Office & Facility Assistant

Active in more than 20 African countries, SMT offers the whole range of Volvo equipment: Volvo Construction Equipment, Volvo Trucks, Volvo Buses, and marine & industrial engines with Volvo Penta.

We are also the official dealer of SDLG, Dressta, Sennebogen Green Line, Mack Trucks and Marcopolo buses. In its subsidiaries, SMT Africa has a permanent stock of trucks, machinery, and parts ready to be delivered.

Introduction

Distributeur officiel du groupe Volvo (Volvo Construction, Equipement, Volvo Trucks, Volvo Bus & Volvo Penta), SMT Africa propose une large gamme de produits dans plus de vingt pays d'Afrique du Nord, de l'Ouest et Centrale.

Nous exploitons un remarquable réseau de vente et de service en propre, avec une agilité opérationnelle et un esprit d'entreprise. Notre équipe d'experts en mécanique et en après-vente a construit, au cours des 10 dernières années, un niveau de qualité de service dont nous sommes tous fiers.

Afin de renforcer l’équipe Office & Facility Management, nous sommes actuellement à la recherche d'un(e) "Office & Facility Assistant » pour nos bureaux à Bruxelles.

Vous aimez être sur le terrain, au contact des équipes, et porter plusieurs casquettes ? Ce poste est fait pour vous !

Responsabilités

Vous assurez un support essentiel au bon fonctionnement du bureau, au service des collaborateurs, prestataires et partenaires, en appliquant les procédures existantes et en participant à leur amélioration continue

Office Management

• Accueil des visiteurs et rôle de point de contact principal pour le bureau ;
• Réception, traitement et envoi du courrier et des documents administratifs ;
• Communication proactive autour de la vie du bureau (informations pratiques, événements, changements) ;
• Support administratif et logistique aux départements internes (RH, Marketing, etc.).

Procurement / Fournitures

• Commande des consommables et fournitures de bureau, selon les besoins identifiés ;
• Suivi administratif des fournisseurs ;
• Contrôle des factures sur base des contrats existants (office, voyages, consommables, prestataires).

Facility Management

• Assurer le maintien quotidien des espaces de travail ;
• Suivi de l’entretien des bâtiments et équipements (air conditionné, certificats, machines à café, cuisine, etc.).

Event Management

• Organisation logistique des réunions internes ;
• Participation et support à l’organisation des événements annuels ;
• Suivi post-événement (facturation, feedback, pistes d’amélioration).

Profil

• Bachelier en Office Management ou équivalent par expérience ;
• Une 1ère expérience concluante dans une fonction similaire ;
• Vous parlez couramment le français et l’anglais est un atout ;
• Organisé(e), autonome sur les tâches quotidiennes, orienté(e) solutions ;
• À l’aise dans un environnement dynamique et polyvalent ;
• Excellentes compétences relationnelles et sens du service.

Our values

Our way of working as a professional community, can be best described as Caring, Daring and Sharing. Caring because we are service-minded, and we always like to go the extra mile for our customers and give our people the attention and care they deserve. Daring because we are innovative in our business, constantly looking for smart improvement. And finally Sharing because we realize we’re doing this together; with our clients, with a great team of skilled specialists, excellent manufacturers and reliable suppliers. These values create an engaging environment for passionate people who like to work in a place with purpose.