Ekspert časovne administracije (d/ž/m) / Time Services Expert (d/f/m)

Job Description Summary

The future is ours to shape!

Job Description

Kot Ekspert časovne administracije boste odgovorni za upravljanje in optimizacijo procesov beleženja delovnega časa ter analizo podatkov, z namenom povečanja učinkovitosti in zagotavljanja skladnosti s predpisi ter veljavno zakonodajo. Poleg tega boste zagotavljali strokovno podporo uporabnikom in aktivno sodelovali pri uvajanju novih rešitev ter procesnih izboljšav, ki oblikujejo prihodnost naših globalnih procesov in uporabniško izkušnjo.

Ključne odgovornosti:

• Upravljanje vsakodnevnih aktivnosti na področju beleženja delovnega časa: zbiranje in vnos podatkov o prisotnosti, odsotnosti, usklajevanje s sodelavci in vodji ter odprava napak z namenom vzdrževanja natančnih in skladnih evidence delovnega časa.
• Delovanje kot strokovnjak za časovno administracijo z vidika zakonodaje, internih aktov in povezanih procesov. Skrb za pravilno in celovito vzdrževanje vseh pomembnih podatkov na področju časovne administracije in beleženja delovnega časa.
• Izvajanje internih kontrol in pravočasna odprava napak v skladu z dogovorjenim plačnim koledarjem z namenom zagotavljanja ustreznosti vhodnih podatkov za obračun plač.
• Nudenje podpore pri internih in kadrovskih kontrolah ter ostalih inšpekcijskih pregledih na področju beleženja delovnega časa zaposlenih.
• Priprava analiz podatkov ter rednih in ad hoc poročil s področja časovne administracije,
• Organiziranje in zagotavljanje rednih usposabljanj glede procesov in sistemov časovne administracije
• Aktivno sodelovanje pri projektih kadrovskih storitev, povezanih s časovno administracijo.
• Sodelovanje z globalnimi deležniki na področju časovne administracije.
• Aktivna udeležba pri testiranju in implementaciji sistemskih sprememb.

Vaš doprinos k delovnemu mestu:

• Zaželena visokošolska stopnja izobrazbe s kadrovsko-menedžerske ali druge ustrezne smeri
• Minimalno 3 leta delovnih izkušenj na kadrovskem področju ali upravljanju časovne administracije
• Aktivno znanje angleškega jezika
• Napredno znanje Excela (vrtilne tabele, formule, analize podatkov), analitične sposobnosti in usmerjenost k rešitvam in izboljšavam
• Proaktivnost, komunikativnost in sposobnost sodelovanja v mednarodnem okolju.
• Poznavanje orodja Microsoft Office, zaželeno tudi poznavanje dela v SAP-u, zlasti na področju kadrovskega modula

Kaj nudimo:

Lokacija dela: Ljubljana

Vrsta pogodbe: pogodba za določen čas (1 leto)

Predvideni tedenski delovni čas: 40

Plačni razpon (letna bruto plača): 30.080 – 45.120 EUR bruto*

V Sandozu se višina nadomestila določi glede na raven delovnega mesta, kvalifikacije, specializirana znanja, delovne izkušnje in lokacijo v okviru plačnih razponov družbe. Popolnoma usposobljeni in visoko učinkoviti zaposleni lahko pričakujejo začetno plačo, ki se giblje okoli tržne mediane, pri čemer se tisti, ki so na tej ravni novi ali imajo manj poglobljeno strokovno znanje, uvrščajo v spodnji del razpona, tisti z dolgoročnimi vrhunskimi ali specializiranimi znanji pa v zgornji del razpona. Pri določanju položaja v razponu upoštevamo notranjo uravnoteženost plač in zunanje tržne podatke. Pri letnih pregledih plač se upoštevajo delovna uspešnost, usklajenost s trgom in poslovne potrebe.*

Kaj še vključuje naš kompenzacijski paket:

• Letni bonus (STI): odstotek letne plače. 
• Regres za letni dopust: leta 2026 je znašal 2.450,00 EUR (neto). 
• Božičnica: leta 2025 je znašala 2.100 EUR (bruto). 
• OurShare: Vsako leto bo zaposleni v družbi Lek d.d. upravičen do prejema delnic družbe Sandoz AG. 
• Prostovoljno dodatno pokojninsko zavarovanje: družba Lek d.d. v celoti krije mesečni prispevek za dodatno pokojninsko zavarovanje v višini 5,844 % vaše mesečne bruto plače (zgornja zneskovna omejitev je 3.224,18 EUR letno). 
• Dodatek za izmensko delo (15 %); turnusno delo (20 %), nočno delo (70 %), delo ob nedeljah in praznikih (50 %), nadurno delo (30 %) – če to velja za zadevno delovno mesto. 
• Kolektivno življenjsko in nezgodno zavarovanje (kritje velja 24/7). 
• Hibridno delovno okolje, ki omogoča fleksibilnost in možnost dela na daljavo. – če to velja za zadevno delovno mesto. 

Ste pripravljeni na naslednji korak v karieri?

Prijavo z življenjepisom v angleškem jeziku lahko oddate najpozneje do 4. septembra 2026.

Zakaj Sandoz?

Sandoz je vodilni svetovni proizvajalec generičnih in podobnih bioloških zdravil – segmenta zdravstvene industrije, ki zagotavlja 80 % vseh zdravil na svetu po 30-odstotni ceni ter s tem vpliva na življenja več kot milijarde ljudi v več kot 100 državah. Čeprav smo ponosni na svoje dosežke, si prizadevamo narediti še več, da bi vsakdo imel dostop do temeljne človekove pravice – pravice do dobrega zdravja.

Z naložbami v nove razvojne zmogljivosti, proizvodne lokacije, nove pridobitve in partnerstva imamo priložnost oblikovati prihodnost Sandoza ter še večjemu številu ljudi omogočiti trajnostni dostop do cenovno ugodnih in visokokakovostnih zdravil.

Naš zagon temelji na odprti kulturi sodelovanja, katere srce so naši talentirani in ambiciozni sodelavci in sodelavke. V okolju, kjer so raznoliki načini razmišljanja dobrodošli in kjer se podpira osebna rast, imajo v zameno za uporabo svojih znanj možnost v celoti izkusiti delo v agilnem in povezovalnem okolju ter razvijati svojo uspešno kariero. 

Pridružite se nam in nam pomagajte povečati pravičnost in hitrost zdravstvenega varstva.

Prihodnost je v naših rokah.

Predani smo raznolikosti in vključenosti:

Zavzemamo se za raznolikost, enake možnosti in vključenost. Prizadevamo si za oblikovanje raznolikih timov, saj ti predstavljajo naše bolnike in skupnosti, ki jih oskrbujemo. 

_______________________________________________

As a Time Services Expert, you will be responsible for managing and optimizing time-tracking processes and analyzing data to increase efficiency and ensure compliance with regulations and applicable legislation. In addition, you will provide expert support to users and actively participate in implementing new solutions and process improvements that shape the future of our global processes and user experience.

Your key responsibilities:

• Manage daily activities related to time tracking: collecting and entering attendance and absence data, coordinating with colleagues and managers, and resolving errors to maintain accurate and compliant time records.
• Act as a subject matter expert in time administration regarding legislation, internal policies, and related processes. Ensure proper and comprehensive maintenance of all relevant data in time administration and time tracking.
• Perform internal controls and timely error corrections in line with the agreed payroll calendar to ensure accurate input data for payroll processing.
• Provide support during internal and HR audits and other inspections related to employee time tracking.
• Prepare data analyses and regular as well as ad hoc reports in the field of time administration.
• Organize and deliver regular training sessions on time administration processes and systems.
• Actively participate in HR service projects related to time administration.
• Collaborate with global stakeholders in the area of time administration.
• Actively participate in testing and implementing system changes.

What you will bring to the role: 

• A university degree in HR management or another relevant field is preferred.
• Minimum of 3 years of experience in HR or time administration management.
• Proficiency in English.
• Advanced Excel skills (pivot tables, formulas, data analysis), strong analytical abilities, and a solution-oriented mindset.
• Proactive, communicative, and capable of working in an international environment.
• Knowledge of Microsoft Office tools, familiarity with SAP HR module is an advantage.

What we offer:

Job location: Ljubljana

Contract type: temporary contract (1 year)

Expected weekly working hours: 40

Pay range (annual gross): €30,080 – €45,120 gross*

Sandoz compensation is determined by job level, qualifications, niche skills, experience and location within company salary ranges. Fully proficient and highly effective employees can expect a starting salary around market median, with those new to the level or with less functional depth at the lower end of the range, and those with sustained superior or niche skills towards the higher end of the range. Internal equity and external market data inform our range placement. Annual salary reviews consider performance outcomes, market alignment and business needs.*

Our compensation package additionally includes:

• Annual bonus (STI): percentage of annual salary
• Vacation allowance: in 2026 it was €2,450 net
• Christmas bonus: in 2025 it was €2,100 gross
• OurShare: eligible employees will receive Sandoz shares once per year
• Voluntary Additional Pension Scheme: The company fully covers the contribution for your supplementary pension plan, amounting to 5.844% of your gross salary (the maximum annual amount is 3,224.18 EUR)
• Allowance for shift work (15%); rotational shifts (20%), night shift work (70%), Sunday/public holiday work (50%), overtime work (30%) – if applicable for position
• Daily remote‑work allowance – if applicable for position
• Collective life and accident insurance (24/7 coverage)
• Remote and flexible working time – if applicable for position

Ready for your next career move?

You are kindly invited to submit your application in English, including a CV, by September 4th 2026.

Why Sandoz?

Sandoz is the global leader in Biosimilar and Generic medicines, a segment of the healthcare industry that delivers 80% of the world’s medicines at 30% of the cost, touching the lives of more than 1 billion people across 100+ countries! While we are proud of our achievements, we have the ambition to do more so that everyone can benefit from the basic human right of good health.

With investments in new development capabilities, production sites, new acquisitions and partnerships, we have the opportunity to shape a sustainable future for Sandoz and to help even more people gain access to low-cost, high-quality medicines.

Our momentum is powered by an open, collaborative culture driven by our talented and ambitious colleagues who, in return for applying their skills, experience an agile and collegiate environment where diversity of thought is welcomed and where personal growth is supported!

Join us in helping to make healthcare fairer and faster.

The future is ours to shape.

Commitment to Diversity & Inclusion:

We are committed to building an outstanding, inclusive work environment and to forming diverse teams that are representative of the patients and communities we serve.

#Sandoz

#LI-Hybrid

Skills Desired