Job Description Summary

A munkakör feladata az irodai operatív működés magas színvonalú biztosítása, beleértve az általános asszisztensi támogatást és a vállalati rendezvények koordinálását. A pozíció magában foglalja a komplex HR-adminisztrációs, bérszámfejtést előkészítő (Pay Admin) és munkaidő-nyilvántartási feladatok precíz ellátását, valamint a vállalati rendszerekben történő beszerzési és pénzügyi adminisztrációs folyamatok kezelését.

Job Description

Fő feladatok / munkaköri felelősségek / végrehajtási terület / Key Accountabilities /Execution:

• Reprezentációs feladatok ellátása, vendégek fogadása. Szükség esetén titoktartási nyilatkozatok kezelése. Külföldi vendégek esetén Taxirendeléssel kapcsolatos ügyintézés.
• Kezeli és iktatja a beérkező és kimenő leveleket,  számlákat, egyéb postai vagy expressz küldeményeket.
• Általános asszisztensi feladatokat lát el, levelezést bonyolít, irodagépeket kezel (fénymásoló, scanner), prezentációkat készít elő, irattárat kezel, bizalmas vállalati dokumentumokat kezel. 
• Beléptető rendszer program (Worktime) kezelése, napi jelenlét ellenőrzése, új belépők kártyáinak aktiválása.
• Heti rendszerességgel az összes órabéres dolgozó jelenlétijéből az előző heti munkaórák, túlórák, szabadságok, betegszabadságok, távollétek felvitele az MMS Munkaórás táblázatba, majd MMS programban az Attendance riportból, a dolgozók által MMS-ben felrögzített (termelési kártyájuk alapján) munkaórákkal való összeegyeztetése. Eltérés esetén a különböző részleg vezetőivel (QC, ECM, EDM) egyeztetés,  végül pénzüggyel az egész hét munkaóráinak egyeztetése.
• Minden hónap 1. napján a  pénzüggyel az egész havi jelenléti munkaórák egyeztetése az MMS-ben szereplő, termelési kártyák alapján felvitt munkaórákkal.
• Kronos rendszerben Pay Adminként napi, heti rendszerességgel a dolgozók Timecardjainak ellenőrzése, munkaórák, túlórák, szabadságok, betegszabadságok összeegyeztetésével, különböző riportok ellenőrzésével kiszűrni a felmerülő hibákat, eltérés esetén az adott részleg vezetőivel egyeztetés, mellyel elkerülhetőek a hibák felhalmazódása a hó végére.
• Minden hónap 1. napján Kronos rendszerben Pay Adminként minden dolgozó Timecardjának validálása és lezárása, illetve  riportok lehúzása bérszámfejtéshez.
• Kronosban még nem szereplő új kölcsönzött kollégák jelenlétijének feldolgozása és a kölcsönző cég  felé továbbítása.
• Új belépők beutalóival kapcsolatos ügyintézés a Pro-Med üzemorvossal (alkalmassági vizsgálat, stb.)
• Táppénzes papírok továbbítása bérszámfejtőknek boxban feltöltve (GE dolgozókét), kölcsönzött kollégákét Emailen.
• Szabadságnyilvántartás kezelése: Havi rendszerességgel a dolgozók aktuális kiadható szabadságait Excelben, Holiday nevű táblázatba feltölteni a Bérszámfejtés havi szabadság riportja alapján, így a vezetőség számára könnyen nyomon követhető a dolgozók  időarányosan kiadható szabadságai (Kronos rendszer ezt nem tudja kezelni) .
• Oracle programban az összes M03-hoz tartozó szállítókkal kapcsolatos POR-ok (Purchase Order Requisition) megírása.
• Oracle programban az összes M03-hoz tartozó szolgáltatások szállítóleveleinek, teljesítés igazolásainak beszerzése, majd bevételezése.
• Raktáros kollégánk távollétében Oracle-ben az M02-es szállítókkal kapcsolatos bevételezések /helyettesítés/.
• Irodaszerek és repi ellátmány készletének folyamatos figyelése és beszerzése. Megrendelés összeállítása webáruházban, Oracle-ben POR megírása a rendelésről tételenként, majd megrendelés leadása.
• PBS költségeinek folyamatos figyelése, félévente kimutatás készítése előző évvel összehasonlítva költségcsökkentés céljából.
• Segít a vállalati rendezvények tréningek, csapatépítők, karácsonyi vacsora, céges étkezések zökkenőmentes lebonyolításában, megrendelésében. Szervez, döntést előkészít, kimutatásokat készít.
• Alkalmanként céges repi ajándékokkal kapcsolatos ügyintézés.

Munkaköri elvárások / Qualifications / Requirements:

• Legalább középfokú végzettség.
• Releváns tapasztalat adminisztráció, asszisztencia, HR-adminisztráció, munkaidő-nyilvántartás vagy bérszámfejtési támogatás területén.
• Magabiztos Microsoft Office, különösen Excel ismeret; haladó Excel-tudás előnyt jelent.
• Munkaidő-nyilvántartó, HR- vagy ERP-rendszerek ismerete előnyt jelent; Kronos, MMS, Worktime vagy Oracle tapasztalat különösen előnyös.
• Legalább középfokú angol nyelvtudás, szóban és írásban.
• Precíz, megbízható és önálló munkavégzés.
• Jó szervező- és problémamegoldó készség, több párhuzamos feladat hatékony kezelése.
• Jó kommunikációs és együttműködési készség, vezetőkkel, munkavállalókkal és külső partnerekkel egyaránt.
• Diszkrét, felelősségteljes hozzáállás bizalmas HR- és vállalati adatok kezelése során.
• Rugalmasság, kezdeményezőkészség és alkalmazkodóképesség változó prioritásokhoz.
• Beszerzési, pénzügyi adminisztrációs vagy rendezvényszervezési tapasztalat előnyt jelent.

Felelősség / Responsibility:

• Felelős a vállalat reprezentációs feladatainak ellátásáért, a vendégek magas színvonalú fogadásáért és a kapcsolódó logisztikai (pl. taxirendelés) ügyintézésért.
• Ellátja a bizalmas dokumentumok, titoktartási nyilatkozatok, beérkező és kimenő küldemények, valamint a hivatalos levelezés pontos iktatását és kezelését.
• HR-adminisztráció és bérszámfejtési támogatásként felelős a beléptetőrendszer és a munkaidő-nyilvántartó szoftverek (Kronos, MMS) naprakész működtetéséért, beleértve a jelenléti adatok folyamatos ellenőrzését és az eltérések kezelését.

• Önállóan végzi a munkaórák, túlórák, szabadságok és távollétek egyeztetését a részlegvezetőkkel és a pénzügyi osztállyal, biztosítva ezzel a bérszámfejtési zárás pontosságát.
• Felelős a bérszámfejtést támogató adminisztrációért, a kölcsönzött állomány adatainak feldolgozásáért, a táppénzes dokumentáció kezeléséért és a szabadságnyilvántartás havi naprakészen tartásáért.
• Felelős az Oracle rendszerben történő beszerzési folyamatok (POR-ok készítése, teljesítésigazolások, bevételezések) önálló, pontos végrehajtásáért.
• Gondoskodik az irodai és reprezentációs készletek folyamatos rendelkezésre állásáról.
• Felelős a vállalati rendezvények (tréningek, céges események) teljes körű szervezéséért, a döntéselőkészítő dokumentációk és kimutatások összeállításáért, valamint a rendezvények zökkenőmentes lebonyolításáért.

Hatáskör / Authority:

• Önállóan dönt az irodai és reprezentációs készletek beszerzéséről a jóváhagyott költségkereten belül, valamint javaslattételi joggal rendelkezik a költséghatékonyságot növelő intézkedésekkel kapcsolatban.
• Jogosult a munkaidő-nyilvántartási adatok ellenőrzésére, a részlegvezetőkkel történő közvetlen egyeztetésre, valamint a bérszámfejtési záráshoz szükséges adatok jóváhagyólagos előkészítésére.
• Hozzáféréssel rendelkezik a vállalat bizalmas  rendszereihez (pl. Oracle, Kronos, MMS), amelyekben jogosult az adatok rögzítésére, módosítására és a riportok elkészítésére.
• Reprezentatív feladatai során jogosult a vállalatot képviselni a vendégek és partnerek felé, valamint a rendezvényszervezés során közvetlen kapcsolatot tartani a külső szolgáltatókkal és beszállítókkal.

Additional Information