Préposée ou préposé aux comptes à payer

Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application.

Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications.

Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position.
 

Job Type:

Regular

Additional Locations:

Weekly Hours:

35

Position End Date:

Job Category:

Soutien

Salary Range:

$30,43 - 35,11 CAD

Compensation grade:

SOU-P-E

Job Description

Sous la supervision du ou de la gestionnaire des achats, la personne titulaire du poste assure le traitement complet et exact des comptes fournisseurs et des paiements du Collège. Elle reçoit, vérifie, code et comptabilise les factures et les demandes de paiement, prépare les paiements, maintient les dossiers fournisseurs et applique les contrôles requis pour prévenir les erreurs, les paiements en double et la fraude. Elle effectue les conciliations et les suivis nécessaires, contribue aux activités de fermeture et d’audit, répond aux demandes des clients internes et des fournisseurs et veille au respect des politiques, des procédures et des contrôles internes. Elle participe également à l’amélioration continue des processus et des systèmes financiers liés aux comptes fournisseurs.

Le mode de travail est hybride.

Responsabilités:

Traitement des comptes fournisseurs et des paiements

• Traiter les factures des comptes fournisseurs; recevoir les pièces justificatives nécessaires; concilier les bons de réception avec les factures et les bons de commande; assurer le suivi des paiements de factures.
• Comptabiliser et vérifier les factures, les notes de crédit, et les demandes de paiement.
• Effectuer le suivi des paiements rejetés, retournés, annulés ou non encaissés, apporter les corrections requises dans le système financier et communiquer avec les parties concernées.
• Coder, totaliser, réunir en lots et consigner les informations dans le système informatisé de finances; préparer les chèques, les dépôts directs et les transferts électroniques de fonds (EFT); préparer et comptabiliser le fichier d’intégration, annuler les chèques et les transactions au besoin.
• Vérifier l’intégrité des lots de paiement et des fichiers d’intégration avant leur comptabilisation, puis produire les rapports de contrôle requis pour confirmer que les transactions ont été traitées correctement.
• Rechercher les transactions dans le système financier, assurer le suivi des factures reçues sans bon de commande et confirmer auprès du service de réception que les marchandises ou les services commandés ont été reçus.
• Recevoir, trier et distribuer le courrier, entretenir de bons rapports avec les clients internes et externes et transmettre au personnel de supervision les questions qui dépassent son cadre de responsabilités.

 

Administration des fournisseurs

• Vérifier les demandes de création ou de modification des coordonnées bancaires des fournisseurs selon les procédures d’authentification et d’approbation établies, et transmettre les situations inhabituelles au personnel de supervision.
• Effectuer les vérifications nécessaires pour réduire les risques de paiements en double, d’erreurs de codification ou de fraude.
• Vérifier les renseignements requis au dossier fournisseur pour permettre le traitement des factures et des paiements et signaler les informations manquantes ou non conformes.
• Communiquer avec les fournisseurs afin d’obtenir les renseignements manquants et de résoudre les écarts de facturation nécessitant une analyse particulière.

 

Contrôle, suivi et conciliation

• Effectuer les conciliations périodiques des comptes fournisseurs, des comptes du grand livre et des registres auxiliaires, puis préparer les rapports et les analyses connexes requis pour les suivis et les activités de fermeture.
• Examiner et rapprocher les relevés de comptes reçus des fournisseurs afin de repérer les factures, notes de crédit, paiements ou écarts qui ne sont pas comptabilisés correctement, puis effectuer les suivis requis.
• Analyser les écarts de réception ou de facturation qui exigent une intervention particulière et coordonner les suivis nécessaires avec les requérants, le service de réception ou les fournisseurs.

• Participer aux activités de fermeture mensuelle et annuelle en préparant les conciliations, les analyses et la documentation requise.
• Contribuer à la préparation des dossiers destinés aux audits internes ou externes en réunissant les documents justificatifs demandés.
• Surveiller les délais de traitement des factures et signaler les situations pouvant entraîner des intérêts, pénalités ou interruptions de services.

 

Service à la clientèle et soutien administratif

• Gérer la boîte courriel des comptes fournisseurs et assurer le traitement initial des demandes reçues avant de les acheminer, au besoin, à la personne responsable.

• Fournir de l’information sur l’état des paiements, les exigences de facturation et les procédures administratives applicables.

• Conserver les documents financiers dans les dossiers électroniques appropriés conformément aux pratiques de gestion documentaire du Collège.

• Produire des rapports opérationnels périodiques sur les comptes fournisseurs, les paiements et les factures en attente.

 

Conformité et amélioration continue

• Veiller à l’application des politiques financières, des contrôles internes et des procédures administratives liées aux comptes fournisseurs.
• Signaler au personnel de supervision toute anomalie, irrégularité ou situation présentant un risque financier ou de conformité.
• Contribuer à l’amélioration des processus de traitement des factures et des paiements en proposant des solutions visant l’efficacité, la qualité des données et la réduction des erreurs.
• Participer aux essais, à l’implantation ou à l’amélioration des systèmes financiers et des processus administratifs liés aux comptes fournisseurs.
•  Effectuer toute autre tâche connexe jugée pertinente par la personne superviseure.

Exigences:

•  Études de deux ans menant à un diplôme ou l'équivalent en commerce, comptabilité ou un domaine connexe;
• Minimum de deux années d'expérience pertinente;
• Expérience en tenue de livres;
• Expérience dans la vérification de comptes;
• Expérience dans le rapprochement de comptes ou de transactions financières;
• Expérience en service à la clientèle;
• Capacité à travailler avec des logiciels, notamment les chiffriers électroniques;
• Capacité à analyser des écarts et à effectuer les suivis nécessaires;
• Capacité à travailler en équipe;

• Excellentes habiletés de communication en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit.

Closing Date:

2026-10-15 11:59pm

Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.

First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.