- Location
- CHL - CONST - Parque Maquinarias, Chile
- Workplace
- Onsite
- Type
- Full-time
- Department
- Administration
- Seniority
- Mid
- Industry
- Construction
- Category
- Operations
- Role type
- Individual Contributor
- Environment
- Office
- Closing date
- 2 weeks ago
- Source
- Workday
Overview
This role is responsible for providing direct administrative and financial support to the project CFO, ensuring continuity of back-office operations from the Project Office. Key responsibilities include managing the purchase order cycle in SAP, handling billing processes and accounts payable support, preparing and maintaining payment dossiers, coordinating CFO approval workflows, maintaining administrative-financial documentation control, and coordinating with internal and corporate areas to ensure continuity of administrative-financial processes. The position requires strong organizational skills, attention to detail, and proficiency in SAP.
Description
Join Ferrovial: Where Innovation Meets Opportunity
Are you ready to elevate your career with a global leader in infrastructure solving complex problems and generating a positive outcome on people’s lives? At Ferrovial, we are not just a company; we are a community of innovators and trailblazers. Listed on three major stock markets: Nasdaq (US), Euronext Amsterdam (Netherlands) and IBEX 35 (Spain), we are also member of the Dow Jones Sustainability Index and FTSE4Good. We operate in more than 15 countries and have a workforce of over 24,000 professionals worldwide., including Highways, Airports, Construction, and Energy.
Ferrovial Construction is internationally recognized for its capacity to design and build civil engineering and construction projects, mainly in large transportation infrastructure. Its track-record to date includes more than 304 miles of tunnels, 11,930 miles of roads (including 2,485 miles of highways), 2920 miles of railroad lines (including 434 miles of high-speed railroads) and 16,994 miles of road maintenance and repair.
Why Ferrovial?
- Global presence, local impact: Be part of a company that is shaping the future of infrastructure worldwide, with challenging roles and projects that make a real difference.
- Collaborative excellence: Work alongside talented professionals in a collaborative environment where your ideas and contributions are valued.
- Inclusive Culture: Thrive in an innovative and respectful workplace that values every voice, celebrates what makes us unique and turns differences into innovation.
- Career growth: Benefit from global and cross-business unit mobility, with development processes designed to ensure your professional growth.
- Compelling benefits and employee wellbeing: Enjoy a comprehensive benefits package that rewards your hard work and dedication and take advantage of initiatives designed to support your physical and psychological health.
- Productivity tools: Utilize cutting-edge tools like Microsoft Copilot to enhance your productivity and efficiency.
Job Description:
Asistente Administrativo
Propósito del cargo
El/la Asistente Administrativo será responsable de entregar soporte administrativo y financiero directo al CFO del proyecto, asegurando la continuidad del backoffice desde la Oficina de Proyecto.
Su foco principal será administrar de manera ordenada, trazable y oportuna el ciclo de Órdenes de Compra y Facturación, principalmente en SAP, apoyando la correcta gestión de pagos, aprobaciones, documentación y control interno del proyecto.
Este cargo es clave para evitar retrasos administrativos, reprocesos, facturas observadas, órdenes de compra incompletas o pagos sin respaldo suficiente.
Principales responsabilidades
Administrar el ciclo de Órdenes de Compra en SAP, asegurando correcta codificación, imputación, documentación de respaldo, seguimiento y cierre administrativo.
Gestionar procesos de facturación y soporte a Cuentas por Pagar, revisando que las facturas cuenten con respaldo, correspondan a una OC válida y cumplan con los requisitos administrativos y tributarios definidos.
Preparar, consolidar y custodiar los expedientes de pago o “dossiers”, incluyendo órdenes de compra, facturas, aprobaciones, respaldos, comunicaciones y evidencias asociadas.
Coordinar el flujo de aprobaciones del CFO, organizando prioridades, validando antecedentes, calendarizando firmas y registrando decisiones para asegurar trazabilidad.
Mantener control documental administrativo-financiero, con criterios de archivo, nomenclatura, control de versiones, respaldo y disponibilidad para auditorías internas, externas o revisiones del mandante.
Coordinar con áreas internas y corporativas como Compras, Control de Gestión, Producción/Terreno, Subcontratos, Bodega, Contabilidad y proveedores, para resolver incidencias y asegurar continuidad del proceso administrativo-financiero.
Realizar seguimiento de pendientes críticos, tales como facturas observadas, OC abiertas, aprobaciones atrasadas, documentación incompleta o bloqueos administrativos, generando alertas y propuestas de acción para el CFO.
Funciones del cargo
Gestión de Órdenes de Compra y Facturación
Crear, revisar, actualizar y hacer seguimiento a órdenes de compra en SAP, según los flujos internos definidos.
Verificar consistencia entre OC, factura, respaldo documental, imputación, recepción administrativa y aprobación correspondiente.
Revisar facturas con observaciones, discrepancias de monto, glosas, datos formales, condiciones comerciales o respaldos incompletos.
Coordinar correcciones con proveedores, áreas internas o contabilidad, incluyendo reemisión de documentos, notas de crédito o notas de débito cuando corresponda.
Apoyar la regularización y cierre administrativo de OC pendientes o incompletas.
Soporte directo al CFO
Mantener actualizado un tablero o control de seguimiento para el CFO sobre OC, facturas, aprobaciones, bloqueos, vencimientos y pendientes críticos.
Priorizar requerimientos según impacto en caja, continuidad operacional, plazos de pago o criticidad para el proyecto.
Prevalidar antecedentes antes de someterlos a aprobación del CFO, asegurando que la información sea completa, clara, trazable y defendible ante auditoría.
Preparar reportes ejecutivos con estado de facturación, OC críticas, pendientes, causas de bloqueo, responsables y próximas acciones.
Control documental y trazabilidad
Armar y custodiar expedientes de pago por proveedor, servicio o contrato.
Mantener repositorios documentales ordenados, actualizados y auditables.
Aplicar criterios de control de versiones, nomenclatura, archivo y recuperación rápida de información.
Resguardar comunicaciones, aprobaciones, respaldos y evidencias necesarias para auditorías, cierres mensuales o revisiones del mandante.
Asegurar trazabilidad entre respaldo, aprobación, registro en SAP y estado de pago.
Coordinación administrativa y financiera
Coordinar información y requerimientos con Compras, Contabilidad, Control de Gestión, Producción/Terreno, Subcontratos, Bodega y proveedores.
Gestionar comunicaciones formales con proveedores y áreas internas, manteniendo un tono profesional, preciso y orientado a la resolución.
Apoyar el cierre mensual mediante listados de facturas pendientes, OC abiertas, documentos en observación y antecedentes requeridos.
Proponer mejoras prácticas al flujo administrativo para reducir reprocesos, tiempos de espera y errores, sin perder control interno ni trazabilidad.
Requisitos excluyentes
Formación académica
Título Técnico de Nivel Superior o equivalente en Administración, Contabilidad, Finanzas, Gestión Empresarial, Logística, Abastecimiento o carrera afín.
También se considerarán formaciones como Contabilidad General, Auditoría, Ingeniería en Administración, Administración de Empresas u otras carreras orientadas a control documental, financiero o administrativo.
Conocimientos computacionales
Manejo de SAP u otro ERP en procesos de órdenes de compra, facturación, imputaciones, centros de costo, proveedores o cuentas por pagar.
Manejo de Excel intermedio-avanzado, incluyendo tablas dinámicas, conciliaciones, validaciones, cruces de información y seguimiento de pendientes.
Manejo de PowerPoint intermedio para preparación de reportes ejecutivos.
Manejo avanzado de Outlook para calendarización, seguimiento de aprobaciones y trazabilidad de comunicaciones.
Uso de repositorios documentales como SharePoint, Teams u otros sistemas corporativos para archivo, versionado y control documental.
Experiencia requerida
Experiencia previa en administración de proyectos, backoffice operativo, administración financiera o control documental con alto volumen de información.
Experiencia gestionando procesos de Órdenes de Compra y Facturación en sistemas ERP, idealmente SAP.
Experiencia coordinando con proveedores, áreas internas, jefaturas, gerencias, control de gestión o contabilidad.
Deseable experiencia en empresas de construcción, ingeniería, infraestructura, edificación, obras industriales, concesiones o proyectos con alta exigencia documental.
Experiencia en seguimiento de pendientes críticos, resolución de discrepancias, armado de expedientes de pago y soporte a procesos de cierre mensual.
Competencias técnicas
Administración del ciclo Procure-to-Pay, especialmente Órdenes de Compra y Facturación.
Manejo operativo de SAP o ERP equivalente.
Control documental y construcción de expedientes auditables.
Revisión de facturas, respaldos, imputaciones y estados de aprobación.
Análisis y resolución de discrepancias administrativas o financieras.
Elaboración de reportes ejecutivos para toma de decisiones.
Aplicación de checklists, controles cruzados y seguimiento de pendientes.
Capacidad para priorizar tareas según urgencia, impacto financiero y continuidad operacional.
Certificaciones y conocimientos deseables
Curso o certificación en control documental y auditoría administrativa.
Capacitación en procesos P2P, compras, cuentas por pagar o gestión de proveedores.
Formación interna en políticas de aprobación, gestión documental o cumplimiento corporativo.
Deseable conocimiento de Power BI u otras herramientas de reportabilidad.
Deseable inducción o formación básica en seguridad y cumplimiento aplicable a entornos de proyecto.
Seize the challenge. Move the world together! Innovative, creative, respectful, and diverse are some of the ways we describe ourselves. We are motivated by challenges, and we collaborate across our business units to move the world together. Your journey to a fulfilling career starts here!
Ferrovial is an equal opportunity employer. We treat all jobs applications equally, regardless of gender, color, race, ethnicity, religion, national origin, age, disability, pregnancy, sexual orientation, gender identity and expression, covered veteran status or protected genetic information (each, a “Protected Class”), or any other protected class in accordance with applicable laws.
#WeAreFerrovial
Skills
Benefits
Languages
About Ferrovial
Ferrovial is a global leader in infrastructure, operating in more than 15 countries with over 24,000 professionals worldwide. The company is listed on major stock markets and recognized for its innovative approach to infrastructure development.
