Über uns

Jetzt Teil der Denkmalstadt GmbH werden – ehemals Überseeinsel GmbH
 
2018 gründeten wir die Überseeinsel GmbH, um das ehemalige Kellogg´s-Areal in ein neues Stadtviertel zu verwandeln. Bis heute sind wir stark gewachsen und haben unser Wirkungsfeld ausgeweitet. 
 
Jetzt gehen wir den nächsten Schritt: Mit der denkmalstadt GmbH realisieren wir außergewöhnliche Neubauten, widmen historische Gebäude um und halten eigenen Bestand – in Bremen, national und international. 
Wir finden neue Lösungen für nachhaltiges Bauen, für das Leben in Städten und Quartieren sowie für autofreie und grüne Stadtentwicklung. Eigenverantwortung geht bei uns über Hierarchie und Ideen über Konventionen. Denk mal die Stadt neu – mit uns! 
 
Unsere Büros in Bremen liegen mitten in unserem Plangebiet auf der Überseeinsel, in der Überseestadt und direkt an der Weser. Von hier aus erreichen wir alle Bauprojekte in Bremen quasi „zu Fuß“ und koordinieren und bewirtschaften weitere Projekte und Objekte auf Norderney, Rømø und Borkum, in Hamburg, Hannover und Lübeck. So können wir dir eine langfristige berufliche Perspektive mit viel Abwechslung bieten. Dazu gibt es ein Team aus jungen und erfahrenen Mitarbeitenden, das sich gegenseitig unterstützt – und natürlich ein attraktives Gehalt und zusätzliche Benefits.
 
In unserem Team arbeiten Projektentwicklerinnen im Bau- und Infrastrukturbereich, Architekt:innen, TGAs, Immobilienkaufleute, Haustechniker:innen, Buchhalter:innen und Verwaltungskräfte. 
 
Zur Verstärkung unseres Bremer Teams suchen wir dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als
Teamassistenz für unsere Projektbereiche - Planung & Konstruktion / Bau (m/w/d) 

Deine Position – gestalte die Zukunft unserer Projekte

In dieser vielseitigen Rolle unterstützt du unsere projektbezogenen Bereiche in organisatorischen, kaufmännischen und administrativen Themen. Du koordinierst Termine, Reisen, Veranstaltungen und projektbezogene Unterlagen, unterstützt bei Ausschreibungs-, Vergabe- und Abstimmungsprozessen und bist eine wichtige Schnittstelle zwischen Teams, internen Bereichen und externen Ansprechpersonen.
 
Deine Aufgaben:
 
Terminmanagement & Koordination 

• Organisation und Koordination von Besprechungsterminen für Mitarbeitende und Teams, auch unter Einbindung mehrerer Stakeholder
• Terminmanagement für die Abteilungsleitung, einschließlich Kalenderpflege und Bearbeitung interner sowie externer Terminanfragen
• Koordination von Mitarbeitendengesprächen
• Vor- und Nachbereitung von Projektbesprechungen, Baubesprechungen und Abstimmungsterminen

 
 Reise- und Veranstaltungsorganisation 

• Planung und Organisation von Dienstreisen, z. B. Messebesuchen, für Mitarbeitende
• Organisation interner Teamveranstaltungen für die Bereiche Planung & Konstruktion und Bau 
• Mitwirkung bei der Planung größerer interner Firmenveranstaltungen, z. B. Projektabschlüsse
• Erstellung und Pflege von Gästelisten, z. B. für Veranstaltungen oder Weihnachtskarten

 
Projektunterstützung im Bau- und Planungsumfeld

• Unterstützung der Projekt- und Bauleitung bei organisatorischen und administrativen Themen
• Mitwirkung bei Ausschreibungs- und Vergabeprozessen
• Unterstützung bei der Pflege und Nachverfolgung von Kosten-, Termin- und Statusübersichten
• Unterstützung bei Abstimmungen mit Behörden, externen Stellen und Projektbeteiligten

 
 Führungen & externe Anfragen 

• Zentrale Ansprechpartner:in für Führungs- und Veranstaltungsanfragen im Unternehmen 
• Eigenständige Organisation und Koordination von Führungen 
• Abstimmung interner Zuständigkeiten 
• Weitergabe abrechnungsrelevanter Informationen zu Führungen und externen Veranstaltungen an die Buchhaltung

 
 Versicherungsmanagement für Bauprojekte

• Hauptansprechpartner:in für Versicherungen im Bereich Bauprojekte 
• Teilnahme an Terminen gemeinsam mit den zuständigen Mitarbeitenden
• Einholung von Versicherungsangeboten in Abstimmung mit den Teams 
• Sicherstellung eines vollständigen und aktuellen Versicherungsstatus 
• Vorbereitung entscheidungsreifer Unterlagen  

 
Kaufmännische & administrative Unterstützung 

• Sammlung und Weitergabe von Kreditkartenbelegen an die Buchhaltung 
• Beantragung von Kreditkarten, Baustellenausweisen und weiteren relevanten Unterlagen
• Abschluss und Koordination von Strom- und Internetverträgen, z. B. für Projektstandorte 
• Unterstützung bei abrechnungsrelevanten Themen, z. B. Veranstaltungen

 
Einholung & Verwaltung projektbezogener Unterlagen 

• Einholung projektbezogener Unterlagen, insbesondere:
  • Creditreform-Auskünfte zur Bonitätsprüfung von Gewerken
  • Grundbuch- und Baulastenauskünfte 
  • Liegenschafts- und Flurkarten
• Strukturierte Ablage und Dokumentation  

 
Vertrags- und Vorlagenmanagement 

• Erstellung und Weiterentwicklung von Vorlagen, z. B. für:
  • Handlungsvollmachten 
  • Beauftragungsschreiben 
  • Architekten- und Ingenieurverträge
• Mitwirkung bei der Erstellung von Architekten- und Ingenieurverträgen, insbesondere durch: 
  • Korrekturlesen 
  • Formatierung und Standardisierung
• Unterstützung bei Beauftragungen von Gewerken für die Teams 

 
Kommunikation & Schnittstellenfunktion 

• Weitergabe relevanter Informationen und Änderungen an die Abteilungen 
• Schnittstellenfunktion zwischen verschiedenen internen Bereichen sowie externen Ansprechpersonen 
• Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Bereichen, z. B. Geschäftsführung, Buchhaltung, Marketing, Empfang und IT
• Abstimmung mit dem Marketing, z. B. zu Broschüren, Messen und regelmäßigen Besprechungen

 
Prozessmanagement & Organisationsentwicklung 

• Aktive Mitarbeit im Prozessteam zur Entwicklung und Optimierung von Unternehmensprozessen
• Eigenständige Identifikation von Verbesserungspotenzialen, z. B. in der Empfangsorganisation
• Mitgestaltung und Optimierung von Standards und Abläufen, z. B. bei Briefvorlagen

 
Projekte & Sonderthemen 

• Mitwirkung beim Büro-Umzug sowie Koordination organisatorischer Aufgaben im Rahmen des Umzugs
• Mitarbeit bei der Einführung neuer Softwarelösungen als Schnittstelle zwischen IT und Teams sowie Begleitung des Rollouts  
• Mitwirkung bei der Einführung eines Adressverwaltungsprogramms

 
Vertrauens- und Unterstützungsfunktion für die Abteilungsleitung 

• Enge Zusammenarbeit mit der Abteilungsleitung 
• Übernahme einer vertretungsnahen Funktion, z. B. durch Nennung in Abwesenheitsnotizen
• Eigenständige Übernahme und Koordination zentraler organisatorischer Themen 
• Unterstützung bei operativen und organisatorischen Entscheidungen 

Dein Profil – das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Büromanagement, in der Immobilienwirtschaft, im Bau- oder Projektumfeld oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Assistenz-, Verwaltungs-, Projektassistenz- oder Back-Office-Funktion, idealerweise mit Bezug zu Bau, Planung, Immobilien, Projektentwicklung oder Architektur
• Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein gutes Gespür für Prioritäten
• Freude an organisatorischen Aufgaben, Terminabstimmungen und der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel und Erfahrung mit digitalen Ablagesystemen wie SharePoint ist von Vorteil
• Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten im Umgang mit internen und externen Kontakten
• Interesse an Bau- und Planungsprojekten sowie Bereitschaft, sich in projektbezogene, kaufmännische und versicherungsbezogene Themen einzuarbeiten
• Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unterlagen und Informationen
• Selbstständige Arbeitsweise, Eigeninitiative und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Lust, Prozesse, Standards und organisatorische Abläufe aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln

Was wir Dir bieten

Die denkmalstadt GmbH bietet Dir eine langfristige Perspektive mit einer verantwortungsvollen und vielseitigen Tätigkeit. Werde Teil unseres Teams und gestalte die Zukunft aktiv mit!
 
Deine Vorteile bei uns: 

• Flexibles Arbeiten: Möglichkeit des mobilen Arbeitens nach Absprache im Team sowie flexible Arbeitszeiten mit einer Kernarbeitszeit für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Finanzielle Vorteile: Attraktive Vergütung sowie die Möglichkeit, vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge zu nutzen
• Gesundheit & Mobilität: Firmenfitness, BusinessBike, Zuschuss zur Bildschirmbrille sowie Zugang zu einer betrieblichen Sozialberatung
• Mitarbeiterangebote: Zugang zu Vorteilsportalen (z. B. Corporate Benefits) und regionalen Gutscheinsystemen
• Exklusive Kooperationen: Vergünstigungen bei ausgewählten Gastronomiebetrieben, Sonderkonditionen bei Hotelübernachtungen in der Guldsmeden-Gruppe sowie ermäßigter Eintritt für die Nutzung unserer Eislaufbahn
• Extras mit Spaßfaktor: Mitarbeiterevents und gemeinsame Feierabendrunden
• Karriere & Entwicklung: Individuelle Weiterbildungsangebote und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten
• Gestaltungsspielraum: Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und viel Eigenverantwortung
• Teamspirit: Ein engagiertes Team, das gegenseitige Unterstützung und partnerschaftliche Zusammenarbeit lebt
• Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter: Attraktive Prämie bei erfolgreicher Empfehlung neuer KollegInnen

Jetzt bist Du dran! 

Hast Du Lust, mit uns die Zukunft zu gestalten?
 
Bewirb dich in nur wenigen Minuten – ein Lebenslauf wäre super, ein Anschreiben kein Muss aber gern gesehen. 
   
Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!