Business Assistant

Gridline Group — група компаній, що розвиває бізнеси у напрямах міжнародної торгівлі, логістики, інвестицій, нерухомості та фінансових операцій.

Ми шукаємо Business Assistant, який допоможе керівнику організовувати робочий день, тримати під контролем зустрічі та домовленості й забезпечувати якісну координацію поточних задач.

Ми відкриті до кандидатів різного рівня — від досвідченого Secretary / Personal Assistant, який сильно працює з організаційною частиною, до Business Assistant, готового брати більше координаційних та бізнес-задач.

Основні задачі

• ведення календаря керівника: планування зустрічей, нагадування, оперативні зміни та контроль розкладу;

• організація зустрічей, дзвінків та інших робочих активностей;

• контроль домовленостей, дедлайнів та follow-up за результатами зустрічей;

• ведення та контроль задач у task-management системах;

• координація комунікації між керівником, командою та іншими департаментами;

• збір необхідної інформації та підготовка коротких summary / матеріалів для керівника;

• допомога з організаційними та адміністративними питаннями;

• організація відряджень і робочої логістики за потреби;

• підтримка організації робочого простору та зустрічей;

• для більш досвідченого кандидата — координація окремих бізнес-задач і невеликих внутрішніх проєктів.

Що для нас важливо

• досвід роботи Assistant / Business Assistant / Personal Assistant / Secretary з керівником або топменеджментом;

• сильні організаційні навички: календар, зустрічі, дедлайни та задачі не мають губитися;

• уважність до деталей та відповідальність за результат;

• вміння працювати з великою кількістю паралельних задач та швидко реагувати на зміни;

• клієнтоорієнтованість та якісна ділова комунікація;

• вміння працювати з Google Workspace, календарями та task-management системами;

• англійська від B1 для роботи з письмовою інформацією та звітністю; для Business Assistant рівня — впевнена робоча англійська;

• готовність працювати у динамічному середовищі та бути залученим у робочий контекст керівника.

Буде перевагою

• досвід підтримки CEO / Founder / C-level керівника;

• досвід координації задач між декількома командами або департаментами;

• досвід підготовки звітів, презентацій, аналітичних матеріалів або meeting summaries;

• досвід організації бізнес-поїздок та складної логістики;

• досвід роботи з Asana або іншими task-management системами.

Ми пропонуємо

• роботу безпосередньо з керівником та можливість глибоко зануритися у бізнес-контекст;

• можливість розширювати зону відповідальності від адміністративної підтримки до повноцінного Business Assistant;

• роботу з декількома бізнес-напрямами у межах групи компаній;

• конкурентну винагороду відповідно до досвіду та рівня кандидата;

• динамічне середовище з великою кількістю різнопланових задач.