Asistente de Recursos Humanos

Descripción de puesto

Asistente de Recursos Humanos

Compañía: CCPRB | Departamento: Recursos Humanos

Propósito del puesto

Brindar apoyo administrativo al Departamento de Recursos Humanos y atender las necesidades de los empleados mediante la gestión de expedientes, documentación, servicios y recursos. Apoyar al vicepresidente de Administración y Recursos Humanos y a la Especialista de Beneficios, conforme a las políticas, los procedimientos y los procesos establecidos por CCPRB.

Responsabilidades

Atención y apoyo administrativo

• Actuar como principal punto de contacto para las consultas de los empleados relacionadas con Recursos Humanos y canalizarlas al personal correspondiente del departamento.
• Atender las llamadas telefónicas y canalizarlas según corresponda.
• Recibir y distribuir la correspondencia del Departamento de Recursos Humanos.
• Realizar fotocopias, escanear documentos, enviar documentos por correo postal y electrónico, y llevar a cabo otras funciones administrativas.
• Brindar apoyo administrativo al personal del Departamento de Recursos Humanos, al vicepresidente de Administración y Recursos Humanos y a la Especialista de Beneficios.
• Preparar verificaciones y certificaciones de empleo. Servir como contacto directo con el Departamento del Trabajo, bancos y otras entidades para realizar estas gestiones y cumplimentar documentos gubernamentales, entre otros.
• Enviar cartas por correo certificado y coordinar entregas mediante UPS y FedEx.
• Brindar apoyo a todos los empleados y asegurar un servicio de excelencia.

Expedientes y movimientos de personal

• Preparar los expedientes de los empleados de nuevo ingreso.
• Administrar y custodiar los expedientes del personal y ejecutar las labores administrativas relacionadas con su gestión.
• Enviar los expedientes de empleados terminados a la compañía de archivo y mantener un registro de los expedientes enviados.
• Custodiar las carpetas de formularios I-9.
• Preparar hojas de movimiento y mantener actualizada la información de los empleados en el sistema.
• Realizar tareas administrativas y mantener los registros relacionados con los cambios de personal.
• Verificar que todo documento recibido para procesamiento en nómina esté debidamente cumplimentado y aprobado.

 

Beneficios y servicios al empleado

• Orientar a los empleados sobre la póliza de autos.
• Actuar como enlace entre la aseguradora y los empleados para tramitar ingresos, cambios y cancelaciones en la póliza, así como manejar las reclamaciones por accidentes de autos.
• Generar informes mensuales de cumpleaños de empleados y apoyar la distribución de regalos en las actividades de la compañía, incluidas las celebraciones de madres, padres y Navidad.
• Coordinar el pedido y la entrega de uniformes para los empleados de CCPRB en Bayamón y Aguadilla, y de USVI.
• Manejar el inventario de uniformes y entregar los vales de zapatos.

Identificación y recursos de oficina

• Preparar las tarjetas de identificación de empleados, contratistas y temporeros de las localidades de Bayamón, Aguadilla, Ponce y Fincas.
• Manejar el control de acceso a las puertas de la compañía.
• Mantener actualizado el inventario de materiales de oficina.

Apoyo a procesos de Recursos Humanos

• Brindar apoyo en el proceso de reclutamiento.
• Coordinar los adiestramientos externos de los empleados según la necesidad.
• Completar referidos al Fondo de Seguro del Estado (FSE) y brindar apoyo a la enfermera ocupacional en el registro de los casos referidos.
• Apoyar la recopilación y el análisis de información para la ejecución de evaluaciones de desempeño.
• Cumplir con las políticas, los procedimientos y los procesos establecidos por CCPRB.
• Llevar a cabo proyectos administrativos y otras tareas relacionadas con el puesto, según se indique.

Requisitos

• Bachillerato en Administración de Empresas, preferiblemente con concentración en Recursos Humanos.
• Dos años de experiencia en un puesto similar.
• Conocimiento previo de Microsoft Office y Outlook.
• Bilingüe en español e inglés, preferiblemente.