Senior Officers - Grants and Compliance MIHR - Beni

A PROPOS DE IMA ET CORUS:

IMA World Health, qui fait partie de Corus International, est présent en République Démocratique du Congo depuis plusieurs années. Corus International est la société mère d'une famille d'organisations de classe mondiale qui s'efforcent de fournir les solutions holistiques et durables nécessaires pour mettre fin une fois pour toutes à l'extrême pauvreté. Nous sommes un leader mondial du développement international, avec 150 ans d'expérience combinée à travers nos marques. Nos filiales à but non lucratif et à but lucratif comprennent IMA World Health et sa marque de collecte de fonds Corus World Health, Lutheran World Relief, CGA Technologies, Ground Up Investing et Farmers Market Brands. Dans la RDC, Corus opère sous MA World Health. Nos plus de 800 employés dans le monde sont des experts dans leur domaine et se consacrent à aider les personnes les plus vulnérables du monde à briser le cycle de la pauvreté et à mener une vie saine.

À Corus, nous croyons que le bien ne fait que se renforcer et nous reflétons cette conviction dans notre culture d'entreprise. Nous valorisons le domaine d'expertise spécialisé de chaque employé et favorisons la croissance professionnelle. Nous promouvons un environnement de travail engageant et solidaire, dans lequel les employés se sentent habilités et motivés à innover, à apprendre et à collaborer. Et comme nos filiales fonctionnent souvent en partenariat, nos collaborateurs ont la possibilité de travailler au sein de notre famille d'entreprises.

MOMENTUM Integrated Health Résilience (MIHR), le projet qui recrute, est un projet financé par le Gouvernement Américain, est dirigé par IMA World Health et implémenté depuis 2021 en RDC, en collaboration avec d'autres ONG Internationales. Le projet met en œuvre un programme pour maintenir les soins de santé primaires (surtout ceux en faveurs des mères, des nouveaux nés et des enfants) dans les établissements de soins de santé (ESS) publiques et privés, et contribuer à lutter contre les épidémies. MIHR cible prioritairement les provinces de l'Est de la RDC, surtout celles qui sont plus à risques des épidémies et autres chocs qui peuvent impacter négativement la continuité des services essentiels.

RESUME DU POSTE :

Le/La Senior Officer- Grants & Compliance est un membre clé de l'équipe MIHR (Momentum integrated health resilience) en RDC. Sous la supervision du Grants and compliance Manager, Ce poste consiste à superviser et administrer le portefeuille des subventions et des sous-contrats du programme, tout en garantissant la conformité globale des projets avec les réglementations des donateurs ainsi qu'avec les lois applicables en RDC.

Le/La titulaire concevra et mettra en œuvre des systèmes pour assurer la transparence, la concurrence, la documentation appropriée, le suivi de la conformité et l'analyse des coûts. Fort(e) d'une expertise solide sur les règles et réglementations du Département d'État américain (DOS) et d'autres donateurs, il/elle fournira un soutien aux différentes fonctions du projet, y compris la sollicitation des contributions des spécialistes techniques pour la gestion et l'administration globales du portefeuille des sous-subventions. Il/Elle supervisera tous les aspects critiques du cycle de vie des subventions, de la phase pré-attribution à la phase post-attribution.

RESPONSABILITES :

Responsabilités générales :

• Garantir la conformité avec les réglementations fédérales américaines (USG) et les politiques/procédures d'IMA World Health en révisant et éditant les documents de passation de marchés selon les orientations lui fournies.
• Servir de ressource technique en répondant aux questions liées à la conformité et en conseillant sur divers sujets de conformité et les politiques d'IMA.
• Développer ou réviser les modèles de projets et les formulaires commerciaux annexes, selon les besoins.
• Participer à l'élaboration de politiques et de normes, et proposer des solutions créatives pour rationaliser les procédures opérationnelles.
• Assister dans le respect des obligations de rapport du gouvernement américain (USG), telles que la FFATA (Federal Funding Accountability and Transparency Act), et d'autres exigences, à la demande de l'équipe Subventions, Contrats et Conformité du siège.

Audits et conformité :

• Discuter des conclusions des audits et assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations.
• Assurer en continu la diffusion des politiques internes auprès du personnel, y compris les meilleures pratiques.
• Effectuer des contrôles ponctuels sur les éléments clés de conformité (passation de marchés, RH, finances et rapports).
• Examiner les listes de transactions pour s'assurer que les coûts sont allouables, raisonnables et conformes.
• Soutenir le suivi des budgets et les prévisions financières.

Exigences générales des donateurs :

• Mettre à jour les dossiers des subventions avec les dernières conditions.
• Former le personnel sur les nouvelles conditions des subventions et les tenir informés des mises à jour.
• Aider à surveiller les conditions des subventions et développer une base de données pour suivre les livrables clés, les échéances et autres problèmes de conformité.
• Veiller à ce que tous les processus de passation de marchés respectent les exigences du donateur.
• Participer activement aux processus de lancement et de clôture des sous-subventions.
• Élaborer un plan d'achat une fois que le plan de travail a été approuvé.
• Mettre à jour le registre des risques du projet selon les besoins.

Contrats :

• Préparation des contrats de location et de sous-location lorsque nécessaire.
• Rédaction des accords de service conformément au manuel des achats de Corus.
• Rédaction des mémorandums d'entente (MoU) pour examen par le département Subventions et Contrats du siège.
• Développement des Trackers de contrats pour les contrats actifs et notification au superviseur en cas de besoin de renouvellement.
• Suivi de la performance des prestataires de services engagés.

Gestion des sous-récipiendaires :

• Établir et maintenir des systèmes et procédures pour le processus d'engagement des sous-récipiendaires .
• Mettre en place des systèmes pour des appels d'offres ouverts conformément aux règles et réglementations du gouvernement américain (USG).
• Réaliser des évaluations pré-attribution des sous-récipiendaires avant l'octroi des accords de subvention, avec un accent sur l'examen financier et opérationnel. Identifier les domaines d'amélioration pour les partenaires et les intégrer dans leurs plans de mise en œuvre.
• Développer des plans de renforcement des capacités en fonction des domaines d'amélioration identifiés et aider les partenaires à atteindre ces objectifs.
• Examiner toutes les descriptions de programme et les exigences à intégrer dans les subventions et accords de sous-subvention proposés par le personnel technique pour s'assurer de leur cohérence, exactitude et conformité avec les politiques d'IMA et les réglementations des donateurs.
• Servir de liaison avec les sous-récipiendaires , y compris l'acheminement de leurs factures au Chef de Projet (COP) pour approbation avant paiement.
• Garantir l'exactitude de la comptabilité et des rapports financiers des partenaires, ainsi que l'allocation budgétaire appropriée, la raisonnabilité des dépenses et leur admissibilité conformément aux réglementations des donateurs.
• Autres responsabilités assignées.

Rôle de supervision : tbd

Formation et expérience :

Qualifications minimales requises :

• Diplôme universitaire en finance, comptabilité ou domaine connexe. Un diplôme avancé (master) est un atout.
• Certification professionnelle (CPA, ACCA, CA, etc.) et appartenance à un ordre comptable reconnu requis.

Connaissances et expérience professionnelle :

• Minimum de 5 ans d'expérience progressive dans la négociation, l'attribution et la gestion de subventions dans le cadre de contrats et sous-subventions, en particulier celles financées par le Département d'État américain (DOS).
• Solides compétences diplomatiques, y compris la capacité à gérer efficacement une variété de relations internes et externes, en particulier avec les contractants et les bénéficiaires de subventions.
• Capacité à être flexible et à bien travailler sous pression dans un environnement d'équipe dynamique.
• Maîtrise des outils informatiques : MS Word, Excel, messagerie électronique et logiciels de navigation internet. Connaissance des logiciels de comptabilité des fonds (un atout).

Compétences et aptitudes techniques :

• Excellentes compétences en leadership, diplomatie, analyse et organisation.
• Capacité démontrée à travailler de manière autonome et en équipe, à évaluer les priorités et à gérer plusieurs activités avec attention aux détails, tout en respectant des délais serrés sous pression.
• Expérience significative dans le développement et la négociation de divers accords et contrats, avec une approche de résolution créative de problèmes.
• Expérience dans le renforcement des capacités des organisations locales pour se conformer aux exigences et réglementations du gouvernement américain (USG) (un atout).
• Excellentes compétences en communication, à l'écrit comme à l'oral, et capacité à présenter devant des groupes de toutes tailles.

AUTRES TACHES :

Cette description de poste n'est pas conçue pour couvrir ou contenir une liste exhaustive des activités, tâches ou responsabilités. Les tâches, responsabilités et activités peuvent changer à tout moment, avec ou sans préavis. Tous les postes sont tenus d'effectuer toute tâche supplémentaire assignée par le superviseur.