Gerente de Oficina

 

Este documento es propiedad intelectual para uso exclusivo de Bionuclear of Puerto Rico, Inc. y/o sus afiliadas. Su reproducción, distribución, alteración,

divulgación o cualquier otro uso sin autorización previa y explícita del departamento de Recursos Humanos está terminantemente prohibido.

 

 

Página 1 de 5 Actualizado: 10/29/2026

 

 

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

 

DESCRIPCIÓN DE PUESTO

Nota general: La utilización en este documento de los términos “empleado” y “supervisor”, así como todo artículo, adjetivo y

pronombre correspondiente, es genérica e incluye tanto al sexo femenino como al masculino.

DATOS GENERALES DEL PUESTO

TÍTULO DEL PUESTO GERENTE DE OFICINA

DIVISIÓN / DEPARTAMENTO GOBERNANZA / ADMINISTRACIÓN

SUPERVISOR INMEDIATO DIRECTOR(A) EJECUTIVO DE RECURSOS HUMANOS

CLASIFICACIÓN EXENTO

NATURALEZA DEL PUESTO

Supervisar, coordinar y guiar todas las funciones y actividades administrativas y estructurales de las oficinas.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES DEL PUESTO

1. Supervisar, coordinar o facilitar las tareas requeridas para la limpieza, mantenimiento y el

funcionamiento adecuado de las utilidades, equipos de oficina e instalaciones físicas de la empresa y

compañías relacionadas. Esto incluye, pero no se limita a:

a. Reparación, mantenimiento y buen funcionamiento de los aires acondicionados y neveras de

las oficinas.

b. Trabajos de construcción, reconstrucción, reparación y mantenimiento de las oficinas y

estructuras, sellados de techos, estacionamientos, alrededores de los edificios y áreas comunes.

c. Asegurar el mantenimiento, funcionamiento y disponibilidad de uso de las utilidades, tales

como agua y electricidad, incluyendo las fuentes alternas, entiéndase: Cisternas y generadores

o plantas eléctricas y el suplido de combustible para su funcionamiento ininterrumpido.

d. Supervisar y monitorear el funcionamiento adecuado de los equipos y muebles de la cocina, así

como de los baños de la empresa.

e. Coordinar y supervisar los servicios de fumigación, suplidos de café, máquinas de estipendio de

alimentos (“vending machines”), seguridad (guardias de seguridad), jardinería, pintura,

embellecimiento y ornato.

f. Velar por el adecuado mantenimiento, orden y condiciones estéticas de las oficinas, mobiliario,

equipos, materiales, estructuras físicas y áreas exteriores, asegurando que se conserven en buen

estado, funcionales y libres de riesgos para la salud y seguridad de los empleados, visitantes y

demás constituyentes.

2. Monitorear el sistema de requisiciones de materiales de los empleados y asegurar el suministro

puntual de materiales de oficina, equipos, muebles y apoyo para mudanzas según le sea requerido.

3. Coordinar y ejecutar o supervisar la coordinación y ejecución, puntual y eficiente de las gestiones

requeridas para conferencias, convenciones, presentaciones y reuniones. Esto incluye, pero no se limita a:

La limpieza, organización y preparación de los salones de conferencias, asignación y disponibilidad de los

estacionamientos para los visitantes, alimentos, meriendas y bebidas correspondientes, así como el

recogido, limpieza y organización de los salones posterior al evento.

4. Administrar la caja menuda (“Petty Cash”) asignada en cumplimiento con las políticas y procedimientos

corporativos.

5. Asignar a los empleados y velar por el buen uso de los estacionamientos.

 

 

 

Este documento es propiedad intelectual para uso exclusivo de Bionuclear of Puerto Rico, Inc. y/o sus afiliadas. Su reproducción, distribución, alteración,

divulgación o cualquier otro uso sin autorización previa y explícita del departamento de Recursos Humanos está terminantemente prohibido.

 

 

Página 2 de 5 Actualizado: 10/29/2026

 

6. Monitorear que los accesos a nuestros estacionamientos e instalaciones físicas operen en óptimas

condiciones y hacer las coordinaciones requeridas para que los portones se abran y cierren según las

necesidades operacionales.

7. Mantener organizados y al día los archivos de Administración.

8. Proteger la integridad de los datos y el flujo normal de las operaciones, manejando y manteniendo

bajo estricta confidencialidad toda información sensitiva y confidencial que no sea publicada y/o que

no deba estar accesible a otras personas, sin la previa y debida autorización explícita del miembro

correspondiente del ELT.

9. Administrar la flota de vehículos corporativos, incluyendo, pero sin limitarse a:

a. Conseguir los sellos, monitorear y mantener al día las cuentas de Auto Expreso.

b. Monitorear los mantenimientos y asegurar que se hagan las inspecciones de los vehículos para

asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos.

c. Asegurar que se realicen las inspecciones de los vehículos en relación con accidentes e

incidentes.

d. Referir al departamento de Recursos Humanos los casos en los que se identifique negligencia,

mal uso o responsabilidad por parte de algún empleado.

e. Referir los informes de accidentes e incidentes, junto a las fotos de los cuatro lados del vehículo

corporativo, así como los estimados de reparación al departamento de Finanzas.

f. Investigar y/o participar de las investigaciones relacionadas a incidentes y accidentes.

g. Investigar y recomendar modelos y opciones para el reemplazo de las unidades.

h. Supervisar el uso de la tarjeta Total para el suministro de combustible, llevando control del

consumo, verificando el cumplimiento de los parámetros establecidos y analizando los gastos

para detectar desviaciones o eficiencias.

i. Diseñar y ofrecer presentaciones orientadas a capacitar a los conductores en materia de

seguridad vial, uso correcto de los vehículos corporativos y cumplimiento de los

procedimientos establecidos.

10. Gestionar el ciclo completo de compras, incluyendo la creación y asignación de órdenes de compra

(“Purchase Orders”), la validación y aprobación de facturas relacionadas, y su canalización al área de

Cuentas por Pagar dentro del plazo requerido para garantizar pagos puntuales.

11. Hacer, discutir, tomar las firmas y referir al departamento de Recursos Humanos los acuses de recibo

de todo automóvil y equipo corporativo que entregue su departamento a los empleados.

12. Demostrar siempre los más altos niveles de profesionalismo, cortesía, etiqueta de negocios y brindar un

servicio al cliente de la más alta calidad a todos los constituyentes: Empleados, contratistas, consultores,

clientes, suplidores, visitantes y prospectos.

13. Conocer, repasar y cumplir puntualmente con los roles asignados en el Plan de contingencia de la

empresa.

14. Solicitar cotizaciones de materiales y servicios, negociar con suplidores, coordinar trabajos con

agencias de publicidad y artistas gráficos, hacer análisis comparativos de costos y servicios o productos

y dar sus recomendaciones al Director Ejecutivo de Operaciones.

15. Coordinar y supervisar las gestiones del Mensajero, tales como la búsqueda y entrega de

correspondencia, depósitos, pagos y mercancía.

16. Aportar activamente a las transformaciones culturales, así como al mantenimiento de la misión y al logro

de la visión de la compañía; ejemplificar con su desempeño y conducta la filosofía de la cultura de

eficiencia, los valores de Bionuclear y los principios de un servicio al cliente interno y externo de la más

alta calidad.

17. Llevar a cabo las funciones propias de una administración sana del personal para la distribución y

supervisión del trabajo en cumplimiento cabal de las políticas y procedimientos operacionales,

 

 

Este documento es propiedad intelectual para uso exclusivo de Bionuclear of Puerto Rico, Inc. y/o sus afiliadas. Su reproducción, distribución, alteración,

divulgación o cualquier otro uso sin autorización previa y explícita del departamento de Recursos Humanos está terminantemente prohibido.

 

 

Página 3 de 5 Actualizado: 10/29/2026

 

corporativas y de Recursos Humanos, así como de las regulaciones y requisitos laborales y aplicables a

nuestras industrias, según apliquen tanto al foro local como federal. Esto incluye, pero no se limita a:

Supervisar, entrevistar, reclutar, seleccionar, adiestrar, capacitar, evaluar, investigar, tratar, guiar, impartir

instrucciones, manejar y resolver situaciones de conflictos y relaciones interpersonales, ejecutar medidas

correctivas y disciplinarias, brindar coaching, mentoría y asesoría a su personal, asegurando el

cumplimiento cabal y consistente de las metas corporativas y los objetivos departamentales de sus

supervisados, así como de las políticas, procedimientos y estándares de conducta y desempeño de la

compañía.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES INCIDENTALES DEL PUESTO

1. Preparar y presentar los planes de trabajo de su equipo e informes de gastos y operaciones.

2. Preparar e implementar el presupuesto del departamento.

3. Identificar y manejar oportunidades de ahorros y eficiencia.

4. Recibir y atender visitantes y clientes que llamen o visiten las instalaciones físicas de la compañía y

atender sus necesidades y requisiciones de información, gestiones o apoyo profesional.

5. Redactar y/o asistir en la redacción, publicación, distribución y orientación de políticas, procedimientos

estándares de operaciones (SOP’s), según le sea requerido.

6. Buscar opciones para agilizar los procesos bajo su cargo asegurando la eficiencia de su departamento.

7. Cuadrar los recibos de compras y gastos realizados con la tarjeta corporativa y someterlos al

departamento de Finanzas para los pagos correspondientes.

8. Asistir a reuniones, adiestramientos, presentaciones y eventos corporativos, según le sea requerido.

9. Hacer los itinerarios y coordinar con los recursos correspondientes para atender la Recepción en

sustitución del Recepcionista según sea requerido. Atender la Recepción según necesite.

10. Apoyar en la logística de actividades organizadas por Bionuclear, tanto internas como externas,

atendiendo necesidades relacionadas con suplidos, asignaciones y/o acomodos de estacionamientos,

servicios de alimentos y manejo de entregas, entre otros aspectos.

11. Otras tareas, según sean necesarias.

CONTACTOS DEL TRABAJO

CONTACTOS INTERNOS • Ejecutivos

• Gerenciales

• Empleados de todos los departamentos

CONTACTOS EXTERNOS • Clientes

• Prospectos

• Suplidores

• Contratistas

IMPACTO DEL PUESTO PARA LA ORGANIZACIÓN

De no efectuarse adecuadamente las tareas antes descritas, podrían afectarse: el flujo eficiente y efectivo

de las operaciones, las gestiones de ventas, la calidad del servicio, el logro de los objetivos, la capacidad de

la compañía para generar ingresos, los resultados de la empresa y su salud financiera.

RESPONSABILIDADES DE SUPERVISIÓN

El titular de este puesto supervisa a los siguientes puestos:

1. Recepcionista

2. Empleado de Mantenimiento

3. Coordinador de Flota

4. Técnico de Mantenimiento (“Handy Person”)

5. Mensajero

PREPARACIÓN ACADÉMICA

 

 

Este documento es propiedad intelectual para uso exclusivo de Bionuclear of Puerto Rico, Inc. y/o sus afiliadas. Su reproducción, distribución, alteración,

divulgación o cualquier otro uso sin autorización previa y explícita del departamento de Recursos Humanos está terminantemente prohibido.

 

 

Página 4 de 5 Actualizado: 10/29/2026

 

Bachillerato en Administración de Empresas, Gerencia o campo relacionado o experiencia número 2.

EXPERIENCIA PROFESIONAL

1. Experiencia mínima de dos años desempeñándose como Gerente de Oficina, Asistente de Ingeniería,

Asistente Ejecutivo o en un puesto de responsabilidades similares.

2. Experiencia mínima de cuatro años desempeñándose como Gerente de Oficina, Asistente de Ingeniería,

Asistente Ejecutivo o en un puesto de responsabilidades similares.

COMPETENCIAS DEL TRABAJO

CONOCIMIENTOS, DESTREZAS, HABILIDADES Y APTITUDES NECESARIAS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO

• Excelentes destrezas de comunicación verbal y escrita en español e inglés

• Habilidad para relacionarse con personas de todos los niveles jerárquicos

• Excelentes destrezas de servicio al cliente

• Habilidad para negociar y persuadir

• Excelentes habilidades para trabajar en equipo

• Gran habilidad para trabajar bajo presión

• Excelentes destrezas de organización y manejo del tiempo

• Habilidad para establecer prioridades, trabajar varias tareas simultáneamente, cumplir tareas y metas

logrando los resultados esperados con mínima supervisión y cumplir con fechas límites

• Capacidad para concentrarse, realizar análisis y tomar decisiones

• Buenas destrezas de presentación

• Atención al detalle y habilidad para detectar errores u omisiones

• Capacidad para delegar, dar seguimiento profesionalmente y lograr los resultados esperados

• Buen manejo de sus emociones

• Adaptabilidad ante los cambios

• Proyección y actitud positiva, cooperadora y optimista

• Capacidad para ejercer estricta discreción y mantener confidencialidad

• Dominio de las aplicaciones de Microsoft Suite (Word, Excel, PowerPoint y Outlook)

• Aptitud para aprender nuevos sistemas, aplicaciones y softwares

• Conocimiento en procedimientos de manejos de oficinas

DEMANDAS FÍSICAS

Demandas físicas Poco tiempo Tiempo

moderado

Mayor parte

del tiempo Peso

1. Parado ✓ N/A

2. Caminando ✓ N/A

3. Sentado ✓ N/A

4. Encorvado ✓ N/A

5. Agachado ✓ N/A

6. Arrodillado ✓ N/A

7. Hablando ✓ N/A

8. Escuchando ✓ N/A

9. Visión cercana (20 pulgadas o menos) ✓ N/A

10. Manipulación con las manos ✓ N/A

11. Alcanzando ✓ N/A

12. Leyendo ✓ N/A

13. Empujando ✓ L

14. Halando ✓ L

15. Cargando ✓ L

 

 

Este documento es propiedad intelectual para uso exclusivo de Bionuclear of Puerto Rico, Inc. y/o sus afiliadas. Su reproducción, distribución, alteración,

divulgación o cualquier otro uso sin autorización previa y explícita del departamento de Recursos Humanos está terminantemente prohibido.

 

 

Página 5 de 5 Actualizado: 10/29/2026

 

(L) Liviano = peso hasta 20 libras (M) Moderado = peso hasta 50 libras (P) Pesado = sobre 50 libras

EQUIPO DE TRABAJO

Archivos, computadora (teclado y ratón), calculadora, teléfono, fotocopiadora, facsímil y material general de

oficina (ej. Papel, bolígrafos, sobres, cartapacios, etc.).

AMBIENTE

Oficinas cerradas con aire acondicionado y temperatura moderadamente fría.

CLÁUSULA DE SALVEDAD

La información aquí contenida resume la naturaleza general de las competencias y el grado de complejidad

de las funciones establecidas para el personal que desempeña este puesto. Su contenido no debe

interpretarse como un inventario exhaustivo de todas las funciones, tareas y responsabilidades del puesto.

Otras tareas podrían ser añadidas o las existentes podrían ser modificadas según lo estipule la compañía.

ACUSE DE RECIBO

Las firmas a continuación certifican el recibo, lectura y entendimiento de este documento en todas sus

partes. Si el titular tiene dudas, debe dirigirlas a su supervisor o algún representante del departamento de

Recursos Humanos.

 

______________________________________ ___________________________

Firma de <> Fecha

 

Somos un patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo y tomamos acción afirmativa para

reclutar Veteranos(as) Protegidos(as) y Personas con Discapacidad. Patrono con igualdad de

oportunidades en el empleo. Todos(as) los(as) solicitantes calificados(as) recibirán consideración para

empleo sin distinción de raza (incluyendo peinados protegidos), color, religión, sexo, embarazo,

orientación sexual, identidad de género, origen nacional, edad, estatus como veterano(a) protegido(a),

estatus militar, discapacidad física o mental o cualquier otra condición protegida por leyes locales o

federales. IOE/Acción Afirmativa para Veteranos(as) /Personas con Discapacidad.