Ops Admin Assistant I

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Job Description:

Resumen del puesto

Apoyar las operaciones administrativas y de procesamiento de exportaciones, garantizando la correcta gestión documental, validación de información en sistemas operativos, control de discrepancias, actualización de registros, cumplimiento de procedimientos de seguridad y soporte a los procesos de Flor Express y carga aérea.
Principales responsabilidades

•    Procesar y validar documentación de exportación y aduanas.
•    Realizar actividades de edición, escaneo, digitalización y validación documental en OPSYS e IDIS.
•    Gestionar procesos de escaneo de carga mediante equipos Zebra y aplicación GSL.
•    Revisar y resolver discrepancias operativas y documentales.
•    Actualizar información en sistemas operativos (OPSYS, Booking y herramientas asociadas).
•    Ejecutar procesos de prealerta, linkeo y contingencia de guías al vuelo.
•    Administrar inventarios de suministros operativos.
•    Completar reportes y checklists operacionales.
•    Apoyar auditorías internas y externas.
•    Asegurar el cumplimiento de SOPs, estándares de seguridad y requerimientos regulatorios.
•    Participar en iniciativas de mejora continua y estandarización de procesos.

A continuación, se describe la naturaleza general del cargo por medio de una lista de actividades que son requeridas para llevar a cabo el trabajo:

Seguridad y Cumplimiento

• Velar por mi seguridad y la de mis compañeros, participando activamente en las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo de la compañía.
• Cumplir con los requisitos y procedimientos de seguridad aplicables a la operación.
• Asegurar el cumplimiento de los SOPs (Standard Operating Procedures).
• Gestionar el cumplimiento de los entrenamientos semanales y de los requisitos de capacitación en IELMS.
• Apoyar la preparación y atención de auditorías internas y externas.
• Realizar Quick Look Audits según los lineamientos establecidos.

Procesamiento de Documentación Flor Express

• Digitalizar y validar la documentación aduanera de Flor Express.
• Escanear y validar documentos soporte: factura comercial, certificado fitosanitario y packing list.
• Validar la documentación antes de iniciar el proceso de edición.
• Confirmar que la cantidad de piezas y el valor declarado coincidan con la factura comercial.
• Revisar y gestionar discrepancias identificadas durante el procesamiento documental.
• Confirmar la transmisión de contingencias cuando aplique.

Procesamiento Operacional

• Ejecutar los procesos de escaneo mediante equipos Zebra utilizando la aplicación GSL.
• Realizar el cierre de ULDs, la creación de nuevos ULDs y la asignación de sellos de seguridad cuando sea requerido.
• Efectuar la revisión y resolución de discrepancias de Flor Express.
• Gestionar el linkeo de guías aéreas a los vuelos y ejecutar procesos de contingencia en OPSYS cuando corresponda.
• Actualizar información operativa en Booking, OPSYS y prealertas.
• Revisar y validar el reporte de discrepancias 4DJ0.
• Ejecutar procesos de Common Carrier conforme a los procedimientos establecidos.

Control de Datos y Sistemas

• Gestionar y validar información en los sistemas OPSYS, incluyendo procesamiento de ULDs y conciliaciones IN/OUT.
• Realizar seguimiento y validación de datos operativos en los sistemas corporativos.
• Identificar y corregir discrepancias operativas, incluyendo descuadres de ULD, creación de MOMA y registros forzados.
• Mantener la documentación de control de peso de básculas ASI y registros de Test Weight.

Inventarios y Soporte Operacional

• Administrar y controlar el inventario de suministros destinados a los clientes de Flor Express.
• Completar los checklist diarios, semanales y de preflight.
• Enviar comunicaciones operacionales, incluyendo actualizaciones de manuales, reportes y notificaciones.
• Asistir en la coordinación interfuncional (cross-functional) de acuerdo con las necesidades operativas.

Mejora Continua

• Identificar brechas operativas y proponer acciones correctivas.
• Apoyar la implementación de mejoras de procesos.
• Participar en iniciativas de estandarización y optimización operacional.

Conocimientos técnicos

•   ​Dominio de Microsoft Office: Word, PowerPoint y Excel, Powe BI, Outlook y Teams)

•    Manejo de sistemas operacionales y administrativos.
•    Conocimiento básico de procesos de exportación, documentación aérea y logística.
•    Deseable experiencia con procesos de escaneo.

Cualificaciones requeridas

•    Técnico, tecnólogo o estudiante universitario en Logística, Comercio Internacional, Administración, Ingeniería Industrial o carreras afines.
Experiencia requerida: Mínimo 1 año de experiencia en procesos administrativos, logísticos, operativos o de soporte a operaciones.
Horario de trabajo:
•    Lunes a domingo de acuerdo con la necesidad operativa y programación del Gateway.
•    Disponibilidad para laborar fines de semana y festivos cuando la operación lo requiera.
Nivel de inglés requerido: Inglés básico a intermedio (deseable) (50% hablado, 60% escrito)
Grado de la posición: 007 Ops Admin Assistant I
Modalidad de trabajo: Presencial.
Dirección exacta del lugar de trabajo: Av dorado # 106-81 Bod 88-97 TC2 Muelle de carga Internacional
Aeropuerto Internacional El Dorado, Bogotá D.C. 
Cantidad de vacantes a cubrir: 1 vacante.

Employee Type:
 

Permanent

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