Service Coord Rep (III)

NCR Atleos, the world's leader in ATM deployment and operations, is seeking a Dispatcher to join our team to support our customers in Central and Atlantic Canada. We operate under a relentless commitment to remain the best in class and provide high quality service to our customers. We achieve this by adhering to a high standard of excellence that is exemplified from our senior management throughout the entire organization.

This is an exciting opportunity for individuals who thrive in roles where planning, organization, communication and customer service skills are utilized on a daily basis.

Reporting to the Head of Service Support & Automation, the Dispatcher manages the dispatching responsibilities for their assigned territory. This individual will work with the service, administrative and warehouse teams to ensure efficient and timely service delivery. When needed, the Dispatcher assists other dispatchers, helping handle their territory. This individual acts as a key member to support our customers and Service Technicians, liaising communication between our Customer Service Representatives and our field team.

MAJOR RESPONSIBILITIES

• Navigate our dispatching system, opening and coordinating service calls with Service Technicians.

• Utilize Remote Monitoring Software to obtain insights into the ATMs status and monitor for any service issues within the various portfolios

• Provide purchase orders to Service Technicians and update accordingly when work is completed.

• Conduct status update calls with Service Technicians throughout the day, helping coordinate to resolve issues and logging information into appropriate systems.

• Coordinate with various department representatives to ensure customer needs are met, in a timely manner.

• Manage service queues to ensure that all calls opened are updated and closed off, or escalated.

• Escalate any service delay issues to the respective Service Supervisor.

• Respond to customer’s needs when contacted directly, and provide updates to customers on the status of their service calls.

• Other assigned duties, as necessary.

EDUCATION & TRAINING

- Secondary School Diploma, with preference for College or University Degree, concentrating in Business Administration.

EXPERIENCE, TECHNICAL SKILLS, AND KEY COMPETENCIES

- At least 2 years in a dispatch role, dispatching at least 7 to 10 employees.

- At least 2 years in a customer service role.

- Experience in the Financial Services and Technology industry, an asset.

- High competency in Microsoft Applications, including: Word, Excel, and Outlook.

- Bilingual in English and French preferred, both verbal and written.

- Knowledge of customer service best practices and demonstrated sound customer service and conflict resolution skills.

- Pays attention to detail.

- Astute communication skills, both verbally and in writing.

- Team-focused individual with excellent interpersonal skills, friendly persona, and ability to foster relationships with others.

- Strong time management skills and ability to prioritize.

- Uses sound judgement, a skilled problem-solver and ability to make decisive decisions.

- Ability to remain calm under pressure and work in a fast-paced environment.

- Ability to learn database management systems quickly and navigate complex systems with ease

Répartiteur(trice) / Dispatcher

NCR Atleos, chef de file mondial du déploiement et de l’exploitation de guichets automatiques bancaires (GAB), est à la recherche d’un(e) Répartiteur(trice) pour soutenir ses clients dans les régions du Centre et de l’Atlantique du Canada.

Nous nous distinguons par notre engagement constant à offrir un service de première qualité à nos clients. Cette culture d’excellence est portée par l’ensemble de notre organisation, de la haute direction jusqu’à chaque membre de l’équipe.

Il s’agit d’une excellente occasion pour les personnes qui s’épanouissent dans un environnement où les compétences en planification, organisation, communication et service à la clientèle sont mises à profit quotidiennement.

Relevant du Responsable du soutien aux services et de l’automatisation, le ou la Répartiteur(trice) est responsable de la gestion des activités de répartition pour le territoire qui lui est assigné. Cette personne collabore étroitement avec les équipes de service, d’administration et d’entrepôt afin d’assurer une prestation de services efficace et ponctuelle. Au besoin, elle soutient les autres répartiteurs dans la gestion de leurs territoires respectifs. Elle agit comme un maillon essentiel entre les représentants du service à la clientèle, les techniciens de service sur le terrain et les clients.

Principales responsabilités

• Utiliser le système de répartition afin d’ouvrir, coordonner et gérer les appels de service avec les techniciens.

• Exploiter des logiciels de surveillance à distance afin d’analyser l’état des guichets automatiques et de détecter les problèmes de service dans les différents portefeuilles de clients.

• Fournir les bons de commande aux techniciens de service et mettre les dossiers à jour lorsque les travaux sont terminés.

• Effectuer des suivis réguliers avec les techniciens tout au long de la journée afin de coordonner la résolution des problèmes et consigner les informations dans les systèmes appropriés.

• Collaborer avec les différents services de l’entreprise afin d’assurer une réponse rapide et efficace aux besoins des clients.

• Gérer les files d’attente de service pour s’assurer que tous les appels ouverts sont mis à jour, fermés ou escaladés au besoin.

• Escalader les retards de service au superviseur de service concerné.

• Répondre aux demandes des clients lorsqu’ils communiquent directement avec l’entreprise et leur fournir des mises à jour sur l’état de leurs demandes de service.

• Accomplir toute autre tâche connexe assignée.

Formation et études

• Diplôme d’études secondaires requis.

• Diplôme collégial ou universitaire en administration des affaires ou dans un domaine connexe considéré comme un atout.

Expérience, compétences techniques et qualifications

• Minimum de 2 années d’expérience en répartition, incluant la coordination des activités d’au moins 7 à 10 employés.

• Minimum de 2 années d’expérience en service à la clientèle.

• Expérience dans les secteurs des services financiers ou des technologies considérée comme un atout.

• Excellente maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook.

• Le bilinguisme (français et anglais, à l’oral et à l’écrit) est fortement souhaité.

• Bonne connaissance des meilleures pratiques en service à la clientèle et solides compétences en résolution de conflits.

• Grand souci du détail.

• Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale.

• Esprit d’équipe, excellentes habiletés relationnelles et capacité à établir des relations de confiance.

• Solides compétences en gestion du temps et en établissement des priorités.

• Bon jugement, capacité à résoudre les problèmes efficacement et à prendre des décisions éclairées.

• Aptitude à demeurer calme sous pression et à travailler dans un environnement dynamique à rythme rapide.

• Capacité à apprendre rapidement de nouveaux systèmes de gestion de bases de données et à naviguer efficacement dans des systèmes complexes.