaring als informatiebeheerder/-adviseur bij (semi-)overheid in de afgelopen 10 jaar

15

Ervaring met migratie- en schoningstrajecten, inclusief inhoudelijke verantwoordelijkheid en migratie-/schoningsregels

20

Ervaring met MDTO-implementaties in informatiesystemen

15

Visie en aanpak voor de opdracht

30

Totaal kwaliteit

80

Uurtarief

20

Totaal

100

Maximale kwaliteitsscore:

• Overheidservaring: 8–10 jaar relevante ervaring in de afgelopen 10 jaar.
• Migratie en schoning: inhoudelijk verantwoordelijk voor migraties met meerdere bron- en/of doellocaties, inclusief het opstellen van regels.
• MDTO: minimaal 2 implementaties als inhoudelijk verantwoordelijke.
• Visie: een volledig aansluitende aanpak met aantoonbare meerwaarde.

 Aan te leveren documenten en referenties

• CV: Verplicht invullen in het aangeleverde Invulformulier Kwaliteit, onderdeel Format CV. Een eigen cv-format is niet voldoende.
• Onderbouwing eisen: Alle eisen G3.1 t/m G3.5 afzonderlijk onderbouwen met concrete werkervaring.
• Onderbouwing wensen: G1 en G2 maximaal 0,5 A4 per criterium; voor G3 staat geen expliciete paginalimiet in het formulier.
• Visie en aanpak: Maximaal 1 A4, gericht op archiefrechtelijke zorgvuldigheid, migratietempo, schoning, vernietiging, kwaliteit en verantwoording.
• Twee referenties: Naam opdrachtgever, adres, postcode/plaats, contactpersoon, functie, telefoonnummer en beschrijving van de aangetoonde ervaring.

Bijzonderheden

• Een kandidaat mag slechts één keer worden aangeboden.
• De provincie kan referenties rechtstreeks controleren.
• ZZP is toegestaan met een modelovereenkomst en onder de voorwaarden van de Wet DBA.
• Het verificatiegesprek is doorslaggevend voor de uiteindelijke selectie.