Descripción

¿Tienes experiencia como Site Administrative? Actualmente nos encontramos en búsqueda de un perfil de Site Administrative en Guatemala con experiencia entre 1 a 3 años realizando las siguientes funciones:

Funciones

• Administrar y mantener actualizados los contratos EPC, BOS, suministros y subcontratos, incluyendo versiones, anexos, modificaciones, actas, órdenes de cambio, garantías, avales, seguros y demás obligaciones contractuales, asegurando su trazabilidad y disponibilidad.
• Elaborar, actualizar y dar seguimiento a las previsiones de costes, compromisos económicos, certificaciones, facturación, pagos y cash flow, coordinando con Project Management, Compras y Finanzas para identificar desviaciones, anticipar necesidades y facilitar la toma de decisiones.
• Revisar las liquidaciones de gastos, facturas y comprobantes, verificar el cumplimiento de los requisitos documentales y administrativos, y gestionar el ciclo completo de anticipos, liquidaciones, regularizaciones y seguimiento de saldos pendientes, coordinando con el personal y Finanzas para asegurar su correcta y oportuna resolución.
• Gestionar las comunicaciones y trámites administrativos con las sociedades vinculadas a los proyectos, proveedores y subcontratistas, dando seguimiento activo a solicitudes, documentación pendiente, vencimientos y compromisos hasta su cierre.
• Proporcionar información administrativa, contractual y económica actualizada a Project Management; identificar riesgos, inconsistencias y desviaciones; proponer acciones correctivas y alertar oportunamente sobre situaciones que puedan afectar los costes, los pagos, el cumplimiento contractual o la ejecución de los proyectos.
• Mantener expedientes completos y ordenados en los repositorios oficiales, facilitar auditorías internas y externas y promover mejoras en los procesos administrativos, controles y herramientas de seguimiento, asegurando una gestión eficiente, proactiva y orientada a resultados.

Requisitos

• Inglés intermedio
• 1 a 3 años de experiencia previa.

Formación

• Formación en Administración de Empresas, Auditoria, Finanzas, Contabilidad Ingeniería Industrial o afines. 
• Formación deseable en control de gastos, facturación, presupuestos, conciliación documental y seguimiento de pagos.
• Conocimientos básicos deseables en gestión de contratos, órdenes de cambio, garantías, seguros y trazabilidad documental. No se requiere una certificación específica; se valorará la experiencia práctica equivalente.

Software/Herramientas

• Nivel intermedio o avanzado de Microsoft Excel para elaborar controles, conciliaciones, seguimiento de gastos, compromisos económicos, previsiones y reportes.
• Microsoft 365 y SharePoint: manejo de Outlook, Teams y SharePoint para la coordinación, gestión documental, trazabilidad y control de versiones.

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