Order Management Coordinator – Customer Service NL

Over Thermon

Thermon is een gediversifieerd technologiebedrijf en wereldwijd marktleider op het gebied van industriële procesverwarming, temperatuurbehoud, milieumonitoring en oplossingen voor tijdelijke stroomdistributie. Wij leveren technische oplossingen die bijdragen aan veiligheid, betrouwbaarheid en efficiëntie en onze klanten meer inzicht geven in hun bedrijfsprocessen, met als doel de totale eigendomskosten zo laag mogelijk te houden.

Thermon biedt meer dan 250 producten, softwareoplossingen en diensten aan via verschillende merken. Ons aanbod varieert van boilers, verwarmingsoplossingen voor transport en liquid load banks tot tubing bundles en heat tracing.

Onze oplossingen spelen een belangrijke rol in de betrouwbaarheid van kritieke infrastructuur. Van chemische installaties en complexe spoor- en transportnetwerken tot energieopwekking: wij ontwikkelen oplossingen die zorgen voor optimale bedrijfsvoering, bescherming van kritieke bedrijfsmiddelen en maximale efficiëntie.

We hechten veel waarde aan het succes van onze klanten, het welzijn van onze medewerkers en de betrouwbaarheid van ieder product dat we ontwerpen. Veiligheid en integriteit staan daarom centraal in alles wat we doen. Door samen te werken combineren we jarenlange expertise met de kracht van een betrouwbaar wereldwijd team en werken we nauw samen met onze klanten.

We transfer the warmth needed to make life work.

Over de functie

Als Order Management Coordinator maak je deel uit van ons Customer Service-team in Pijnacker. Binnen Customer Service werken Order Management en Inside Sales nauw samen. Beide teams hebben hun eigen aandachtsgebied, maar vormen samen één Customer Service-team.

Je bent verantwoordelijk voor het coördineren en verwerken van nationale en internationale verkooporders en kleinere projecten en zorgt ervoor dat onze klanten gedurende het gehele orderproces goed worden geholpen en geïnformeerd. Je rapporteert aan de Order Management Supervisor.

Ons uiteindelijke doel is duidelijk: de klant is en blijft goed geïnformeerd over zijn order en de bestelling wordt op tijd geleverd.

Wat ga je doen?

• Verwerken van orders van klanten, vertegenwoordigers, buitenlandse vestigingen en interne klanten
• Coördineren en waar nodig versnellen van materiaalleveringen en bijbehorende documentatie
• Klanten telefonisch en per e-mail informeren over onder andere productbeschikbaarheid, orderstatus, trackinginformatie, speciale prijzen, credits, verzendmethoden, foutieve leveringen, klantaccounts, wijzigingen en correcties en RMA's (Return Material Authorization)
• Nauw samenwerken met je collega's binnen Customer Service en met Sales om klanten goed geïnformeerd te houden en ervoor te zorgen dat orders volgens planning verlopen
• Afstemmen met verschillende afdelingen over levertijden
• Samenwerken met Engineering en lokale en internationale projectmanagers
• Het overzicht behouden over het gehele orderproces, waarbij de behoeften van de klant centraal blijven staan
• Dagelijks verwerken en archiveren van facturen, inclusief creditnota's
• Onderhouden en actualiseren van alle verzenddata in het ERP-systeem
• Fungeren als aanspreekpunt voor de afhandeling van klachten van klanten

Wat breng je mee?

• Je neemt initiatief en bent proactief in het signaleren van problemen en het opvolgen van orders en klantvragen, zonder dat iemand je daarvoor achter de broek hoeft te zitten
• Je bent een echte teamspeler en werkt gemakkelijk samen met collega's binnen Customer Service, Sales en andere afdelingen
• Je hebt uitstekende kennis van MS Office
• Je hebt ervaring met ERP-systemen; wij werken met Microsoft Dynamics AX
• Je hebt bij voorkeur basiskennis van Incoterms en import- en exportdocumentatie
• Voor deze functie is een goede beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal vereist, omdat je dagelijks in beide talen communiceert met klanten en collega's.

Wat bieden wij?

• Een bruto maandsalaris tussen €3.000 en €4.000 op basis van een 40-urige werkweek
• De mogelijkheid om hybride te werken: maximaal 1 dag per week vanuit huis, in overleg met je manager
• Een bonus van maximaal 5,25%, afhankelijk van het behalen van de bedrijfsdoelstellingen
• 31 vakantiedagen per jaar, inclusief 6 ADV-dagen
• Een goede pensioenregeling
• Een reiskostenvergoeding van €0,25 per kilometer en een thuiswerkvergoeding van €3 per thuiswerkdag