Administrative Assistant

At Roche you can show up as yourself, embraced for the unique qualities you bring. Our culture encourages personal expression, open dialogue, and genuine connections,  where you are valued, accepted and respected for who you are, allowing you to thrive both personally and professionally. This is how we aim to prevent, stop and cure diseases and ensure everyone has access to healthcare today and for generations to come. Join Roche, where every voice matters.

The Position

1. Actividades y Funciones Principales (según Convenio)

• Papeleo y archivo: Apoyo en el ordenamiento, archivo físico y digital, emisión e impresión de documentación variada (facturas, reportes, etc.).
• Gestión de firmas: Soporte en la carga de documentos, configuración de flujos y archivo de documentos en DocuSign.
• Revisión de eventos: Soporte en la verificación de información y requisitos de eventos.
• Compras y cotizaciones: Ayuda en la solicitud de cotizaciones y generación de Órdenes de Compra (OC).
• Proveedores: Creación de proveedores en el sistema y solicitud de la documentación requerida.
• Formularios y procesos:Llenado de formularios.Creación y administración de formularios para la solicitud de cheques e insumos de oficina.Propuestas para la mejora de procesos en la recopilación de información para eventos.
• Inventario y control de insumos:Organización y creación de inventarios de activos de oficina.Elaboración de documentos de control sobre el consumo de insumos (oficina, cafetería, papelería y tóner).
• Coordinación general: Ayuda con la coordinación de compras de oficina e insumos.

2. Matriz de Trabajo Operativo (según Manual de Funciones)

• Gestión de Compras: Solicitud de cotizaciones, creación de Órdenes de Compra en SAP ERP (Módulo MM / ME21N) y seguimiento de liberaciones con proveedores.
• Gestión de Firmas en DocuSign: Carga, envío de sobres, seguimiento de firmas y custodia de certificados de completitud.
• Control de Facturas: Recepción, verificación fiscal, clasificación y archivo de facturas y soportes de pago.
• Implementación de Formularios: Configuración y administración de formularios estandarizados (en Google Forms / Monday.com) para:Solicitud de Cotización de Proveedores.Solicitud de Creación de Orden de Compra en SAP.Solicitud de Información y Requerimientos para Eventos.
• Protocolo de Organización (5S): Mantenimiento del archivo físico (codificación de carpetas AZ) y estructura de carpetas en Google Drive / Red.

Who we are

A healthier future drives us to innovate. Together, more than 100’000 employees across the globe are dedicated to advance science, ensuring everyone has access to healthcare today and for generations to come. Our efforts result in more than 26 million people treated with our medicines and over 30 billion tests conducted using our Diagnostics products. We empower each other to explore new possibilities, foster creativity, and keep our ambitions high, so we can deliver life-changing healthcare solutions that make a global impact.

Let’s build a healthier future, together.

Roche is an Equal Opportunity Employer.