Projectondersteuner

• Opdrachtgever: Rotterdamse Elektrische Tram N.V. (RET)
• Functie: Projectondersteuner
• Programma: Vernieuwing Bedrijfsvoering
• Projectomgeving: SAP S/4-implementatie
• Standplaats: Rotterdam
• Werklocatie: Laan op Zuid, Rotterdam
• Werkvorm: Op locatie
• Uren per week: 32 uur
• Aantal kandidaten: Maximaal 1 per aanbieder
• Startdatum: Zo spoedig mogelijk, uiterlijk 16 november 2026
• Looptijd: Tijdelijk, initiële duur niet ingevuld in de aanvraag
• Optie tot verlenging: Ja, duur nader te bepalen
• Maximale totale looptijd: 24 maanden
• Uurtarief: €75 all-in, exclusief btw
• Opleidingsniveau: Afgeronde hbo- of wo-opleiding in bedrijfskunde of IT
• Inzetvorm: Uitsluitend detachering of uitzendkrachten
• ZZP toegestaan: Nee, payrollconstructie is wel toegestaan.
• Sluitingsdatum: 26-10-2026

Korte samenvatting

RET zoekt een Projectondersteuner voor het programma Vernieuwing Bedrijfsvoering. Binnen dit programma worden bedrijfsprocessen verbeterd door werkzaamheden te digitaliseren, bestaande software te moderniseren en processen overzichtelijker in te richten.

Vanwege de vervanging van een bestaande projectondersteuner zoekt RET een veelzijdige professional die zelfstandig verschillende administratieve, organisatorische en communicatieve werkzaamheden kan uitvoeren.

De belangrijkste verantwoordelijkheid ligt bij het ondersteunen van het externe inhuurproces, waaronder het bewaken van contracteinddata, organiseren van verlengingen en begeleiden van de onboarding en offboarding van externe medewerkers.

Daarnaast ondersteun je programmamanagers en projectteams bij projectadministratie, rapportages, communicatie, vergaderingen, trainingen en evenementen.

De werkzaamheden vinden plaats binnen een dynamische projectomgeving, waarin onder andere SAP S/4 en SAP Cloud ALM worden gebruikt.

Werkzaamheden

Externe inhuur en capaciteitsbeheer

• Faciliteren van het externe inhuurproces binnen het programma.
• Bijhouden van het overzicht van ingehuurde medewerkers en beschikbare capaciteit.
• Monitoren van einddata van inhuurovereenkomsten.
• Tijdig informeren van managers over aflopende contracten.
• In overleg met managers aanvragen voor nieuwe inhuur en verlengingen initiëren.
• Bewaken en waar nodig aanjagen van de voortgang van inhuurprocedures.
• Onderhouden van contacten met interne afdelingen die betrokken zijn bij externe inhuur.
• Organiseren van praktische zaken rondom onboarding en offboarding.
• Aanpassen van werkprocessen bij wijzigingen in het inhuurbeleid van RET.

Projectadministratie en rapportages

• Uitvoeren van administratieve werkzaamheden voor het programma.
• Ondersteunen van projectteams bij projectadministratie.
• Bijhouden en verwerken van projectinformatie in SAP Cloud ALM (SAP CALM).
• Ondersteunen bij het opstellen van maandrapportages.
• Voorbereiden van stuurgroepvergaderingen.
• Notuleren van vergaderingen en vastleggen van actiepunten.
• Bewaken van administratieve afspraken en openstaande acties.

Communicatie en ondersteuning

• Verzorgen van interne communicatie binnen het SAP S/4-project.
• Ondersteunen van communicatie naar betrokken afdelingen.
• Aanleveren van informatie voor de interne digitale nieuwsbrief.
• Beheren van de centrale groepsmailbox van het programma.
• Beheren van de programma-agenda.
• Ondersteunen van programmamanagers bij agendabeheer en organisatorische werkzaamheden.

Bijeenkomsten en evenementen

• Organiseren en faciliteren van bijeenkomsten.
• Ondersteunen bij opleidingen en trainingen.
• Verzorgen van facilitaire en organisatorische voorbereiding.
• Coördineren van planning en praktische afspraken.
• Ondersteunen van verschillende programmateams bij aanvullende werkzaamheden.

Resultaten / Deliverables

• Actueel overzicht van externe medewerkers en contracteinddata.
• Tijdig gestarte en afgehandelde inhuur- en verlengingsprocedures.
• Goed georganiseerde onboarding en offboarding.
• Actuele en gestructureerde projectadministratie.
• Correct bijgehouden projectinformatie in SAP CALM.
• Voorbereide maandrapportages en stuurgroepvergaderingen.
• Vergaderverslagen en actuele actiepunten.
• Goed beheerde programma-agenda en groepsmailbox.
• Tijdige interne communicatie en bijdragen aan nieuwsbrieven.
• Goed georganiseerde trainingen, bijeenkomsten en evenementen.
• Effectieve administratieve en organisatorische ondersteuning van programmamanagers en projectteams.

Technische omgeving en kennisgebieden

Systemen en applicaties

• SAP S/4
• SAP Cloud ALM (SAP CALM)
• Microsoft Office
• Microsoft SharePoint
• Microsoft Copilot

Kennisgebieden

• Projectondersteuning
• Projectadministratie
• SAP-implementaties
• Resourceplanning
• Externe inhuur
• Contract- en verlengingsbeheer
• Onboarding en offboarding
• Programmasecretariaat
• Interne communicatie
• Rapportages
• Agendabeheer
• Vergaderondersteuning
• Promptontwikkeling voor Copilot

Stakeholders

• Programmamanagers
• SAP S/4-projectteam
• Overige teams binnen Programma Vernieuwing Bedrijfsvoering
• Projectmanagers
• Inhurende managers
• HR- en inhuurverantwoordelijken
• Betrokken interne afdelingen
• Stuurgroep
• Medewerkers en externe professionals binnen het programma

Eisen (knock-outcriteria)

1. Opleiding: Afgeronde hbo- of wo-opleiding in bedrijfskunde of IT.
2. Projectondersteuning: Minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met projectondersteuning, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.
3. SAP CALM: Ervaring met projectadministratie via SAP Cloud ALM.
4. Microsoft Office: Ruime ervaring met Microsoft Office.
5. Communicatie: Goede schriftelijke en communicatieve vaardigheden.
6. Beschikbaarheid op locatie: Bereid en in staat om te werken op de RET-locatie aan de Laan op Zuid in Rotterdam.
7. SAP S/4: Ervaring met SAP S/4-implementaties.
8. Microsoft Copilot: Ervaring met het opstellen van prompts voor Copilot.

Alle bovenstaande eisen zijn knock-outcriteria. Kandidaten die niet aantoonbaar aan deze eisen voldoen, komen niet voor selectie in aanmerking.

Wensen / Gunningscriteria

De aanvraag bevat geen afzonderlijk gewogen inhoudelijke gunningscriteria. Wel wordt het volgende expliciet als pré genoemd:

- Ervaring met Microsoft SharePoint.

Daarnaast is relevante praktijkervaring met projectondersteuning, SAP S/4, SAP CALM en externe inhuur van belang voor een goede aansluiting op de opdracht.

Competenties

• Plannen en organiseren: Kan meerdere werkzaamheden gelijktijdig coördineren.
• Structureren: Brengt overzicht aan in werkzaamheden, afspraken en projectadministratie.
• Prioriteiten stellen: Kan effectief omgaan met wisselende werkdruk en ad-hocverzoeken.
• Nauwkeurigheid: Werkt zorgvuldig en heeft oog voor details.
• Integriteit: Gaat betrouwbaar om met gegevens en vertrouwelijke informatie.
• Resultaatgerichtheid: Rondt werkzaamheden tijdig en correct af.
• Servicegerichtheid: Helpt collega's actief en denkt mee over praktische oplossingen.
• Zelfstandigheid: Voert werkzaamheden zelfstandig uit binnen duidelijke kaders.

Eisen aan cv en motivatiebrief

Curriculum vitae

• Het cv moet aantonen dat de kandidaat voldoet aan alle minimumeisen.
• Relevante werkervaring, opleiding, inzetbaarheid en eventuele certificeringen moeten duidelijk herkenbaar zijn.
• Vermeld bij voorkeur per relevante opdracht de werkgever of opdrachtgever, periode, functie, werkzaamheden en gebruikte systemen.
• Beschrijf expliciet de ervaring met SAP CALM, SAP S/4 en het opstellen van Copilot-prompts.
• Neem bij voorkeur de achternaam van de kandidaat op in de offertetitel.

Motivatiebrief

De motivatiebrief mag maximaal 1 A4 bedragen en moet ingaan op:

G1 – Match met de aard en organisatie van de opdrachtgever

• Waarom de kandidaat past bij RET.
• Ervaring in vergelijkbare organisaties of projectomgevingen.
• Aansluiting bij het programma Vernieuwing Bedrijfsvoering.

G2 – Functieniveau, kennis en competenties

• Aansluiting op de gevraagde werkervaring en technische kennis.
• Ervaring met projectondersteuning en SAP-implementaties.
• Relevante organisatorische, communicatieve en administratieve vaardigheden.
• Onderbouwing van de gevraagde competenties.

Bij aanbieding via een intermediair: Neem de contactgegevens van de contactpersoon op in de motivatiebrief.

Organisatie en werkomgeving

De Rotterdamse Elektrische Tram (RET) verzorgt openbaar vervoer in Rotterdam en omgeving.

Binnen het Programma Vernieuwing Bedrijfsvoering werkt RET aan het moderniseren en digitaliseren van bedrijfsprocessen en ondersteunende systemen.

Als projectondersteuner kom je terecht in een dynamische programmaomgeving waarin je nauw samenwerkt met programmamanagers, projectteams en medewerkers van verschillende afdelingen.

De ondersteuning bij externe inhuur vormt de vaste basis van de functie. Deze werkzaamheden kennen pieken en dalen. De overige tijd wordt besteed aan projectadministratie, communicatie, bijeenkomsten en aanvullende ondersteuning van de programmateams.