Backoffice, Administration & Digitalisierung (40-60%)

Wir sind ein modernes, wachsendes Unternehmen mit Hauptsitz in Zürich und einem Büro in Basel. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine **zuverlässige, selbständige, organisierte und digital-affine Persönlichkeit**, die unser Backoffice und die Administration professionell betreut und gleichzeitig unsere Geschäftsprozesse in die digitale Zukunft führt.

## Aufgaben

Finanzen & Buchhaltung

• Abwicklung der **Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung** (Rechnungen erfassen, prüfen, verbuchen)
• **Fakturierung und Mahnwesen** sowie Überwachung offener Posten
• Vorbereitung der Unterlagen für das Treuhandbüro (Quartals- und Jahresabschlüsse)
• **Lohnbuchhaltung** Abrechnungen von AHV/IV, BVG, UVG, KTG, FAK, etc.
• Prüfung und Verbuchung von **Spesenabrechnungen** sowie Unterstützung bei Budgetierung, Reporting und KPIs – mit dem Ziel, diese Prozesse schrittweise zu **automatisieren** und zu optimieren

Administration & Office Management

• Administratives **Onboarding und Offboarding** von Mitarbeitenden, Pflege der Personalstammdaten
• Sicherstellen der **monatlichen Zeitrapportierung** für Projekte und Unterstützung der Projektleiter bei administrativen Aufgaben
• Organisation und Verwaltung des Zürcher & Basler Büros, **Büromaterial- und IT-Equipment-Bestellungen**, Post- und Paketmanagement sowie allgemeine Büroinfrastruktur
• Gewährleistung eines **reibungslosen Büroalltags** und Unterstützung bei der Planung von Team-Events, Workshops und Meetings

Digitalisierung & Automatisierung

• Analyse der bestehenden **Backoffice-Prozesse** (Finanzen, Administration, HR) auf **Optimierungs- und Automatisierungspotenzial**
• Implementierung und Betreuung neuer **digitaler Tools** und Technologien (z.B. Einführung von Workflow-Automatisierungen, digitaler Belegverarbeitung oder KI-gestützten Auswertungstools), um **Routineaufgaben zu automatisieren** und effizienter zu gestalten
• **Weiterentwicklung interner Prozesse**: In enger Abstimmung mit dem Team Verbesserungen vorschlagen und umsetzen, z.B. Digitalisierung von Formularen, Optimierung von Genehmigungsabläufen und Integration von Systemen (Buchhaltung, CRM, Zeiterfassung)
• Verwaltung und Pflege unserer **Kollaborationsplattformen** (z.B. Microsoft Teams, SharePoint) und Sicherstellung eines effektiven Informationsflusses im Unternehmen
• **Schulung der Mitarbeitenden** im Umgang mit neuen Systemen und Prozessen; erster Ansprechpartner bei Fragen zur Nutzung von digitalen Tools im Backoffice

## Qualifikation

• **Kaufmännische Grundausbildung** oder ähnlich gelagerte Berufserfahrung in Backoffice, Administration **und** zusätzliche Affinität zu IT-Themen. Ein **Studium in Informatik oder Wirtschaftsinformatik** (FH/Uni) oder eine vergleichbare Weiterbildung ist von Vorteil
• **Mehrjährige Erfahrung** in administrativen Bereichen (z.B. Buchhaltung, Administration, Büroorganisation) sowie Erfahrung in der **Digitalisierung von Prozessen** oder Mitarbeit in Automatisierungsprojekten
• Sehr gute **IT-Anwenderkenntnisse**: Versierter Umgang mit Microsoft 365 (Excel, Teams, SharePoint etc.), Praxis mit **Buchhaltungs- und Lohnabrechnungstools** (z.B. Bexio) wird erwartet
• **Technologie-affin** und **analytisch**: Du hast eine schnelle Auffassungsgabe für digitale Tools und Prozesse und **scheust dich nicht vor dem Einsatz von KI-basierten Anwendungen** zur Effizienzsteigerung
• **Strukturierte, genaue und selbstständige Arbeitsweise**, gepaart mit hoher Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• **Kommunikationsstärke** und Teamgeist: Du kannst dich klar ausdrücken, arbeitest gerne im Team und bist offen für Veränderungen. Eine **Hands-on-Mentalität** zeichnet dich aus, und du gehst proaktiv Herausforderungen an
• **Sprachen**: Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift ist ein Muss. Gute Englischkenntnisse werden vorausgesetzt; **Französischkenntnisse** sind von Vorteil

## Benefits

Wir bieten dir:

• Eine **Schlüsselrolle** bei der digitalen Weiterentwicklung unseres Backoffice-Bereichs, in der du eigene **Ideen einbringen und umsetzen**
• Ein modernes Büro im Herzen von Zürich mit zeitgemäßer Infrastruktur sowie der Möglichkeit, teilweise **remote zu arbeiten** (Home-Office nach Absprache)
• **Flexible Arbeitszeitgestaltung** in einem 40–60% Pensum
• Viel **Gestaltungsspielraum** und abwechslungsreiche Aufgaben an der Schnittstelle von Administration und IT
• Ein **unterstützendes, wertschätzendes Team** und eine offene Unternehmenskultur, die von Innovation und Zusammenarbeit geprägt ist
• Individuelle **Weiterbildungsmöglichkeiten** im Bereich Digitalisierung, Automatisierung und berufliche Entwicklung, um gemeinsam mit uns zu wachsen

Diese Rolle ist ideal für Kandidatinnen und Kandidaten, die administrative Exzellenz mit IT-Know-how verbinden möchten und Freude daran haben, **traditionelle Backoffice-Aufgaben mittels moderner Technologien effizienter zu gestalten**. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!