Job Description Summary

Job Description

Roles et Responsabilités:

• Apporter du support au fonctionnement.
• Gestion des jalons techniques et commerciaux, gestion et mise à jour du fichier de filtrage technique.
• Gestion des clients : envoi des invitations.
• Support logistique client : réservation salles, restaurant invités, pauses, accueil poste des gardes.
• Préparation des réunions mensuelles.
• Gestion des listes clients (contacts, fonctions, mailing lists, etc).
• Gestion.
• Accès mails et agenda pour gestion des urgences.
• Gestion du fichier des prestations mensuelles.
• Mise à jour du planning.
• Gestion KPI.
• Envoi des devis, factures, suivi des commandes.
• Satisfaction clients : Envoi des enquêtes, Suivi et relance, Analyse des réponses, Préparation réunion mensuelle.
• Préparation supports de réunion et organisation (dates, salle, participations, etc).
• Assistante Qualité et technique : Rapports d’essai, Suivi et diffusion des rapports d’essai, Gestion documentaire des rapports (originaux, sur le serveur), Mise à jour de l’outil de gestion et garante des informations contenues, Gestion de l’armoire forte et de l’archivage, Gestion et mise à jour des procédures qualité pour la partie suivi contrats et documentaire.
• Participation aux audits si possibilité de le faire.
• Passation des DA pour les commandes ponctuelles et annuelles.
• Suivi des budgets selon fichier propre et en adéquation avec le service financier.
• Mise en place d’un KPI suivi des budgets.
• Relance et suivi des fournisseurs.
• Règlement des litiges fournisseurs.
• Suivi du statut de livraison et facturation.
• Gestion des approvisionnements pour les pauses clients.
• Gestion du stock avec mise en place d’indicateurs de performance qualitatif et quantitatif.
• Gestion des demandes.
• Gestion des notes de service, Classement des notes (originaux, sur le serveur), Diffusion à l’ensemble du personnel, Mise à jour des organigrammes.

Qualification et pré-requis :

• Bac à Bac+2 ou connaissance/expérience équivalente
• Connaissance de la gestion des jalons d’affaire et de la planification projets.
• Connaissance des flux achats et approvisionnement.
• Notions commerciales et de négociation.
• Maîtrise des outils bureautique et capacité à utiliser rapidement de nouveaux outils.

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