Learning Specialist

JOB DESCRIPTION

LEARNING SPECIALIST Department – IT

Job Title – Learning Specialist

Reports To – Manager, Learning & Technology Adoption

Our client, a leading law firm in Canada and the USA, is looking to hire a Learning Specialist as a member of the IT Team, reporting to the Manager, Learning & Technology Adoption in the Montreal office.

PRIMARY RESPONSIBILITIES

– Design, deliver, and continuously improve training for legal professionals, assistants and staff, including onboarding, software rollouts and workflow changes

– Lead both in-person and virtual sessions covering core legal applications (e.g., Office 365, OneNote, InterAction, WordLX, OneDrive), firm-specific tools and secure document management workflows

– Create and maintain training materials, videos, quick reference guides and job aids in collaboration with team members and technical subject matter experts

– Support firmwide change initiatives by preparing and coaching end users during technology rollouts and upgrades

– Participate in pilot testing and validation of new software, images, and applications to ensure training readiness and user experience alignment

– Respond to ad hoc user training needs by providing tailored refreshers, just-in-time support and role-based coaching

– Contribute to the development of learning paths and eLearning modules, supporting LMS implementation and adoption

– Collect and respond to user feedback to improve training content, formats and delivery based on business needs

– Assist with coordinating logistics for firmwide programs and contribute to content published through internal communication channels (e.g., intranet, Practice Perfect tips)

– Support data collection and reporting efforts to help evaluate training effectiveness and identify opportunities for improvement

– Collaborate with team members and technical staff to ensure user needs are considered in the development and delivery of learning solutions

– Support LMS operations including content uploads, catalog maintenance, tagging/metadata,

monitoring assignments and assisting with building and maintaining learning paths

QUALIFICATIONS

– Proficient in Microsoft Office applications (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote, OneDrive) and legal-specific tools, including document management systems, CRM platforms, document comparison software and other core legal technologies

– Strong written and verbal communication skills in English (French is a strong asset)

– Experienced in creating and delivering training in multiple formats, including live sessions, virtual presentations, video-based content (using tools such as Camtasia) and eLearning modules

– Skilled in assessing user needs and tailoring content for diverse roles, including legal professionals, assistants and administrative staff

– Strong interpersonal and collaboration skills; comfortable working across departments including IT, HR and legal practice groups

– Excellent organizational and time management skills, with the ability to balance multiple projects and training priorities

– Familiar with LMS systems, adult learning principles and training impact measurement (e.g.,surveys, adoption metrics)

– Knowledge of HTML and/or CSS is considered an asset, particularly for supporting eLearning content, LMS configuration and digital learning materials

– Curious and adaptable, with a commitment to staying current with evolving technology and learning trends

DESCRIPTION DE POSTE

SPÉCIALISTE, APPRENTISSAGE Service – TI

Titre du poste – Spécialiste, Apprentissage

Supérieur·e immédiat·e – Gestionnaire, Apprentissage et adoption des technologies

Notre client, un cabinet d'avocats de premier plan au Canada et aux États-Unis, recrute un spécialiste de la formation au sein de son équipe informatique. Ce poste est rattaché au responsable de la formation et de l'adoption des technologies au sein du bureau de Montréal.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

– Concevoir, offrir et améliorer continuellement la formation destinée aux professionnel·les du droit, aux adjoint·es ainsi qu’au personnel, notamment dans le cadre de l’intégration des employé·es, des déploiements de logiciels et des changements dans les flux de travail

– Animer des séances en personne et des séances virtuelles portant sur les principales applications utilisées dans les cabinets juridiques (p. ex., Office 365, OneNote, InterAction, WordLX et OneDrive), sur les outils propres à notre cabinet et sur les flux de travail sécurisés liés à la gestion des documents

– Créer et tenir à jour du matériel de formation, des vidéos, des guides et des aide-mémoire en collaboration avec les membres de l’équipe et les experts possédant les compétences techniques pertinentes

– Soutenir les initiatives de changement à l’échelle du cabinet en préparant les utilisateurs et les utilisatrices et en les accompagnant lors des déploiements et des mises à niveau technologiques

– Participer aux essais pilotes et à la validation de nouveaux logiciels, images et applications afin de veiller à ce que la formation soit bien préparée et adaptée à l’expérience des utilisateurs

– Répondre aux besoins ponctuels de formation des utilisateurs et des utilisatrices en offrant des séances de mise à niveau adaptées, un soutien en temps utile et de l’accompagnement en fonction du poste qu’ils ou elles occupent

– Contribuer à l’élaboration de programmes de formation et de modules d’apprentissage en ligne et soutenir la mise en œuvre et l’adoption du système de gestion de l’apprentissage (SGA)

– Recueillir les commentaires des utilisateurs et des utilisatrices et y donner suite afin d’améliorer le contenu, les formats et la prestation de la formation en fonction des besoins opérationnels

– Aider à coordonner la logistique des programmes déployés à l’échelle du cabinet et contribuer au contenu publié par l’intermédiaire des canaux de communication internes (p. ex., l’intranet et les conseils Pratique parfaite)

– Soutenir les activités de collecte de données et de production de rapports afin de contribuer à l’évaluation de l’efficacité de la formation et au repérage des possibilités d’amélioration

– Collaborer avec les membres de l’équipe et le personnel technique afin que les besoins des utilisateurs et des utilisatrices soient pris en compte dans l’élaboration et la prestation de solutions d’apprentissage

– Soutenir les activités liées au SGA, notamment le téléversement de contenu, la tenue à jour du catalogue, le balisage et les métadonnées, le suivi des tâches attribuées et l’aide à la

création et à la tenue à jour de programmes de formation

COMPÉTENCES

– Maîtrise des applications de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote, OneDrive) et des outils propres au domaine juridique, notamment les systèmes de gestion de documents, les plateformes CRM, les logiciels de comparaison de documents et les autres technologies essentielles liées au domaine du droit

– Solides compétences en communication écrite et orale en anglais (le français est un atout majeur)

– Expérience dans la création et la prestation de formations dans divers formats, notamment les séances en direct, les présentations virtuelles, le contenu vidéo (au moyen d’outils comme Camtasia) et les modules d’apprentissage en ligne

– Aptitude à évaluer les besoins des utilisateurs et des utilisatrices et à adapter le contenu à divers profils professionnels, notamment les professionnel·les du droit, les adjoint·es et le personnel administratif

– Solides aptitudes interpersonnelles et esprit d’équipe; aisance à travailler avec différents services, notamment les TI, les RH et les groupes de pratique dans différents domaines du droit

– Grand sens de l’organisation et excellentes aptitudes en gestion du temps; capacité à concilier plusieurs projets et priorités en matière de formation

– Connaissance des SGA, des principes de l’apprentissage chez l’adulte et de la mesure de l’impact de la formation (p. ex., sondages et indicateurs d’adoption des technologies)

– La connaissance du HTML et/ou du CSS est un atout, notamment pour la prise en charge des contenus de formation en ligne, de la configuration du SGA et du matériel

d’apprentissage numérique

– Curiosité et capacité d’adaptation, ainsi qu’un engagement à demeurer au fait de l’évolution des technologies et des tendances en matière d’apprentissage