Adjoint exécutif Affaires Publiques / Executive Assistant Public Affairs

Adjoint exécutif Affaires Publiques / Executive Assistant Public Affairs

***English job description follows***

Description de l'emploi :

Vous avez une solide expérience en soutien à la haute direction et vous souhaitez jouer un rôle proactif et central au cœur de nos activités au Canada ? Ce poste est pour vous !

Le programme d'avions commerciaux A220 recherche un Adjoint exécutif pour rejoindre notre équipe Affaires Publiques.

Chez Airbus Canada, nos collaborateurs travaillent ensemble à faire évoluer la mobilité partout dans le monde. Vos idées sont notre énergie pour créer un impact durable et une expérience client exceptionnelle.

Vous ferez partie de l’équipe Affaires Publiques Canada, chargée de soutenir les objectifs de l'entreprise en assurant les relations institutionnelles et gouvernementales. L'organisation de l'équipe est établie de manière à promouvoir la collaboration transversale de manière autonome, en se soutenant mutuellement et en apprenant collectivement.

Votre rôle en tant qu'Adjoint Exécutif sera d'agir comme un pilier organisationnel pour la direction, en coordonnant les activités transverses, en assurant la fluidité de la gouvernance et en optimisant les processus administratifs de l'équipe.

Votre environnement de travail :

Le siège du programme d'avions commerciaux A220 est situé à Mirabel, dans la région métropolitaine de Montréal, à deux pas de la ville dynamique de Montréal et les affaires publiques ont également un bureau situé au centre-ville de Montréal.

Réputée pour son environnement paisible et sûr, la région offre une grande qualité de vie aux jeunes professionnels ou aux professionnels expérimentés, ainsi qu'aux familles, en équilibrant parfaitement les opportunités de carrière et les activités de plein air, ce qui en fait un endroit vraiment spécial où il fait bon vivre.

• Lieu de travail : Montréal et Mirabel, Québec (Modèle hybride)

Parce que nous prenons soin de vous :

• Avantages financiers : Salaire attractif, bonus annuel, régime d’assurances collectives, régime de retraite et régime d’achat d’actions.

• Équilibre vie privée / professionnelle : Une politique de travail hybride, une cafétéria sur site de Mirabel, une politique de congés très concurrentielle.

• Bien-être / santé : Programme d’Aide aux Employé.e.s (PAE), programme de rabais et service médical sur site.

• Développement individuel : des opportunités d’évolution et des possibilités de formations nombreuses (catalogue de plus de 10.000 e-formations disponibles en libre accès pour développer votre employabilité, certifications, programmes de développement accéléré, mobilité nationale et internationale).

Chez Airbus, nous vous aidons à travailler, à vous connecter et à collaborer plus facilement et de manière plus flexible. Partout où cela est possible, nous favorisons la flexibilité dans nos modes de travail afin de stimuler l'esprit d'innovation.

Vos défis :

• Soutenir proactivement la Vice Présidente des Affaires Publiques Airbus au Canada dans la gestion de son agenda complexe, le traitement autonome de ses courriels et l'identification des priorités quotidiennes;

• Coordonner les projets opérationnels transverses de l'équipe et assurer un suivi rigoureux des actions définies auprès des différentes parties prenantes;

• Assurer le support aux événements stratégiques à haute visibilité pour la direction des Affaires Publiques Canada en maintenant une coordination fluide et rigoureuse avec nos parties prenantes externes de haut niveau, notamment des dignitaires et des membres seniors du gouvernement;

• Maintenir le calendrier de gouvernance de l'équipe, coordonner les événements majeurs de la fonction et gérer les communications destinées à la communauté Affaires Publiques;

• Consolider les informations et préparer la documentation/présentations nécessaires pour les réunions et communications de la direction d'Airbus Canada et Europe;

• Anticiper les besoins, identifier les opportunités d'amélioration des processus internes de l'équipe et faciliter la prise de décision;

• Assurer le suivi du reporting auprès du registre de Lobbying des autorités fédérales et provinciales;

• Superviser et consolider la gestion budgétaire (suivi, facturation, bons de commande PR/PO, notes de frais) pour l'équipe et les sous-traitants;

• Assurer la gestion logistique et administrative du département (intégration TI des nouveaux employés, voyages complexes, visites de fournisseurs externes, fournitures);

Votre profil :

• Baccalauréat universitaire (Diplôme de 1er cycle / Bachelor's : diplôme universitaire de trois (3) ou quatre (4) ans est fortement privilégié en raison de la complexité des sujets traités en Affaires Publiques, Communications / Relations publiques, Administration des affaires / Gestion; ou expérience équivalente;

• Minimum de cinq (5) ans d'expérience pertinente en soutien de haut niveau à la direction ou en coordination de département;

• Vous possédez des compétences supérieures en communication orale et écrite en Français et en Anglais, avec une capacité à synthétiser des enjeux techniques ou politiques pour la haute direction;

• Solide connaissance des outils bureautiques (Google Suite, Microsoft Office ) et des systèmes intégrés (ex: SAP); 

• Capacité démontrée à planifier, prioriser et coordonner plusieurs dossiers de front dans un environnement dynamique et exigeant, avec une grande autonomie;

• Excellente capacité d'anticipation, proactivité et maintien d'une stricte confidentialité en tout temps;

• Fort esprit d'équipe, orientation client et grand souci du détail au sein d'un environnement multiculturel;

• Compétences linguistiques : Niveau avancé en français et en anglais (écrit et oral).

En raison du secteur d’activité (aéronautique), de multiples contacts avec des entités Airbus situées dans le monde entier, et d’interactions avec les fournisseurs et clients également situés dans le monde entier, la connaissance de l’anglais est demandée dans ce poste.

Ce travail nécessite une prise de conscience liée à tous les risques potentiels de conformité et à un engagement à agir avec intégrité, ces valeurs sont le fondement du succès, de la réputation et de la croissance durable de l'entreprise.

Vous ne semblez pas correspondre à 100%? Pas d'inquiétude! Airbus vous accompagnera pour trouver le poste qui correspond le mieux à vos compétences et aspirations.

Donnez une nouvelle dimension à votre carrière en soumettant votre candidature en ligne maintenant !

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Job description:

Do you have solid experience in executive support and want to play a proactive and central role at the heart of our operations? Then this job is for you!

The A220 commercial aircraft Programme is looking for a Executive Assistant  to join our Public Affairs department.

At Airbus Canada, our employees work together to advance mobility everywhere. Your ideas are our energy to create lasting impact and an exceptional customer experience.

You will be part of the Public Affairs team responsible for supporting the company's objectives by managing institutional and governmental relations. The team organization is established to promote cross-collaboration autonomously, supporting each other and learning collectively.

Your role as Executive Assistant will be to act as an organizational pillar for management, coordinating transverse activities, ensuring smooth governance, and optimizing the team's administrative processes.

Your working environment: 

The headquarters of the A220 commercial aircraft program is located in Mirabel, in the Greater Montreal area, just steps away from the vibrant city of Montreal, with the Public Affairs team also maintaining an office in downtown Montreal.

Known for its peaceful and safe environment, the region offers a high quality of life for younger or experienced professionals and families, perfectly balancing career opportunities and outdoor activities that makes it a truly special place to call home.

• Workplace: Montreal and Mirabel, Quebec (Hybrid model) 

How we care for you:

• Financial rewards: Attractive salary, annual bonus, group insurance plan, pension plan and share purchase plan.

• Work / Life Balance: A hybrid working policy, on-site cafeterias in Mirabel and a highly competitive holiday policy.

• Wellbeing/Health: Employee Assistance Program (EAP), Discount Program and on-site Medical Service.

• Individual development: Great upskilling opportunities and development prospects with unlimited access to +10.000 e-learning courses to develop your employability, certifications, accelerated development programmes, national and international mobility.

Your challenges:

• Proactively support the Head of Public Affairs with complex agenda management, autonomous email handling, and daily priority setting;

• Coordinate the team's transverse operational projects and ensure rigorous follow-up on defined actions with various stakeholders;

• Provide support for high-visibility strategic events for the Canada Public Affairs department by maintaining smooth and rigorous coordination with our high-level external stakeholders, including dignitaries and senior government officials;

• Consolidate information and prepare the necessary documentation/presentations for meetings and high-level communications within Airbus Canada and Europe;

• Maintain the team's governance calendar, coordinate major functional events, and manage communications for the Public Affairs community;

• Ensure tracking and reporting for federal and provincial lobbying registries;

• Anticipate needs, identify opportunities to improve internal team processes, and facilitate decision-making;

• Oversee and consolidate budget management (tracking, invoicing, PR/PO requests, expense reports) for the team and subcontractors;

• Ensure the logistical and administrative management of the department (IT onboarding for new hires, complex travel arrangements, external supplier visits, supplies).

Your boarding pass:

• Bachelor’s degree: A three (3) or four (4) years university degree is strongly preferred due to the complexity of topics handled in Public Affairs, Communications / Public Relations, Business Administration / Management; or equivalent experience;

• Minimum of five (5) years of relevant experience in high-level executive support or departmental coordination;

• You possess superior verbal and written communication skills in French and English, with the ability to synthesize technical or political issues for senior leadership; 

• Strong proficiency in Google Suite and Microsoft Office Suite and integrated ERP systems (e.g., SAP);

• Proven ability to plan, prioritize, and coordinate multiple topics simultaneously in a dynamic and demanding environment, with high autonomy;

• Excellent anticipation skills, proactivity, and the ability to maintain strict confidentiality at all times;

• Strong team spirit, customer-focused, and highly detail-oriented within a multicultural environment;

• Language Skills: Advanced level in French and English (written and spoken).

Due to the sector of activity (aerospace), frequent contacts with Airbus entities worldwide, and interactions with suppliers and clients also located across the globe, proficiency in English is required for this position. 

This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company’s success, reputation and sustainable growth.

Not a 100% match? No worries! Airbus supports your personal growth with customized development solutions.

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