Opdrachtgegevens

• Opdrachtgever: Provincie Zuid-Holland (PZH)
• Functie: Senior Projectleider – aanbesteding en implementatie nieuw inkoopsysteem
• Domein: Bedrijfsvoering
• Standplaats: Den Haag
• Type opdracht: Resultaatopdracht
• Beoogde startdatum: 5 oktober 2026
• Verwachte einddatum: december 2027
• Omvang: gemiddeld 24–36 uur per week, afhankelijk van de projectfase
• Uurtarief: minimaal €120 excl. btw, all-in
• ZZP: mogelijk, onder voorwaarden van de Wet DBA/modelovereenkomst
• Sluitingsdatum: 27 augustus 2026
• Verificatiegesprek: 14 september 2026
• Start opdracht: 5 oktober 2026
• Verwachte afronding opdracht: december 2027

De voorbereiding en start van de implementatie worden naar verwachting intensievere fases; tijdens de aanbestedingsfase is de inzet regulier.

Kern van de opdracht

Provincie Zuid-Holland wil het huidige inkoopsysteem vervangen. De Senior Projectleider krijgt verantwoordelijkheid voor het gehele traject:

scopebepaling requirements aanbestedingsstrategie Europese aanbesteding inrichting implementatie werkend Purchase-to-Pay-systeem.

De projectleider moet daarbij nadrukkelijk de verbinding leggen tussen:

• Inkoop;
• I&A;
• Financiën;
• functioneel beheer;
• eindgebruikers;
• leveranciers;
• opdrachtgever;
• stuurgroep.

Het betreft daarmee niet alleen een ICT-implementatie, maar ook een inkoop-, verander- en organisatievraagstuk.

Achtergrond huidige situatie

PZH gebruikt momenteel het inkoopsysteem PINK, dat uit meerdere oplossingen bestaat.

Proactis

Onder andere voor:

• Source-to-Pay;
• bestellen;
• contractmanagement;
• factuurverwerking.

Mercell

Onder andere voor:

• e-aanbesteden;
• DAS;
• tenders;
• intake.

Daarnaast zijn er koppelingen met onder meer:

• OpenText / Content Server;
• Topdesk;
• SmartDocuments;
• CODA Financials;
• Datawarehouse;
• Power BI;
• Tabulars;
• LIAS;
• Youforce;
• Outlook/Exchange.

PZH wil toe naar een meer geïntegreerde oplossing met:

• zo min mogelijk koppelingen;
• meer geautomatiseerde gegevensuitwisseling;
• minder dubbele gegevensinvoer;
• betere aansluiting op actuele organisatiebehoeften;
• gebruik van moderne ontwikkelingen op de markt voor inkoopsystemen.

Werkzaamheden

1. Scope en voorbereiding

• Voorstellen doen voor de scope van het nieuwe inkoopsysteem.
• Voor- en nadelen van verschillende keuzes inzichtelijk maken.
• Requirements ophalen bij toekomstige gebruikers en stakeholders.
• Projectaanpak en planning opstellen.
• Activiteiten, verantwoordelijkheden, timing en kosten inzichtelijk maken.

2. Aanbesteding

• Processturing geven aan de voorbereiding van de aanbesteding.
• Mede bepalen van de aanbestedingsstrategie.
• Intensief samenwerken met de beschikbare senior inkoper.
• Stakeholders betrekken bij eisen, wensen en besluitvorming.
• Ondersteunen bij het komen tot gunning van een leverancier.

3. Implementatie

• Projectleiding voeren over inrichting en implementatie.
• Het multidisciplinaire projectteam aansturen.
• Bewaken van:
  • tijd;
  • geld;
  • kwaliteit;
  • scope;
  • risico's.
• Afstemming organiseren tussen Inkoop, I&A, Financiën en gebruikersorganisatie.
• Zorgen voor een werkend geïmplementeerd Purchase-to-Pay-systeem.

4. Stakeholder- en projectmanagement

• Communicatie met stakeholders organiseren.
• Eindgebruikers actief betrekken.
• Project- en stuurgroepoverleggen voorbereiden en begeleiden.
• Project- en stuurgroepverslagen verzorgen.
• Deelresultaten rapporteren aan opdrachtgever en stuurgroep.

Op te leveren resultaten

De opdracht moet minimaal leiden tot:

1. Vastgestelde scope van het nieuwe inkoopsysteem
2. Aanbestedingsstrategie
3. Gunning van het contract aan geselecteerde leverancier(s)
4. Geïmplementeerd en werkend Purchase-to-Pay-inkoopsysteem

Harde eisen

Opleiding

• Minimaal hbo-/wo-werk- en denkniveau.

Projectmanagementervaring

• Minimaal 10 jaar aantoonbare ervaring als Senior Projectleider.
• Daarvan minimaal 5 jaar ervaring met multidisciplinaire teams binnen complexe overheidsorganisaties.

Vergelijkbare projecten

• Minimaal één vergelijkbaar project succesvol afgerond als projectleider.

Verandermanagement

• Aantoonbare ervaring met verandermanagement bij minimaal twee projecten binnen een (semi-)overheidsorganisatie.

Inkoop

• Aantoonbare inkoopervaring is vereist.
• De kandidaat moet kunnen opereren op het snijvlak van:
  • klantbehoefte;
  • markt;
  • wet- en regelgeving;
  • aanbestedingsprocedures.

ICT

• Ervaring met de invoering van een nieuw ICT-systeem is een harde eis.

Overheid

• Werkervaring binnen een (semi-)overheidsorganisatie is vereist.

Belangrijk integriteitscriterium

De kandidaat mag vanwege mogelijke belangenverstrengeling:

• niet werkzaam zijn voor leveranciers/aanbieders van inkoopsystemen;
• en volgens de uitvoeringseisen in de afgelopen 5 jaar geen werkzaamheden hebben uitgevoerd voor marktpartijen die mogelijk kunnen inschrijven of belang hebben bij de betreffende aanbesteding.

Dit is een belangrijk knock-outrisico bij de selectie van kandidaten.

Gunningscriteria

De verhouding is:

• Kwaliteit: 80 punten
• Prijs: 20 punten

G1 – Advieservaring inkoopproces overheid – 15 punten

• Geen ervaring/kennis 0
• Alleen theoretische kennis 5
• Praktische ervaring 10
• Theoretische én praktische ervaring 15

G2 – Onderzoek en implementatie inkoopsysteem – 20 punten

Ervaring met vergelijkbare opdrachten:

• 1 referentie 0 punten
• 2 referenties 10 punten
• 3 of meer referenties 20 punten

Dit betekent dat uitsluitend voldoen aan de minimumeis met één referentie nog geen kwaliteits­punten oplevert.

G3 – Projectleider binnen vergelijkbare overheid – 10 punten

• Geen relevante ervaring 0
• 1–3 jaar aaneengesloten 5
• 3 jaar of meer 10

G4 – Scrum / Agile – 10 punten

• Geen Scrum-certificering en geen Agile-ervaring 0
• Scrum Master-certificering 5
• Agile-werkervaring 5
• Beide 10

G5 – Visie, aanpak en planning – 25 punten

De kandidaat moet in maximaal 4 A4 een:

• visie;
• aanpak;
• globale projectplanning

uitwerken.

Beoordeling:

• geen aansluiting knock-out;
• beperkte aansluiting 5 punten;
• goede aansluiting 15 punten;
• volledige aansluiting en grote meerwaarde 25 punten.

PZH adviseert de visie te illustreren met ervaringen uit eerdere vergelijkbare projecten.

Gevraagde competenties

De kandidaat moet beschikken over:

• resultaatgerichtheid;
• daadkracht;
• proactiviteit;
• initiatief;
• pragmatisme;
• flexibiliteit;
• tact;
• zorgvuldigheid;
• goed beoordelingsvermogen;
• bestuurlijke sensitiviteit;
• communicatieve vaardigheden;
• adviesvaardigheden;
• verbindend vermogen;
• organisatiesensitiviteit;
• klantgerichtheid;
• teamgerichtheid.

Daarnaast wordt tijdens het verificatiegesprek specifiek gekeken naar:

• visie op de opdracht;
• proceskennis en -kunde;
• inhoudelijke kennis en kunde.

Verificatiegesprek

De drie hoogst scorende inschrijvingen worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek.

De kandidaten/teams beginnen in deze fase opnieuw met gelijke kansen.

Het gesprek wordt gevoerd door onder andere:

• ambtelijk opdrachtgever inkoop;
• strategisch inkoopadviseur;
• I&A-functionaris.

De beoordeling kent:

• 3 – Uitstekend
• 2 – Goed
• 1 – Voldoende
• Onvoldoende – Knock-out

Een kandidaat kan dus ook na een sterke schriftelijke inschrijving alsnog worden uitgesloten wanneer tijdens het gesprek blijkt dat niet aan de eisen of competenties wordt voldaan.

Kernprofiel

De ideale kandidaat is een zeer ervaren Senior Projectleider op het snijvlak van ICT, inkoop, aanbesteding en organisatieverandering binnen de overheid.

De sterkste kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met:

overheidsinkoop + selectie en implementatie van inkoopsystemen + Europese aanbestedingen + multidisciplinaire ICT-projecten + verandermanagement + bestuurlijke organisaties.

De grootste onderscheidende factor lijkt de ervaring met daadwerkelijke selectie én implementatie van inkoopsystemen. Voor maximaal resultaat op G2 zijn namelijk minimaal drie vergelijkbare referenties nodig. Daarnaast is de 4 A4 tellende visie, aanpak en planning met 25 punten een zeer zwaarwegend onderdeel van de inschrijving.