Contract Administator (w/m/d) im Bereich Medizintechnik

Join us in pioneering breakthroughs in healthcare. For everyone. Everywhere. Sustainably.

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Als Contract Administrator (w/m/d) bei Varian übernehmen Sie eine wichtige Rolle in der operativen Abwicklung unserer Kundenaufträge und Serviceverträge. Sie stellen sicher, dass verkaufte Systeme und Leistungen termingerecht verarbeitet, dokumentiert und an unsere Kund*innen geliefert bzw. abgerechnet werden. Dabei arbeiten Sie eng mit internen Schnittstellen zusammen und tragen dazu bei, dass unsere Prozesse von der Auftragserfassung bis zur Lieferung effizient, transparent und kundenorientiert ablaufen.

 Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Sie prüfen Kundenaufträge und kommerzielle Vertragsbedingungen und stellen sicher, dass alle relevanten Informationen vollständig und korrekt vorliegen.
• Sie erfassen und pflegen Sales Orders im SAP-System und begleiten den administrativen Prozess von der Auftragserfassung bis zur Lieferung bzw. Abrechnung.
• Sie erstellen und versenden kundenbezogene Korrespondenz, Rechnungen sowie relevante Auftrags- und Lieferdokumente.
• Sie koordinieren Backlog-Aktivitäten, z. B. Purchase Orders, Liefertermine und offene Punkte, in enger Abstimmung mit internen Schnittstellen und gemäß den vertraglichen Vereinbarungen.
• Sie initiieren den Transport von Equipment, erstellen die erforderlichen Versanddokumente und stellen sicher, dass Lieferungen effizient und termingerecht an den Kundenstandort erfolgen.
• Sie kontrollieren Sales Orders im Hinblick auf interne Varian/VMS-Prozesse und unterstützen den Freigabeprozess mit den relevanten internen Stellen.
• Sie prüfen und koordinieren Rechnungen externer Lieferanten und Subunternehmer im Rahmen der jeweiligen Aufträge.

Ihre Qualifikationen und Erfahrungen:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung/Studium
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in der Auftragsabwicklung, Order Processing, Customer Service Administration oder einer vergleichbaren administrativen Funktion mit.
• Sie haben Erfahrung in der Koordination von Projekten oder Kundenaufträgen – von Auftragseingang über Lieferung bis hin zur Abnahme bzw. Abrechnung.
• Sie verfügen über ein gutes Verständnis internationaler Versand-, Transport- und Lieferprozesse.
• Sie arbeiten strukturiert, planen vorausschauend und behalten auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick.
• Sie kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch und arbeiten gerne in bereichsübergreifenden Teams.
• Sie bringen gute Kenntnisse in MS Office mit; Erfahrung mit SAP ist wünschenswert.

#LI-OS1

#LI-Hybrid

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