- Location
- Camrose, AB, Alberta
- Type
- Full-time
- Department
- Education
- Closing date
- Today
- Source
- Vincere
Description
Type : En présentiel | Temps plein | Poste probatoire
Lieu : Région de Camrose, Alberta
À propos de l’opportunité
Nous sommes à la recherche d’un(e) Secrétaire administrative bilingue afin de soutenir les opérations quotidiennes d’un établissement éducatif dynamique. Ce poste joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement administratif de l’organisation en assurant la coordination des activités de bureau, la gestion des communications, le maintien des dossiers administratifs ainsi que le soutien aux opérations courantes.
Relevant de la direction du site, la personne titulaire du poste agit à titre de personne-ressource auprès des élèves, des familles, des membres du personnel et des partenaires externes. Elle contribue activement à maintenir un environnement professionnel, accueillant et efficace.
Cette opportunité s’adresse à une personne organisée, autonome et axée sur le service à la clientèle, qui apprécie un environnement dynamique où aucune journée ne se ressemble.
Principales responsabilités
Coordination administrative
- Assurer la coordination et le soutien des activités administratives quotidiennes.
- Accueillir les visiteurs et agir comme premier point de contact pour les élèves, les parents, le personnel et les partenaires externes.
- Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et aux demandes de renseignements.
- Préparer, réviser et distribuer divers documents, rapports et communications.
- Maintenir à jour les dossiers, bases de données et archives administratives.
- Soutenir la gestion des horaires, des remplacements et des besoins opérationnels du site.
- Veiller au respect des procédures administratives et des exigences de conformité.
Soutien aux élèves et aux parties prenantes
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Coordonner les remplacements du personnel absent conformément aux procédures établies.Fournir un soutien administratif aux élèves, aux familles et aux membres du personnel.
- Assurer la transmission des communications et des informations importantes.
- Contribuer à la planification et à la coordination d’activités, de réunions et d’événements spéciaux.
- Maintenir un environnement accueillant, professionnel et orienté vers le service.
Administration financière et opérationnelle
- Effectuer le traitement administratif des factures et des documents financiers.
- Assurer le suivi des achats et de l’inventaire des fournitures administratives.
- Vérifier et classer les pièces justificatives et les documents comptables.
- Maintenir des dossiers financiers et administratifs complets et organisés.
- Soutenir la préparation de rapports administratifs et opérationnels.
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Maintenir à jour les dossiers administratifs liés aux élèves, aux horaires, aux inscriptions et aux activités scolaires.
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Assurer la communication d'informations importantes entre les élèves, les familles et le personnel.
Collaboration et communication
- Collaborer étroitement avec les différentes équipes afin de soutenir les opérations et les objectifs organisationnels.
- Développer et maintenir des relations professionnelles positives avec les diverses parties prenantes.
- Participer à l’amélioration continue des processus administratifs.
- Accomplir toute autre tâche connexe compatible avec les responsabilités du poste.
Qualifications
Formation et expérience
- Diplôme ou certificat en bureautique, administration des affaires, secrétariat ou dans un domaine connexe.
- Expérience dans un poste administratif, de coordination ou de soutien de bureau.
- Une expérience dans un environnement éducatif, public ou de services constitue un atout.
Compétences recherchées
- Excellentes aptitudes en organisation et en gestion des priorités.
- Grande rigueur et souci du détail.
- Excellentes habiletés en communication orale et écrite.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéanciers.
- Fortes aptitudes en service à la clientèle et en relations interpersonnelles.
- Capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion.
- Esprit d’analyse et aptitude à résoudre les problèmes.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en favorisant la collaboration.
- Flexibilité et capacité d’adaptation dans un environnement dynamique.
Exigences du poste
- Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office et de Google Workspace.
- Excellentes compétences administratives et technologiques.
- Capacité à obtenir une vérification récente du casier judiciaire incluant la vérification du secteur vulnérable avant l’entrée en fonction.
Conditions d’emploi
Date d’entrée en fonction : Dès que possible
Postulez dès maintenant
Vous êtes une personne bilingue, organisée et passionnée par le soutien administratif dans un environnement axé sur l’éducation et le service à la clientèle? Nous vous invitons à soumettre votre candidature dès aujourd’hui.
À propos d’Executrade
Executrade est l’une des firmes de recrutement les plus établies au Canada, offrant depuis plus de 50 ans des solutions de recrutement et de recherche de talents à des organisations de premier plan.
Nous sommes fiers de promouvoir l’équité, la diversité et l’inclusion dans toutes nos pratiques de recrutement et nous encourageons les candidatures de toutes les personnes qualifiées.
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Bilingual Administrative Assistant
Type: On-site | Full-Time | Probationary Position
Location: Camrose Region, Alberta
About the Opportunity
Our client is seeking a Bilingual Administrative Assistant to support the daily operations of a dynamic educational environment. This position plays a vital role in ensuring the efficient administration of school operations through the coordination of office activities, stakeholder communications, records management, scheduling, and financial administration.
Reporting to site leadership, the successful candidate will serve as a key point of contact for students, families, staff, and external stakeholders while contributing to the smooth and effective functioning of the organization.
This opportunity is ideal for a highly organized, service-oriented professional who thrives in a fast-paced environment and enjoys balancing administrative responsibilities, communication, and operational support.
Key Responsibilities
Administrative Coordination
- Coordinate and support the daily administrative operations of the office.
- Serve as the first point of contact for visitors, students, parents, staff, and external partners.
- Manage incoming telephone, email, and in-person inquiries.
- Prepare, edit, and distribute correspondence, reports, presentations, and other documentation.
- Maintain accurate records, databases, files, and administrative documentation.
- Support scheduling activities, staff absences, and operational logistics as required.
- Ensure compliance with organizational administrative procedures and reporting requirements.
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Maintain accurate and up-to-date records related to student information, schedules, registrations, and school activities.
Student and Stakeholder Support
- Facilitate the communication of important information between students, families, and staff.
- Support the coordination of activities, meetings, and special events.
- Maintain a professional, welcoming, and service-focused office environment.
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Coordinate substitute staffing arrangements for absent employees in accordance with established procedures.
Financial and Operational Administration
- Assist with budget tracking, invoice processing, and financial record maintenance.
- Support purchasing activities and inventory management for office and operational supplies.
- Verify and process invoices and supporting documentation.
- Maintain organized financial and administrative records.
- Assist with the preparation of reports and operational summaries.
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Maintain accurate and up-to-date records related to student information, schedules, registrations, and school activities.
Collaboration and Communication
- Collaborate with internal teams to support organizational goals and day-to-day operations.
- Build positive working relationships with a variety of stakeholders.
- Participate in continuous improvement initiatives and administrative best practices.
- Perform other related duties consistent with the scope of the position.
Qualifications
Education and Experience
- Diploma or certificate in Office Administration, Business Administration, Administrative Professional Studies, or a related field.
- Previous experience in an administrative, office coordination, or executive support role.
- Experience within an educational, public sector, or service-oriented environment is considered an asset.
Skills and Competencies
- Exceptional organizational and time-management skills.
- Strong attention to detail and commitment to accuracy.
- Excellent verbal and written communication skills.
- Ability to manage multiple priorities and meet deadlines.
- Strong interpersonal and customer service skills.
- Demonstrated discretion and ability to handle confidential information.
- Problem-solving mindset and ability to work independently.
- Adaptability and flexibility in a dynamic environment.
- Strong collaboration and relationship-building skills.
Position Requirements
- Fluency in both English and French, spoken and written.
- Proficiency with Microsoft Office Suite and Google Workspace.
- Ability to work independently while maintaining strong collaboration with colleagues.
- Successful completion of a criminal record check and vulnerable sector check prior to employment.
Compensation and Benefits
- Competitive compensation package.
- Comprehensive benefits program.
- Supportive and collaborative work environment.
- Opportunity to contribute to a meaningful mission-focused organization.
- Ongoing professional development opportunities.
Apply Today
If you are a bilingual administrative professional who enjoys supporting people, coordinating daily operations, and contributing to a collaborative educational environment, we encourage you to apply.