Facilities Manager

We are looking for a Facilities Manager for our Integrated Facility Management business line on our Amazon account dedicated team.

Role Purpose

The Facilities Manager (FM) is responsible for managing all aspects of facilities service as detailed in the scope of works section of the contract and will report to the Senior Facilities Manager or Regional FM. In this capacity, the role holder will be the person responsible for service delivery at specified locations, measured by contractual KPIs or SLAs. The role has functional accountability for an assigned sector of Client Sites, with responsibility for all aspects of client and tenant satisfaction.

The FM works directly with the local client to ensure thorough understanding of their objectives and the implementation of acceptable property-specific operating strategies that achieve required standards. Once developed, the FM oversees the implementation of all approved initiatives and programs by managing and coordinating the efforts of the FM team (including direct reports, service providers, contractors, and building employees) to achieve goals. The FM represents Jones Lang LaSalle in the local and regional business and real estate community to promote Jones Lang LaSalle's reputation and capabilities to prospective tenants and clients.

What this job involves

• Communication with Site Leadership team (Country Manager, HR, Finance Legal, IT etc.)

• Preparation and distribution of Quarterly/Annual Business Review (QBR/ABR) information to client's satisfaction

• Procurement of goods and services for client's buildings utilizing Jones Lang LaSalle sourcing teams

• Hold regular meetings with Landlord, ensuring that terms of lease are being provided to client (e.g. external maintenance, central plant management)

• Space evaluation and planning, updating of floor plans using client's architect partners

• Responsibility for meeting KPIs and SLAs defined within the contract

• Project Management during built-out phases, liaising with architects/landlords, organizing work schedules

• Coach and guide all project teams (sub-contractors, maintenance engineers and commissioning engineers) throughout full project lifecycles

• Site Inspections (with other members of Facility Team): daily cleaning, heating, ventilation, air conditioning, landscaping (when present)

• Ensure that contracted resources deliver work to meet duration and quality targets, addressing and ensuring the correction of under-performance issues

• Establish and operate the information systems necessary for effective scheduling and recording of contract work

• Processing and controlling of invoices and work orders, opening and monitoring budgets in the financial system (Oracle), preparing and updating forecasts

• Oversee and follow up on all technical maintenance for installations (AC/heating/fire extinguishing system, electrical installations etc.)

• Negotiate, renegotiate and maintain contracts with vendors in alignment with the procurement team

• Planning and budgeting of internal fit out works and technical installations

• Purchasing of furniture, organization of internal departmental office/space moves

• Manage a team of receptionists and an Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator, including allocating resource, delegating workload, ensuring adherence to best practices (roles not present on every site)

• General administration of department (holidays, training, performance reviews etc.)

• Guarantee safety standards in compliance with EHS policies and strategies by monitoring the following activities:

  • Management of assets, systems and procedures according to local legislation (TU 81/08) in collaboration with the FMs, RSPP JLL and the reference account for all sites in the assigned country

  • Preparation and updating in agreement with the EHS manager of the safety documentation for the services provided both ordinary and extra works (DUVRI) and evacuation plan

  • Coordinate the recruitment campaign and training for the first aid and firefighting teams

  • Coordinate site evacuation drills

• Point of Contact for security/alarm responding

• Deputise/provide cover for Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator when appropriate

• All additional duties commensurate to the level of the role

Sounds like you? To apply you need to have:

• Ideally 6+ years of experience in Facilities Management role within a large commercial organization

• Experience of owning facilities contracts and supplier/contractor management

• Experience with EU Facility legislation and governing bodies

• Quality Assurance knowledge and experience desirable

• Fluency in local language and English essential

• Customer focused

• Assertive

• Possess cultural awareness and sensitivity

• Decision making/complex problem solving:

  • Proactively gathers information from appropriate sources

  • Probes/considers all of the facts

  • Considers other perspectives

  • Refers to long term plans and goals, draws sound inferences

  • Prioritizes key factors

  • Acts decisively, promptly and confidently

  • Able to operate with limited guidance

• Excellent verbal and written communication

• Strong communication skills, leadership, teamwork, analysis, judgment and customer focus

• Planning and organizing:

  • Able to evaluate priorities and re-juggle as appropriate

  • Able to resolve conflict and communicate intentions clearly

  • Deliver on time and with high quality results

  • A self-starter who possesses intellectual curiosity

  • A proven team player at ease with sleeves rolled up approach

• Spreadsheets and word processing

• High level of IT literacy

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Stiamo cercando una figura di Facilities Manager per la nostra linea di business Integrated Facility Management nel team dedicato all'account Amazon.

Scopo del Ruolo

La figura di Facilities Manager (FM) è responsabile della gestione di tutti gli aspetti del servizio facility come dettagliato nella sezione dedicata all'ambito dei lavori del contratto e riporterà al Senior Facilities Manager o al Regional FM. In questa veste, la persona sarà responsabile dell'erogazione del servizio nelle location specificate, misurato attraverso KPI contrattuali o SLA. Il ruolo ha responsabilità funzionale per un settore assegnato dei Client Sites ed è responsabile di tutti gli aspetti relativi alla soddisfazione di clienti e tenant.

La figura di FM lavora direttamente con il cliente locale per garantire una comprensione approfondita dei loro obiettivi e l'implementazione di strategie operative specifiche per ciascuna proprietà che raggiungano gli standard richiesti. Una volta sviluppate, il FM supervisiona l'implementazione di tutte le iniziative e i programmi approvati, gestendo e coordinando gli sforzi del team FM (inclusi collaboratori diretti, fornitori di servizi, appaltatori e dipendenti del building) per raggiungere gli obiettivi. Il FM rappresenta Jones Lang LaSalle nella comunità aziendale e immobiliare locale e regionale per promuovere la reputazione e le capacità di Jones Lang LaSalle presso potenziali tenant e clienti.

Cosa comporta questo lavoro

• Comunicazione con il Site Leadership team (Country Manager, HR, Finance Legal, IT ecc.)

• Preparazione e distribuzione delle informazioni relative alle Quarterly/Annual Business Review (QBR/ABR) secondo le aspettative del cliente

• Approvvigionamento di beni e servizi per gli edifici del cliente utilizzando i team di sourcing di Jones Lang LaSalle

• Tenere riunioni regolari con il Landlord, assicurando che i termini del contratto di locazione siano rispettati per il cliente (es. manutenzione esterna, gestione impianti centrali)

• Valutazione e pianificazione degli spazi, aggiornamento delle planimetrie utilizzando i partner architetti del cliente

• Responsabilità per il raggiungimento dei KPI e degli SLA definiti nel contratto

• Project Management durante le fasi di allestimento, interfacciandosi con architetti/landlord, organizzando le pianificazioni dei lavori

• Guidare e supportare tutti i team di progetto (subappaltatori, tecnici di manutenzione e tecnici di commissioning) durante l'intero ciclo di vita del progetto

• Ispezioni del sito (con altri membri del Facility Team): pulizia quotidiana, riscaldamento, ventilazione, aria condizionata, paesaggistica (quando presente)

• Garantire che le risorse contrattuali consegnino il lavoro rispettando i target di durata e qualità, affrontando e assicurando la correzione di problemi di sottoperformance

• Stabilire e gestire i sistemi informativi necessari per una pianificazione e registrazione efficace dei lavori contrattuali

• Elaborazione e controllo di fatture e ordini di lavoro, apertura e monitoraggio dei budget nel sistema finanziario (Oracle), preparazione e aggiornamento delle previsioni

• Supervisionare e seguire tutta la manutenzione tecnica per gli impianti (climatizzazione/riscaldamento/sistema antincendio, impianti elettrici ecc.)

• Negoziare, rinegoziare e mantenere contratti con i fornitori in allineamento con il team procurement

• Pianificazione e budgeting di lavori di allestimento interno e installazioni tecniche

• Acquisto di arredi, organizzazione di traslochi interni di uffici/spazi dipartimentali

• Gestire un team di receptionist e un Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator, inclusa l'allocazione delle risorse, la delega del carico di lavoro, garantendo l'aderenza alle best practice (ruoli non presenti in ogni sede)

• Amministrazione generale del dipartimento (ferie, formazione, valutazioni delle performance ecc.)

• Garantire standard di sicurezza in conformità con le politiche e strategie EHS monitorando le seguenti attività:

  • Gestione di asset, sistemi e procedure secondo la legislazione locale (TU 81/08) in collaborazione con i FM, RSPP JLL e l'account di riferimento per tutte le sedi nel paese assegnato

  • Preparazione e aggiornamento in accordo con il responsabile EHS della documentazione di sicurezza per i servizi forniti sia lavori ordinari che straordinari (DUVRI) e piano di evacuazione

  • Coordinare la campagna di reclutamento e formazione per i team di primo soccorso e antincendio

  • Coordinare le esercitazioni di evacuazione del sito

• Punto di Contatto per risposta a sicurezza/allarmi

• Sostituire/fornire copertura per Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator quando appropriato

• Tutti i compiti aggiuntivi commisurati al livello del ruolo

Ti riconosci in questo profilo? Per candidarti devi avere:

• Idealmente 6+ anni di esperienza nel ruolo di Facilities Management all'interno di una grande organizzazione commerciale

• Esperienza nella gestione di contratti facility e nella gestione di fornitori/appaltatori

• Esperienza con la legislazione UE sulle Facility e gli enti di governo

• Conoscenza ed esperienza di Quality Assurance desiderabili

• Conoscenza fluente della lingua locale e dell'inglese essenziale

• Orientamento al cliente

• Assertività

• Possedere consapevolezza culturale e sensibilità

• Decision making/risoluzione di problemi complessi:

  • Raccoglie proattivamente informazioni da fonti appropriate

  • Esamina/considera tutti i fatti

  • Considera altre prospettive

  • Si riferisce a piani e obiettivi a lungo termine, trae inferenze solide

  • Stabilisce priorità tra i fattori chiave

  • Agisce con decisione, prontezza e fiducia

  • Capacità di operare con guida limitata

• Eccellenti capacità di comunicazione verbale e scritta

• Forti competenze di comunicazione, leadership, lavoro di squadra, analisi, giudizio e focus sul cliente

• Pianificazione e organizzazione:

  • Capacità di valutare le priorità e riorganizzarle come appropriato

  • Capacità di risolvere conflitti e comunicare intenzioni chiaramente

  • Consegnare puntualmente e con risultati di alta qualità

  • Persona proattiva che possiede curiosità intellettuale

  • Team player comprovato a proprio agio con un approccio pratico e operativo

• Fogli di calcolo e elaborazione testi

• Alto livello di alfabetizzazione informatica

Estimated compensation for this position:

40.900 – 51.100 EUR per year

Final compensation packages are determined by various considerations including, but not limited to, skills and competencies assessed on the basis of objective criteria.