Operations Supervisor, HCM

About Toll Group

At Toll, we do more than just logistics - we move the businesses that move the world. Our 16,000 team members can help solve any logistics, transport, or supply chain challenge – big or small. We have been supporting our customers for more than 130 years. Today, we support more than 20,000 customers worldwide with 500 sites in 27 markets, and a forwarding network spanning 150 countries. We are proudly part of Japan Post — www.tollgroup.com

1. Quản lý các hoạt động kho / Warehouse Operations Management
Chịu trách nhiệm chung về quản lý quá trình xuất nhập hàng và quản lý hàng tồn kho theo từng chủng loại và từng sàn thương mại điện tử đúng KPI.
Overall responsibility for managing inbound and outbound operations and inventory by product category and e-commerce platform in line with KPIs.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất nhập hàng.
Coordinate with relevant departments to resolve issues arising during inbound and outbound operations.
Phối hợp với các bộ phận liên quan nội bộ (Tài chính, Nhân sự, An toàn, Mua hàng, Customer Service,...) để thực hiện đúng quy trình yêu cầu của công ty.
Coordinate with internal departments (Finance, HR, Safety, Purchasing, Customer Service, etc.) to ensure compliance with company procedures and requirements.
Quản lý bộ phận dữ liệu (Data) và các bộ phận khác để đảm bảo chính xác về tồn kho thực tế so với hệ thống.
Manage the Data team and other relevant departments to ensure inventory accuracy between physical stock and system records.
Đảm bảo tất cả nhân viên thực hiện theo quy trình chuẩn.
Ensure all employees follow standard operating procedures (SOPs).
Đảm bảo kho luôn được sắp xếp đúng sơ đồ và đề xuất cải tiến nếu cần.
Ensure the warehouse is properly organized according to the layout and propose improvements when necessary.
Đảm bảo tất cả nhân viên từng bộ phận bên dưới thực hiện đúng vai trò và trách nhiệm của họ.
Ensure employees across all teams under the warehouse operation properly perform their roles and responsibilities.
Quản lý thu chi cho tất cả các hạng mục trong hoạt động kho.
Manage income and expenses for all warehouse operational activities.
Quản lý và điều phối ca làm việc có hiệu quả nhất theo từng thời điểm và theo yêu cầu cập nhật mới nhất từ khách hàng.
Effectively manage and coordinate work shifts based on operational needs and the latest customer requirements.
Đảm bảo KPI được thực hiện đầy đủ (bao gồm cả KPI về An toàn) cả với khách hàng và nội bộ công ty.
Ensure all KPIs, including Safety KPIs, are fully achieved for both customers and internal company requirements.
2. Quản lý các hoạt động liên quan đến an toàn, cải tiến / Safety & Continuous Improvement Management
Kết hợp với bộ phận An toàn đưa ra các chương trình đảm bảo an toàn cho nhân viên trong khu vực quản lý.
Work with the Safety team to implement safety programs for employees within the assigned area.
Xem xét tổng thể các hoạt động dưới kho và đưa ra các chương trình cải tiến năng suất, giảm chi phí, giảm thiểu những rủi ro.
Review overall warehouse operations and develop initiatives to improve productivity, reduce costs, and minimize operational risks.
Đưa ra kế hoạch nhằm phát huy điểm mạnh của các thành viên trong nhóm để đào tạo nhân viên đạt được mục tiêu chung.
Develop plans to leverage team members’ strengths and provide training to help employees achieve common objectives.
3. Thực hiện các báo cáo / Reporting
Thực hiện báo cáo về số liệu chính xác của việc lấy hàng và cất hàng và quản lý tồn kho.
Prepare reports on picking and put-away accuracy and inventory management.
Báo cáo sự cố và làm CAPA.
Report incidents and prepare CAPA (Corrective and Preventive Action) plans.
Báo cáo KPI hàng tháng cho khách hàng.
Prepare monthly KPI reports for customers.
Báo cáo nhân lực làm việc và giờ làm việc.
Prepare reports on workforce and working hours.
Tổng hợp thông tin báo cáo billing cho Finance.
Consolidate billing information and prepare reports for the Finance team.
Thực hiện các báo cáo An toàn theo quy định công ty.
Prepare Safety reports in accordance with company requirements and regulations.

What moves you?
 

At Toll, you can help play a vital role in delivering what matters. From food, fuel, medicine and rescue services, we keep businesses and communities thriving. Every day brings change. We see that as an opportunity. To be curious. To ask the right questions. And build meaningful connections. Because finding new ways to solve problems is what we do. With a bold vision to expand our global reach, our 16,000+ people bring a passion for progress. We collaborate in friendly, caring teams, supported by approachable leaders who give us the autonomy to quickly make decisions with impact. Learn and grow with industry-leading training, alongside talented experts. Feel empowered to take on diverse challenges and new responsibilities to move you, our customers, and our world further.

Are you excited about this role but are concerned you don’t meet all the requirements? If you have similar skills and are willing to learn then we encourage you to apply anyway. We know that some people hesitate to apply for jobs unless they meet every single qualification. At Toll, we value a diverse, inclusive and authentic workplace, so if you’re interested in this role but your past experience doesn’t align perfectly then please talk to us – you may be just the right candidate for this or other roles we have coming up.

At Toll everyone is welcome including those of all ages, ethnicities, genders and abilities. 

To find out more about us visit www.careers.tollgroup.com

You must be entitled to work in Vietnam and be prepared to undertake pre-employment checks including a criminal history check and medical.