Administrador de Oficina - Facturacion

Administrador(a) de Oficina – Facturación
Scientific Safety Alliance | Departamento de Refrigeración
Bayamón, Puerto Rico · Presencial · Tiempo completo

En Scientific Safety Alliance (SSA) buscamos una persona que dé seguimiento a cada orden de servicio, desde que se coordina la visita del técnico hasta que se factura el trabajo y se recibe el pago. Si tienes experiencia en facturación, cobros o coordinación de servicios y te gusta organizar el trabajo de una oficina, queremos conocerte.

Trabajarás con el supervisor de Refrigeración, los técnicos de campo, Finanzas y nuestros clientes. Reportarás al gerente de Operaciones y recibirás adiestramiento sobre los equipos, la terminología y los procesos del departamento. Puedes solicitar aunque vengas de otra industria.

Qué harás

• Revisar órdenes de servicio, órdenes de compra y documentos de respaldo. Preparar y enviar las facturas el mismo día cuando la documentación esté completa.
• Dar seguimiento a cuentas por cobrar, documentar compromisos de pago y referir discrepancias a Finanzas o al supervisor.
• Actualizar en Excel el estatus de los trabajos, identificar servicios completados pendientes de facturar y preparar resúmenes para el supervisor.
• Revisar y aprobar registros diarios de horas y solicitudes de cambio. Aclarar diferencias antes del cierre de nómina y comunicar al supervisor posibles situaciones de horas extra.
• Coordinar visitas de servicio con clientes y técnicos, dar seguimiento a órdenes pendientes de firma y recopilar precios e información para cotizaciones.
• Mantener al día los expedientes del departamento, los registros de vehículos y el inventario de herramientas, piezas y materiales. Coordinar verificaciones y solicitudes de compra según sea necesario.

Qué necesitas

• Diploma de escuela superior o equivalente. Se prefiere grado asociado en Administración de Empresas, Contabilidad, Administración de Oficinas o un campo relacionado.
• Al menos tres años de experiencia en administración, facturación, cuentas por cobrar, apoyo a nómina, coordinación de servicios u operaciones de oficina. Consideramos combinaciones equivalentes de educación y experiencia.
• Manejo práctico de Excel, incluidos filtros, tablas, fórmulas básicas y reconciliación de datos. También utilizarás Word, Outlook y Teams.
• Capacidad para comunicarte con clientes y compañeros en español e inglés, manejar información confidencial y dar seguimiento a varias solicitudes con fechas límite.
• Licencia de conducir vigente de Puerto Rico y transportación confiable para gestiones de trabajo en Bayamón. El puesto requiere visitas ocasionales a las áreas de vehículos e inventario y capacidad para levantar hasta 25 libras.

Experiencia que valoramos

Experiencia administrativa en compañías de servicios de campo, HVAC, construcción, mantenimiento o facilidades. También valoramos el manejo de NetSuite u otros sistemas de contabilidad, inventario u órdenes de trabajo, así como experiencia con clientes de industrias reguladas.

Beneficios

Plan médico, dental y de visión, plan 401(k) con aportación patronal, programa de participación de empleados en la propiedad de la compañía y adiestramiento en el puesto.