- Location
- Kyiv, UA · Odesa, UA
- Type
- Full-time
- Department
- Administration
- Source
- Teamtailor
Description
Інвестиційна група, що працює з власним капіталом у сферах нерухомості, реальних активів та операційного бізнесу, шукає сильного Executive Assistant — людину, яка стане ключовим партнером керівника в організації роботи, управлінні пріоритетами та координації широкого кола бізнес-ініціатив. Фактично ця роль — друга пам’ять та операційна система керівника. Людина, яка допомагає тримати контекст, управляти пріоритетами, контролювати виконання домовленостей і забезпечувати, щоб жодна важлива задача не губилася в потоці інформації. Також очікується глибоке занурення у бізнес-процеси.
У вашій роботі вам будуть допомагати персональні асистенти СЕО, водії, тревел-менеджери та інші спеціалісти.
Ця посада має високий темп роботи. Ви будете багато подорожувати, супроводжуючи керівника, а також матимете насичений робочий день, що не обмежується графіком 9:00-18:00.
Основні задачі:
Управління календарем, пріоритетами та завантаженням керівника.
Координація зустрічей: підготовка порядку денного, матеріалів, брифів та подальший контроль виконання домовленостей.
Формування та підтримка системи контролю задач, рішень і зобов’язань.
Декомпозиція великих ініціатив на конкретні задачі та контроль їх виконання.
Підготовка коротких аналітичних довідок, summary, презентацій та матеріалів до зустрічей і переговорів.
Організація та координація взаємодії з внутрішніми та зовнішніми стейкхолдерами.
Підготовка ділової комунікації, чернеток відповідей та матеріалів у стилі й тоні керівника.
Управління інформаційними потоками та підтримка актуального контексту по проєктах, рішеннях і домовленостях.
Контроль організації ділових поїздок та складної логістики.
Відстеження ризиків, блокерів і потенційних «червоних прапорців» у проєктах, комунікаціях та виконанні домовленостей.
Впровадження інструментів, процесів та підходів, які підвищують ефективність роботи керівника та його команди.
Що для нас важливо:
5+ років досвіду роботи на позиції Executive Assistant, Business Assistant або аналогічній ролі підтримки C-level керівників, засновників або власників бізнесу.
Досвід глибокого занурення у бізнес-процеси
Досвід роботи в динамічному середовищі з великою кількістю паралельних задач і проєктів.
Сильні навички планування, пріоритизації, координації та контролю виконання.
Досвід роботи з інструментами управління задачами та знаннями (Notion, Asana, Google Workspace або аналогами).
Вміння структурувати великі обсяги інформації та готувати короткі аналітичні висновки.
Готовність до відряджень (раз на пів року)
Вільне володіння українською
Англійська мова від В2 рівня.
Особисті якості:
Високий рівень відповідальності та самоорганізації.
Проактивність та здатність працювати на випередження.
Безумовне дотримання конфіденційності.
Зрілість у комунікації та вміння працювати з керівниками й партнерами високого рівня.
Ми пропонуємо:
Зручний офіс у Києві, або, якщо ви за кордоном, віддалено
Формати працевлаштування на вибір (КЗпП, ФОП)
24 дні відпустки, лікарняні за потреби
Конкурентну винагороду та професійне середовище.
Етапи рекрутингу:
Intro Call
Технічна співбесіда з HRD
Зустріч з CEO
Поліграф