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Overview
As an Office Administrator at Karl Reinig GmbH, you'll support our daily operations with a variety of tasks including accounting duties (sorting documents, checking invoices), customer service (reception, phone calls, appointments), inventory management (receiving goods, counting, system entry), and preparing simple quotations. The role requires a completed commercial apprenticeship or several years of office experience, strong PC skills (email, data entry, Word, Excel), and excellent organizational abilities. We offer a collaborative work environment with direct communication with management, a supportive team, free beverages, and structured onboarding.
Description
Ich bin **Christiane Reinig** und leite unseren Familienbetrieb bereits in der zweiten Generation. Seit 1960 steht der Name **Karl Reinig** in Eberbach für zuverlässige Arbeit, ehrliche Beratung und faire Partnerschaft – sowohl mit unseren Kunden als auch im Team.
Damit das so bleibt, suche ich **Verstärkung im Büro – eine Allrounderin / einen Allrounder**, der Lust hat, Verantwortung zu übernehmen, Ordnung ins Chaos zu bringen und unseren Arbeitsalltag zuverlässig zu unterstützen.
Vielleicht bist genau **Du** das fehlende Puzzlestück.
## Aufgaben
**Buchhaltung & administrative Aufgaben**
- Du unterstützt unsere laufende Buchhaltung – vom Sortieren und Zuordnen von Belegen bis zur Vorbereitung für den Steuerberater.
- Du prüfst **Rechnungseingänge und Rechnungsausgänge**, kontrollierst Beträge, Fälligkeiten und sorgst dafür, dass alles sauber dokumentiert ist.
- Du übernimmst einfache kaufmännische Auswertungen und hältst unsere Unterlagen aktuell.
**Betreuung des Ladengeschäfts**
- Du begrüßt unsere Kundinnen und Kunden vor Ort mit einem freundlichen Lächeln und bist erste Ansprechperson bei Fragen.
- Du nimmst Telefonate entgegen, vereinbarst Termine und leitest Anliegen zuverlässig weiter.
- Du unterstützt bei der Präsentation und Pflege unseres kleinen Ladengeschäfts.
**Wareneingang & Organisation**
- Du kontrollierst Lieferungen – vom Auspacken über **Zählen der Stückzahlen** bis zum Abgleich mit dem Lieferschein.
- Du pflegst die Artikel und Aufträge im System ein und sorgst dafür, dass unser Lager und die Unterlagen stets den Überblick behalten.
**Einfache Angebots- & Auftragserstellung**
- Du erstellst **einfache Angebote** nach Vorlage oder Rücksprache – sauber, strukturiert und nachvollziehbar.
- Du unterstützt bei der Vorbereitung von Rechnungen und übernimmst kleine kaufmännische Aufgaben, die im Tagesgeschäft anfallen.
## Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung **oder** mehrjährige Erfahrung im Büro / in der Organisation
- Freude am Umgang mit Menschen – am Telefon wie im persönlichen Kontakt
- Sicherer Umgang mit dem PC (E-Mails, einfache Auftragsbearbeitung, Datenpflege, word und excel)
- Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise und Lust, Verantwortung zu tragen
- Organisationsgeschick und der Wille, im Hintergrund dafür zu sorgen, dass der Laden läuft
- Erfahrung mit Buchhaltung oder Warenwirtschaftssystemen
## Benefits
- Arbeiten auf Augenhöhe – du hast jederzeit einen direkten Draht zu mir
- Ein Familienbetrieb, in dem Menschlichkeit zählt und jeder gesehen wird
- Wünsche und persönliche Bedürfnisse werden im Team berücksichtigt
- Kostenlose Heißgetränke, Süßigkeiten und ein herzliches Miteinander
- Weihnachtsfeier & kleine Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen
- Strukturierte Einarbeitung und klare Ansprechpartner
- wir sprechen offen miteinander
Ich freue mich auf deine Bewerbung – und vielleicht lernen wir uns schon bald persönlich kennen.
Skills
Benefits
Languages
About KARL REINIG GMBH
Karl Reinig GmbH is a family-run business in its second generation, operating since 1960 in Eberbach, Germany. We specialize in reliable work, honest consulting, and fair partnerships in the heating industry.
