Receptionist

At Ayvens, progress starts with you.

Our ambitions to shape the future of sustainable mobility are powered by our talent. Join us, and get better with every move.

Роль: забезпечення професійного першого контакту для гостей, клієнтів та співробітників компанії, підтримка ефективної роботи офісу та адміністративних процесів.

Обов'язки:

• Надання адміністративної підтримки співробітникам та керівництву.
• Обробка вхідних дзвінків (прийом вхідних дзвінків та перенаправлення на відповідний відділ), електронної пошти (реєстрація вхідних листів та розсилка на відповідний відділ) та кореспонденції (реєстрація штрафів, розподіл вхідних листів по відділах – Укрпошта, розподіл вхідних листів – Нова Пошта).
• Організація кур'єрських відправлень та отримання пошти.
• Робота з постачальниками (замовлення необхідних продовольчих, господарчих товарів в офіс, організація доставки води та фруктів).
• Контроль та передача рахунків на оплату (постачальники адміністративного відділу)
• Робота з архівом (архівація документів відділів компанії (внутрішня система архівування документів) та систематизування в фізичному архіві.
• Участь в організація корпоративних івентів та позаробочих активностей співробітників.  

Професійні навички:

• Володіння Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams, Power Point).
• Гарні навички комунікації – грамотна устна та письмова українська, володіння англійською буде перевагою.
• Адміністративний документообіг.
• Базові навички роботи з офісною технікою.

Особистісні компетенції (обов'язкові):

• Відмінні комунікативні навички.
• Організованість та увага до деталей.
• Вміння працювати в умовах багатозадачності.
• Відповідальність та надійність.
• Професійна поведінка та позитивне ставлення.
• Вміння та бажання вчитися.

Особистісні компетенції (бажані):

• Проактивність.
• Гнучкість та адаптивність.
• Навички вирішення конфліктів.
• Стресостійкість.

Why Ayvens?  

With over 3.1 million vehicles managed across more than 40 countries, we provide full-service leasing, flexible subscription services, fleet management services and multi-mobility solutions to customers of all sizes, including large corporates, SMEs, professionals, and private individuals. By leveraging our unique position to lead the way to net zero and further shape the digital transformation of the industry, we are well-positioned to meet the evolving mobility needs of our clients and provide them with the solutions they need to thrive.

At Ayvens, we believe that our success is driven by our commitment to customer satisfaction. Our team is dedicated to delivering innovative solutions and technology-enabled services that help our customers focus on their everyday business. We’re committed to sustainable mobility and have made it a core part of our strategy. In everything we do, we’re guided by the principles of authenticity, curiosity, commitment and collaboration. We aim to foster an organisation that's diverse in people and ideas, where everyone can thrive and be themselves, no matter who they are.

Join us on this exciting journey as we continue to enable the transformation towards large scale adoption of sustainable mobility and provide our customers with the solutions they need to succeed. Follow our page for the latest updates, news, and insights.