Deine Aufgaben

Worum es in dieser Rolle wirklich geht
Du sorgst dafür, dass unser Büroalltag funktioniert.
Während sich unser People-Team künftig stärker auf Recruiting, HR und Mitarbeitendenentwicklung fokussiert, übernimmst du organisatorische, administrative und operative Aufgaben, die im Hintergrund oft unsichtbar sind – aber entscheidend dafür, dass ein Unternehmen reibungslos läuft.
Du hältst Ordnung, behältst den Überblick und unterstützt dabei, dass unser Team sich auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren kann.
Kurz gesagt:
Du bist die Person, die dafür sorgt, dass organisatorisch nichts liegen bleibt.

Deine konkreten Aufgaben

Office Management & Büroorganisation

• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien
• Organisation von Kaffee, Getränken und Verbrauchsmaterialien
• Sicherstellung einer angenehmen und funktionierenden Büroatmosphäre
• Betreuung von Gemeinschaftsflächen, Küche und Besprechungsräumen
• Unterstützung bei kleinen Feel-Good-Themen im Büroalltag

Assistenz & Tagesorganisation

• Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben der Geschäftsführung
• Termin- und Kalenderkoordination
• Organisation von Meetings
• Unterstützung bei Reisebuchungen
• Allgemeine administrative Tätigkeiten

Backoffice & Organisation

• Administrative Unterstützung bei Kunden- und internen Projekten
• Nachhalten organisatorischer To-dos
• Unterstützung bei Bestellungen im Team
• Übernahme kleiner organisatorischer Sonderaufgaben

Operations & Struktur

• Unterstützung bei der Pflege und Organisation interner Systeme
• Dokumentation einfacher Abläufe
• Mitwirkung bei der schrittweisen Weiterentwicklung organisatorischer Prozesse
• Unterstützung bei der Übergabe und Dokumentation bestehender Office-Prozesse

Zeiterfassung (optional)
Je nach Kapazität:

• Kontrolle offener Zeiterfassungen
• Erinnerungen an Mitarbeitende
• Unterstützung bei organisatorischen Rückfragen

Der Schwerpunkt liegt dabei auf Übersicht und Nachverfolgung – nicht auf operativer Pflege.

Dein Profil

Das bringst du mit

• Erste Erfahrung im Office Management, Assistenz, Backoffice oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Organisationsgeschick und Überblick auch bei mehreren Themen gleichzeitig
• Freundliches und serviceorientiertes Auftreten
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools

Nice-to-have

• Erfahrung mit Teamleader Orbit
• Erfahrung in Agenturen, Dienstleistungsunternehmen oder modernen Büroumgebungen
• Interesse an Prozessoptimierung und Organisation

Eine Einarbeitung in unsere Systeme und Prozesse erfolgt selbstverständlich durch uns.

Diese Rolle passt nicht zu dir, wenn …

• du dich in einer unterstützenden Rolle zwischen Office, Team und Geschäftsführung nicht wohlfühlst
• du dich nicht gerne um wiederkehrende organisatorische Aufgaben kümmerst
• du lieber eigene Projekte leitest, statt andere Bereiche im Hintergrund zu entlasten
• du dich schnell daran störst, wenn Aufgaben kleinteilig, praktisch oder spontan sind
• du Ordnung, Nachhalten und Struktur nicht als wichtigen Teil guter Teamarbeit siehst

Warum wir?

Was dich bei uns erwartet

• Flexible Minijob-Stelle mit hoher Eigenverantwortung
• Mischung aus Office Management, Organisation und Backoffice
• Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, HR und Team
• Strukturierte Einarbeitung und klare Zuständigkeiten
• Moderne Arbeitsumgebung mit viel Gestaltungsspielraum

Unsere Benefits

• Flexibles Arbeitszeitmodell
• Teilweise mobiles Arbeiten möglich
• Modernes Büro in München
• Hochwertiger Kaffee & Tee sowie frisches Obst
• Subventioniertes Mittagessen
• Wellpass & weitere Corporate Benefits
• Wertschätzendes Team mit kurzen Entscheidungswegen