Location:

65 Brunswick, Dollard-des-Ormeaux, Quebec H9B2N4 Canada

           

TITRE DU POSTE : COMMIS AUX RÉSERVATIONS

RÉVISION : 7
CODE DE POSTE : 3510
ENTREPRISE : U-HAUL MARKETING COMPANIES (CANADA)
STATUT : POSTE RÉMUNÉRÉ À L’HEURE

FONCTION PRINCIPALE

Sous la direction du gestionnaire du contrôle de la circulation (Traffic Control Manager), la personne titulaire du poste est responsable de coordonner et de s’assurer que les réservations des clients sont confirmées et planifiées auprès des centres U-Haul et des concessionnaires.

Mettre en œuvre et exécuter la liste de contrôle quotidienne de gestion des réservations (Daily Reservation Management Checklist), avec une connaissance approfondie de l’utilisation de Micro-Traffic.

Assurer une répartition équilibrée de l’équipement entre les différents emplacements d’une société de marketing, d’une zone géographique (trajet) et d’une ville.

Utiliser les niveaux d’inventaire optimaux afin de s’assurer que les réservations des clients sont couvertes et planifiées. Maximiser l’utilisation de l’équipement.

La personne doit comprendre l’objectif principal de service (Primary Service Objective – PSO) ainsi que les directives qu’il fournit pour l’exécution des fonctions de gestionnaire des réservations.

Effectuer l’ensemble ou une partie des tâches énumérées ci-dessous, selon les directives ou les responsabilités qui lui sont confiées.

Remarque : Les tâches essentielles énumérées ne sont pas exhaustives et peuvent être complétées au besoin.

TÂCHES ESSENTIELLES

1. Doit confirmer, auprès du concessionnaire indiqué comme emplacement de prise en charge privilégié, la réception de toutes les réservations téléchargées à distance, les réservations effectuées le jour même ou pour le lendemain, ainsi que les réservations RPR, dans un délai de 24 heures suivant leur réception.

2. Effectuer un suivi auprès de tous les centres et concessionnaires la veille de la réservation d’un client afin de s’assurer que celui-ci est planifié pour une heure et un emplacement précis de prise en charge.

3. Doit exécuter tous les aspects de la liste de contrôle quotidienne de gestion des réservations (Daily Reservation Management Checklist).

4. Utiliser les rapports disponibles dans Micro-Traffic et collaborer avec les centres et les concessionnaires afin d’offrir un service de qualité à nos clients. Doit comprendre comment localiser l’équipement disponible sur chaque site.

5. Comprendre et mettre en œuvre les niveaux d’inventaire optimaux auprès des centres et des concessionnaires. Faire preuve de jugement professionnel et d’expérience, combinés à l’analyse des données, afin de déterminer les niveaux appropriés.

6. Doit connaître le taux d’utilisation de l’équipement à chaque emplacement de la société de marketing. Porter une attention particulière à la rotation de l’équipement ainsi qu’aux flottes de camionnettes et de camions.

Prendre les mesures nécessaires auprès de chaque emplacement dont le rendement est inférieur aux niveaux minimaux établis. Cela peut notamment comprendre des stratégies visant à former les employés des centres et des concessionnaires afin d’augmenter le nombre de transactions, ou à déplacer l’équipement vers un autre emplacement.

7. Communiquer et fournir des commentaires au gestionnaire régional des opérations (Area Field Manager – AFM), au gestionnaire du contrôle de la circulation (Traffic Control Manager – TCM) et au président de la société de marketing (Marketing Company President – MCP) concernant les emplacements U-Haul qui devraient être fermés en fonction de leur niveau de rendement.

8. Rencontrer et coordonner les activités avec le MCP, l’AFM et le TCM relativement au plan d’affaires de l’AFM dans la zone de marketing.

9. Prendre les mesures nécessaires pour s’assurer que l’équipement situé dans la zone géographique de la société de marketing est correctement immatriculé. Tenir à jour les dossiers d’immatriculation de l’équipement.

Vérifier les dates de renouvellement des immatriculations des camions, remorques, etc. de U-Haul et assurer le suivi de toutes les procédures nécessaires à leur renouvellement.

10. Analyser et utiliser les rapports, graphiques, tableaux et autres données statistiques afin de maximiser le nombre de transactions et l’utilisation de l’équipement.

11. Prendre les mesures nécessaires afin de s’assurer que les réservations des clients U-Haul sont honorées et que ceux-ci reçoivent un niveau de service élevé et constant.

REMARQUE

La ou les personnes affectées à ces tâches doivent posséder d’excellentes aptitudes en communication et en coordination et être capables de coordonner plusieurs activités simultanément.

La personne doit être capable de communiquer les politiques et procédures relatives à la gestion de l’équipement et des réservations aux concessionnaires, aux AFM, au personnel des centres et à toutes les autres personnes concernées.

OUTILS / COMPÉTENCES / EXIGENCES MENTALES

Le déroulement du travail et la nature des fonctions exigent une attention normale.

EXIGENCES PHYSIQUES

Vision des couleurs, perception de la profondeur, dextérité numérique, capacité auditive, capacité à soulever des charges (minimum de 5 lb, avec ou sans assistance), capacité à atteindre et manipuler des objets, vision, capacité à rester assis ou debout, communication verbale (utilisation du téléphone environ 95 % du temps quotidien), capacité à se tourner et à marcher.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Conditions de travail normales dans un environnement de bureau.

AUTRES EXIGENCES

Le poste exige de maintenir de bonnes pratiques d’entretien et de propreté dans l’aire de travail et de respecter toutes les règles et procédures de sécurité.

Tout accident ou toute blessure doit obligatoirement être signalé immédiatement au superviseur.

La personne doit maintenir des méthodes de production juste-à-temps (Just-in-Time) ainsi qu’un contrôle de la qualité à la source du travail effectué.

La personne doit lire les publications de l’entreprise, telles que « U-Haul News », les bulletins techniques de U-Haul et toute autre publication fournie par le superviseur, afin de comprendre l’objectif principal de service de U-Haul, soit :

« Fournir un produit et un service toujours meilleurs à un nombre toujours plus grand de personnes, à un coût toujours plus bas. »

La personne doit faire preuve d’intégrité et de discrétion afin de protéger les données confidentielles auxquelles elle a accès ou qu’elle obtient dans le cadre normal de ses fonctions.

Effectuer toute autre tâche connexe requise ou assignée, notamment participer à la récupération des biens et de l’équipement U-Haul perdus ou volés.

La personne affectée à ce poste peut être appelée à effectuer toute tâche liée au service à la clientèle.

MARS 2004
U-HAUL

JOB TITLE: RESERVATION CLERK REV: 7 JOB CODE: 3510

COMPANY: U-HAUL MARKETING COMPANIES (CANADA) EXEMPTION: HOURLY

PRIMARY FUNCTION: Under the direction of the Traffic Control Manager, responsible for coordinating and

ensuring that customer reservations are confirmed and scheduled at U-Haul centers and dealers.

Implement and execute the Daily Reservation Management Checklist with a thorough knowledge on the use

of Micro-Traffic. Balance equipment distribution between locations in a marketing company, geographic

area (route) and city. Use optimum inventories to ensure customers’ reservations are covered and

scheduled. Maximize equipment utilization. Must understand the Primary Service Objective (PSO) and the

direction it provides in performing the job of Reservation Manager. Perform all or several of the duties

listed below as directed or assigned. Note: Essential duties are not exhaustive and may be supplemented

as necessary.

ESSENTIAL DUTIES:

1. Must confirm receipt of all downloaded remote, same day/next day and RPR reservations with a dealer as the

preferred pickup locations within 24 hours of receipt.

2. Follow up with all centers and dealers the day prior to a customer’s reservation to ensure customer

is scheduled for a specific pickup time and location.

3. Must execute all facets of the Daily Reservation Management Checklist.

4. Utilize reports available through Micro-Traffic and coordinate with centers and dealers to create quality

service to our customers. Must understand how to find equipment utilizing equipment at site.

5. Understand and implement optimum inventory levels at both centers and dealers. Use of experienced

judgment along with analysis is required.

6. Must be aware of equipment utilization at each location within the marketing company. Pay specific attention

to the rotation, pick up and van fleets. Take action with each location that is performing below minimum

performance levels. (This may include strategies of teaching center and dealer team members from how to

increase their transactions to moving the equipment to another location.)

7. Communicate and provide feedback to the Area Field Manager (AFM), Traffic Control Manager (TCM) and

Marketing Company President (MCP) on U-Haul locations that need to be closed based on performance levels.

8. Meet and coordinate with MCP, AFM and TCM in regard to the AFM business plan in the marketing area.

9. Initiate steps to ensure that equipment within the marketing company geographical area is licensed. Maintain

equipment licensing records. Check renewal dates on U-Haul trucks, trailers, etc. and follow through on all

licensing procedures.

10. Analyze and act upon reports, graphs, charts and other statistical data to maximize transactions and

equipment utilization.

11. Act to ensure that U-Haul customers’ reservations are filled and that they receive a consistent high level of

service.

NOTE: The person(s) assigned to these tasks must have excellent communication and coordination skills and have

the ability to coordinate several activities at the same time. Must be able to communicate policies and procedures on

equipment handling and reservation to Dealers, AFMs, center personnel and all other concerned individuals.

TOOLS/SKILLS/MENTAL REQUIREMENTS: Flow of work and character of duties involve normal attention.

PHYSICAL DEMANDS: Color vision, depth perception, digital dexterity, hearing, lifting (min. 5 lbs. assisted or unassisted), reaching, seeing,

sitting, standing, talking (use telephone @ 95% daily) turning, walking.

WORK ENVIRONMENT: Usual office working conditions.

OTHER: Position requires the ability to maintain good housekeeping practices in the work area and comply with all safety rules and

procedures. It is mandatory that all accidents and injuries be reported immediately to supervisor.

Must maintain just-in-time production methods, along with total quality control at the source of the work being performed.

Must read company publications such as “U-Haul News”, U-Haul Technical newsletters, and other publications provided by supervisor

to understand U-Haul’s Primary Service Objective (to provide better and better product and service to more and more people at a lower and

lower cost.)

Must use integrity and discretion in safeguarding confidential data handled or obtained in the normal performance of duties.

Perform other related duties as required or assigned including to assist in the recovery of lost or stolen U-Haul property and

equipment. The person assigned to this job is subject to performing any duties relating to serving the customer.

MARCH 2004

U-HAUL®--A Drug-Free Environment!!

U-Haul Holding Company, and its family of companies including U-Haul International, Inc. (“U-Haul”), continually strives to create a culture of health and wellness. Consistent with applicable state law, U-Haul will not hire or re-hire individuals who use nicotine products.  The states in which U-Haul will decline to hire nicotine users are: Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas, Delaware, Florida, Georgia, Hawaii, Idaho, Iowa, Kansas, Maryland, Massachusetts, Michigan, Nebraska, Pennsylvania, Texas, Utah, Vermont, Virginia, and Washington. U-Haul has observed this hiring practice since February 1, 2020 as part of our commitment to a healthy work environment for our team.   

U-Haul is an equal opportunity employer. All applicants for employment will be considered without regard to race, color, religion, sex, national origin, physical or mental disability, veteran status, or any other basis protected by applicable federal, provincial, state or local law. Individual accommodations are available on requests for applicants taking part in all aspects of the selection process. Information obtained during this process will only be shared on a need to know basis.