Assistant(e) d'administration

Titre du poste : Assistant(e) d’administration

Unité administrative : Direction de l’Administration et des Finances (DAF)                              

Lieu d’affectation : Paris, France

Statut et grade : Emploi à recrutement local / Niveau B, grade B4 échelon 1

Durée de l’engagement  : 3 ans renouvelables, assortie d’une période probatoire de 6 mois, possibilité de renouvellement en CDI à l’issue des 3 ans

Traitement annuel de base : 43 074 euros

Autres avantages : Allocations et indemnités prévues par le Statut du personnel

Participation au régime de prévoyance de l’Organisation

Date limite d’envoi des candidatures : Le 09 novembre 2026

Numéro de l’appel à candidatures : AC/SRH, N° 13/2026 du 19 octobre 2026

FONCTIONS PRINCIPALES :

Au sein de la Direction de l’administration et des finances (DAF) et sous l’autorité du Directeur de l’Administration et des Finances, l’Assistant(e) d’administration, en fonction de la répartition des activités entre les membres de l’équipe de la DAF ou au sein d’une/d’autre(s) Unité(e) Administrative(s) (UA) qui lui sera(seront) dédiée(e)s, aura pour principales missions de :

• contribuer à la bonne exécution des activités de l’unité administrative (des unités administratives) dont il/elle aura la charge ;

• exécuter des actes administratifs et de gestion et des opérations de suivi du budget de(des) l’unité(unités) administrative(e)s dédiée(s), en conformité avec les règles de l’Organisation ;

• recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au bon fonctionnement de son unité administrative.

A ce titre, et plus spécifiquement, il/elle sera chargé(e) de :

• assurer, en lien avec les Coordonnateurs(trices) et Spécialistes de programmes d’une ou plusieurs UA, la gestion et le suivi du cycle de vie des protocoles d’accord de subvention, ainsi que le traitement dans le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) selon les habilitations accordées ;

• assurer les suivis administratifs confiés par le ou les délégataires budgétaires de (ou des) l’UA dédiée(s), ainsi que l’exécution des budgets de fonctionnement comme de programmation ;

• participer à la rédaction et la mise en forme de documents administratifs ainsi qu’a leur suivi et leur classement ;

• assurer la production des notes de service ou notes de suivi, à la demande du (ou des) délégataire(s) budgétaire(s) de (ou des) l’UA dédiée(s) ;

• prendre en charge le traitement des courriers (tri, distribution, affranchissement et enregistrement) ;

• initier et confirmer les créations des nouveaux tiers ou organismes dans le PGI, selon les procédures applicables ;  

• coordonner et assurer, pour une ou plusieurs UA, la mise en œuvre des achats et la gestion des prestataires externes, suivant les politiques et directives applicables ;

• contrôler l'état des stocks, définir les besoins en approvisionnement et les commandes éventuelles à initier ;

• préparer, coordonner et assurer le bon déroulement des missions, voyages et déplacements des agents ainsi que du (ou des) Chef(fe)s des Unités dédiées ;

• participer à l’amélioration des outils de gestion, conformément aux procédures en vigueur au sein de l’Organisation ;

• assurer en liaison avec l’unité en charge du budget, de la comptabilité, de la trésorerie et du contrôle de gestion, toutes les opérations administratives et financières requises dans le cadre des clôtures annuelles ;

• exécuter d’autres tâches qui seront assignées par le Directeur de l’Administration et des Finances ou le(s) Chef(fe)s des Unités dédiées , selon les besoins du service.