R&D Operations Manager (w/m/d)

Über die Rolle:

In dieser Rolle als R&D Operations Manager:in unterstützt du die effiziente und transparente Steuerung unserer R&D-Aktivitäten. In enger Zusammenarbeit mit der dem R&D Team trägst du dazu bei, operative Abläufe zu strukturieren, zu koordinieren und kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Du fungierst als zentrale Schnittstelle für R&D‑Prozesse, Tools sowie die interne Kommunikation. Dabei unterstützt du bei der Organisation von Workshops, erstellst Präsentationen zu R&D-Inhalten und bringst dich im R&D Controlling sowie bei Trendanalysen ein. Zudem trägst du durch strukturierte Dokumentation und Aufbereitung von Informationen dazu bei, dass R&D‑Projekte reibungslos umgesetzt werden und Prozesse effizient ineinandergreifen.

Die Position bietet dir die Möglichkeit, ein umfassendes Verständnis von R&D Operations in einem dynamischen, innovationsgetriebenen Umfeld aufzubauen. Du leistest einen direkten Beitrag zur Verbesserung operativer Exzellenz, zur Stärkung der Zusammenarbeit sowie zur Erhöhung von Transparenz und Sichtbarkeit im R&D-Bereich.

Wenn es dir Freude macht, komplexe Themen zu strukturieren, mit digitalen Tools zu arbeiten und Teams im Hintergrund wirkungsvoll zu unterstützen, findest du in dieser Rolle ein vielseitiges Aufgabengebiet.

Aufgaben:

• Operative Unterstützung im R&D-Alltag: Terminkoordination sowie Organisation und Nachbereitung von Workshops, Nachverfolgung von Aufgaben, Terminen und Deliverables (z. B. über Wrike), Protokollführung in Besprechungen sowie Anwendung von Timeboxing zur Sicherstellung effizienter Meetings

• Prozessmanagement & Tools: Unterstützung bei Analyse, Dokumentation und kontinuierlicher Optimierung von R&D‑Prozessen und Workflows, inkl. Pflege des Prozesshandbuchs sowie Implementierung und Weiterentwicklung relevanter Tools (z. B. Wrike, SharePoint, Teams, Power Automate, Miro)

• R&D Kommunikations- & Feedbackformate: Koordination und Erstellung zentraler Kommunikationsformate (z. B. Newsletter, Jahresbericht, SharePoint-Abteilungsseiten) sowie Planung, Durchführung und Auswertung von Umfragen und Feedbackformaten (z. B. Retrospektiven, R&D Pulse Checks)

• Learning & Enablement / R&D Awareness: Entwicklung und Aufbereitung hochwertiger R&D Learning-Module und Präsentationen (PowerPoint, AI-Tools wie Synthesia) zur gezielten Stärkung von R&D-Kompetenz, Transparenz und Awareness im Unternehmen

• Templates, Standards & Content-Aufbereitung: Pflege und Weiterentwicklung von Vorlagen (z. B. für Präsentationen, Reports) sowie Sicherstellung einer konsistenten, visuell ansprechenden Aufbereitung von R&D-Inhalten

• Innovationstrendanalysen: Unterstützung bei Markt- und Wettbewerbsanalysen (inkl. Trendanalysen mit Mapegy) sowie Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen für R&D Projekt Manager und andere Abteilungen

• R&D Controlling: Unterstützung im Controlling (z. B. Prüfung der Vollständigkeit von Projekt- und Stundendokumentationen, Vorbereitungstätigkeiten für Projektabrechnungen), Erstellung und Pflege von Reports und Dashboards (z.B. Power BI) sowie Mitwirkung bei KPI- Erhebung und -Analyse

• Kommunikation & Schnittstellenmanagement: Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern, Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses sowie Austausch mit anderen Operations-Managern

• Administrative Unterstützung: Pflege von Datenbanken (zB Scientific Library), Erstellung von Präsentationen sowie allgemeine organisatorische Unterstützung im R&D‑Tagesgeschäft

Ihr Profil:

• Hochschulabschluss oder Berufsausbildung im Bereich Wirtschaft oder einem verwandten Fachgebiet (eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise ist wichtiger als die formale Ausbildung)

• Erste Erfahrungen in den Bereichen Betriebsabläufe, Projektmanagement, Controlling oder ähnlichen unterstützenden Funktionen (idealerweise im akademischen, Forschungs- oder Technologiebereich)

• Erfahrung in F&E-, Innovations- oder technologieorientierten, Umgebungen ist von Vorteil

• Erfahrung mit digitalen Tools (z. B. MS Office, SharePoint, Power BI, Projektmanagement-Tools wie Wrike)

• Sicher im Erstellen von Präsentationen, Berichten und Analysen

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (in Wort und Schrift)

• Klare, strukturierte und adressatengerechte Kommunikation im Austausch mit verschiedenen Stakeholdern

• Erfahrung in der Organisation von Meetings, Workshops oder kleinen Projekten ist von Vorteil

Von Vorteil

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig zu bearbeiten

• Proaktiver, praxisorientierter und selbstständiger Arbeitsstil

• Detailorientiert mit hohen Qualitätsstandards, insbesondere bei der Dokumentation und Datenverarbeitung

• Analytisches Denkvermögen mit Verständnis für KPIs und strukturierter Informationsverarbeitung

• Affinität zu digitalen Tools und Bereitschaft, neue Systeme schnell zu erlernen

• Teamorientiert mit einer kooperativen, unterstützenden Herangehensweise

• Neugierig und lernbegierig, insbesondere bei Themen aus den Bereichen F&E oder Innovation

Was wir bieten:

• Werde ein Teil von etwas Großem: Du bist hier, um etwas zu ändern? Komm an Bord! Bei GROPYUS haben wir die Mission, eine ganze Branche neu zu überdenken. Erfinde mit uns das Bauen und nachhaltiges, bezahlbares Wohnen neu. 

• Es liegt an dir: Wir bieten eine enorme Menge an Eigenverantwortung und Raum, um Zeichen zu setzen - auf allen Ebenen unserer Organisation. Finde Lösungen, treibe sie voran und teste sie.

• Fokussiere dich auf die Ergebnisse: Du entscheidest, ob du von zu Hause aus, in einem Park oder im Büro arbeitest. Egal, ob dein Tag früh beginnt, nach dem Laufen oder wenn die Kinder im Bett liegen. Was zählt, ist dein Beitrag und deine Ergebnisse.

• Bring deine Einzigartigkeit ins Team: Innovation erfordert Gedankenvielfalt. Vielfalt in Bezug auf Hintergrund, Erfahrung und Denken ist entscheidend, um das beste Produkt für alle zu schaffen. Wir bemühen uns aktiv um Vielfalt und bemühen uns, das volle Potenzial des anderen auszuschöpfen. Wir sind sehr stolz darauf, dass Menschen aus allen Branchen und Lebensbereichen in unser Unternehmen eintreten - zusätzlich zu Kernbereichen wie Bauwesen, Ingenieurwesen und Start-ups von börsennotierten Unternehmen aus den Bereichen E-Commerce, Digital und Sportwaren und mehr. Du arbeitest in internationalen Teams mit leidenschaftlichen Kollegen. Inspirieren und sich inspirieren lassen.

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