Alternance - Assistant Coordination Studio Architecture H/F

Born in exuberant, ebullient Saint Germain, Paris, in 1961, Diptyque is a creator of evocative perfumes for the self and the home, scented skincare products and desirable decorative objects. Striking a balance between reverie, nature and art, Diptyque extends an invitation to step inside a universe replete with creations that set the imagination free to wander.

Au sein du département Architecture et rattaché(e) à la Coordinatrice du Studio Architecture, vous accompagnerez le développement du département et de le Maison, et contribuerez à la structuration des outils de suivi, à l'amélioration des processus et au pilotage opérationnel de l'activité.

Véritable support transverse de l'équipe, vous participerez à l'optimisation du suivi des projets, des budgets et des commandes, tout en développant des outils permettant d'améliorer la visibilité de l'activité et des données du studio.
 

Description de poste :

Coordination opérationnelle

• Assurer le suivi opérationnel des projets architecturaux en collaboration avec les équipes internes et les partenaires externes.

• Maintenir les outils de pilotage à jour pour garantir une visibilité fiable des plannings et des priorités.

Gestion des commandes, fournisseurs et logistique

• Développer et maintenir un suivi des commandes par fournisseur, en assurant un renouvellement des stocks.

• Assurer le suivi des livraisons au global, des échéances et de la documentation associée en lien avec les équipes logistiques.

• Participer à l'évaluation des partenaires et à l'identification d'opportunités d'optimisation des coûts.

Suivi budgétaire et facturation

• Contribuer au suivi des dépenses des projets et à la mise à jour des outils de pilotage budgétaire.

• Assurer le suivi des factures fournisseurs jusqu'à la clôture des projets.

• Participer à l'analyse des dépenses et à l'identification de leviers d'optimisation.

Data, reporting et planification

• Consolider les plans annuels d'ouverture par marché et anticiper les dates de lancements de projets.

• Standardiser les outils de suivi de données de l'équipe.

• Participer à la création et à la maintenance du référentiel des boutiques et des archives projets.

Développement d'outils et innovation

• Concevoir et améliorer des outils facilitant le pilotage de l'activité et le partage d'informations.

• Identifier des opportunités d'automatisation pour simplifier les tâches récurrentes.

• Contribuer à la standardisation des processus, templates et bonnes pratiques de l'équipe.

Les missions ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer en fonction des projets.

Profil recherché : 

Issu(e) d’une formation Bac+4/5 en Ecole de Commerce, Ingénieur, Gestion de projet ou équivalent universitaire, vous justifiez d’une expérience de 1 année minimum (stage ou alternance), idéalement acquise dans un rôle de gestion au sein d’une équipe créative.

• Aptitudes personnelles attendues sur le poste  

• Forte appétence pour les outils digitaux de suivi et l’automatisation (cas d’usage concrets, amélioration continue, esprit test & learn).

• Esprit entrepreneurial prononcé, volonté de participer à des projets responsabilisants.

• Excellentes capacités d'organisation, d'analyse et de priorisation.

• Capacité à travailler en autonomie

• Capacité à structurer et standardiser : templates, checklists, documentation simple et actionnable.

• Rigueur en suivi de données, autonomie et sens du détail : fiabilité des informations, contrôle des écarts (budget/délais), traçabilité des décisions.

• Adaptabilité et résolution de problèmes dans un contexte d’évolution constante : priorisation, réactivité, communication claire.

• Maitrise du pack Office (ou d’autres outils en fonction du poste) - [élément obligatoire]

• Maîtrise de l’anglais (écrit et oral) - [Élément obligatoire]

Alternance à pourvoir à partir de janvier 2027 pour une durée de 1 an.

Diptyque is committed to diversity in all its forms and considers each application carefully.