Werkstudent:in (m/w/d) - Operations Assistant

Werkstudent:in (m/w/d) – Operations Assistant & Junior AI Ops

100 % Remote | bis zu 20 Std./Woche

Du bist gut darin, Dinge wirklich zu Ende zu bringen?

Für gartenAI suche ich eine Werkstudentin oder einen Werkstudenten, der direkt mit mir als Gründer zusammenarbeitet und dafür sorgt, dass im operativen Alltag nichts zwischen Meetings, E-Mails, Aufgaben, Reisen und administrativen Prozessen verloren geht.

Die Rolle verbindet Founder Operations mit moderner AI-gestützter Arbeitsweise.

Du hältst Aufgaben und Follow-ups sauber, bereitest Entscheidungen vor, organisierst Reisen und administrative Vorgänge und erkennst selbst, wenn irgendwo Informationen fehlen oder ein Vorgang hängen bleibt.

Dabei bekommst du keine kleinteilige To-do-Liste für jeden Arbeitsschritt.

Du bekommst ein gewünschtes Ergebnis, klare Verantwortungsbereiche und Guardrails – und übernimmst innerhalb dieses Rahmens Ownership.

Wenn du zusätzlich Spaß daran hast, Prozesse mit AI und Automatisierungen besser zu machen, kannst du dich zunehmend in Junior AI Ops entwickeln.

## Aufgaben

**OPERATIONS & OWNERSHIP**

Du sorgst dafür, dass offene Vorgänge tatsächlich geschlossen werden.

Wenn dir für eine Aufgabe Informationen fehlen, wartest du nicht, bis jemand danach fragt: Du beschaffst die Informationen, stellst konkrete Rückfragen oder eskalierst frühzeitig.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Aufgaben und Follow-ups aus Meetings, E-Mails und Abstimmungen in Notion sauber nachhalten
• Verantwortliche, Fristen, Status und nächste Schritte aktuell halten
• offene Vorgänge selbstständig verfolgen und bei Risiken frühzeitig eskalieren
• Meetings operativ nachbereiten und Action Items in belastbare Tasks überführen

**KOMMUNIKATION & INBOX**

Du unterstützt bei der Triage der geschäftlichen Kommunikation.

Du erkennst, was nur Information ist, wo Handlungsbedarf besteht und wo eine schnelle Entscheidung notwendig ist.

Bei externer Kommunikation arbeitest du sorgfältig und professionell und prüfst vor dem Versand Empfänger, Inhalt, Anhänge, Termine und Zusagen.

**REISEN & ADMINISTRATION**

Du organisierst Reisen und Termine anhand definierter Kriterien und hältst die dazugehörigen Informationen und Folgeaufgaben sauber.

Nach einer Reise endet deine Verantwortung nicht bei der Buchungsbestätigung: Auch Reisekosten, Belege und offene Nachbereitung gehören zum Vorgang.

**FINANCE OPERATIONS**

Du unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung und administrativen Abläufen rund um Lexware Office, Fileee und Reisekosten.

Dabei gilt: Du bereitest Vorgänge sauber vor und erkennst Unstimmigkeiten – Freigaben und sensible finanzielle Entscheidungen bleiben beim Inhaber.

**AI OPS & AUTOMATION**

Wir verwenden AI nicht als Spielzeug, sondern als Werkzeug.

Wenn ein wiederkehrender Prozess automatisiert, vereinfacht oder robuster gemacht werden kann, sollst du das erkennen und Verbesserungsvorschläge machen.

Mit zunehmender Erfahrung kannst du eigene kleine Automatisierungen, AI-Workflows, Research-Aufgaben und interne Tools übernehmen.

## Qualifikation

Was du mitbringen solltest

**OWNERSHIP**

Wenn du eine Aufgabe übernimmst, übernimmst du auch Verantwortung dafür, dass sie vorankommt.

Du wartest nicht bis zur Deadline, um mitzuteilen, dass etwas fehlt oder nicht funktioniert.

Du hältst andere selbstständig auf dem Laufenden und verfolgst offene Punkte bis zum Abschluss.

**SORGFALT**

Eine falsch gebuchte Reise, eine übersehene Frist oder eine ungenaue externe E-Mail kann reale Auswirkungen haben.

Deshalb arbeitest du sorgfältig, prüfst deine Ergebnisse und fragst frühzeitig nach, wenn etwas unklar ist.

**SELBSTORGANISATION**

Du arbeitest überwiegend remote und organisierst deine Arbeitszeit eigenständig neben deinem Studium.

Gesundheit und Studium haben ausdrücklich Vorrang. Im Gegenzug erwarten wir transparente Kommunikation über deine Verfügbarkeit und frühzeitige Hinweise, wenn deine Kapazität nicht ausreicht.

**TECH-AFFINITÄT**

Du bewegst dich sicher in digitalen Tools und arbeitest dich schnell in neue Systeme ein.

Notion, Google Workspace und AI-Tools sollten für dich keine Hürde darstellen.

Erfahrung mit Automatisierung, Programmierung oder Daten ist ein Plus – aber wichtiger ist, dass du Prozesse verstehst und verbessern möchtest.

**KOMMUNIKATION**

Du kannst dich auf Deutsch sehr sicher und professionell ausdrücken.

Englische Dokumentation und technische Inhalte stellen für dich ebenfalls kein Problem dar.

**BACKGROUND**

Idealerweise studierst du Informatik, Data Science, Software Engineering, Wirtschaftsinformatik oder einen vergleichbaren Studiengang.

Der konkrete Studiengang ist für uns weniger wichtig als deine Arbeitsweise.

## Benefits

Was du bei uns bekommst

**Direkte Zusammenarbeit mit dem Gründer**

Du arbeitest nicht über mehrere Managementebenen, sondern direkt mit Patrik Garten, AI Solution Architect und Gründer von gartenAI.

Dadurch bekommst du unmittelbaren Einblick in Consulting, AI-Projekte, Unternehmensaufbau und operative Entscheidungen.

**Hohe Eigenständigkeit**

Wir messen nicht, ob du von 09:00 bis 17:00 online bist.

Du organisierst deine Arbeit weitgehend selbstständig innerhalb klarer Verantwortlichkeiten, Deadlines und Kommunikationsregeln.

**Remote & studienfreundlich**

Die Rolle ist für dein Studium ausgelegt.

Gesundheit und Studium haben Vorrang und deine Arbeitszeit lässt sich weitgehend flexibel organisieren.

**Moderner Arbeitsstack**

Wir arbeiten unter anderem mit Notion, Google Workspace, Lexware Office, Fileee, Clockodo und verschiedenen AI-Tools.

Du sollst diese Systeme nicht nur bedienen, sondern mit der Zeit auch hinterfragen und verbessern.

**Entwicklung Richtung AI Ops**

Wenn dein operatives Fundament zuverlässig sitzt, kannst du zunehmend Prozesse automatisieren, AI-Workflows testen und kleinere technische Aufgaben übernehmen.

**Langfristige Perspektive**

Wenn die Zusammenarbeit funktioniert und du Verantwortung übernehmen möchtest, kann sich aus der Werkstudentenrolle deutlich mehr entwickeln.

gartenAI ist ein kleines, technologiegetriebenes Unternehmen für AI Solutions, Software Engineering und Automatisierung. Wir arbeiten remote, eigenverantwortlich und mit klaren Verantwortlichkeiten.

Tools und AI sollen Arbeit vereinfachen – nicht zusätzliche Komplexität erzeugen. Wenn du eine Aufgabe übernimmst, erwarten wir deshalb, dass du sie aktiv vorantreibst, offene Punkte selbst erkennst, Blocker früh kommunizierst und Ergebnisse sauber dokumentierst.

Dafür bekommst du viel Vertrauen, direkten Einblick in den Unternehmensalltag und die Möglichkeit, mit wachsender Erfahrung zunehmend Verantwortung und technische Themen zu übernehmen.