Agent ou agente aux admissions et à la transférabilité

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Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications.

Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position.
 

Job Type:

Support Staff - Appendix D (Fixed Term)

Additional Locations:

Weekly Hours:

35

Position End Date:

2028-01-21

Job Category:

Soutien

Salary Range:

$32.74 - 37.78 CAD

Compensation grade:

SOU-P-F

Job Description

Sous la supervision du ou de la gestionnaire des admissions, la personne titulaire est responsable d’analyser les dossiers scolaires des candidates et candidats, de préparer des offres d’admission pour tous les campus et sites du Collège Boréal et d’accomplir diverses tâches liées aux admissions et aux systèmes informatisés du Registrariat et du Service d’admission des collèges de l’Ontario (OCAS), ainsi qu’au système d’admission international de l’OCAS. Organisée et dotée d’une excellente approche client, elle possède les capacités d’analyse et les compétences nécessaires pour conseiller la clientèle, déterminer l’admissibilité des candidatures au Collège, coordonner les communications du Bureau des admissions et du registrariat (BAR) et élaborer des stratégies de contrôle de l’effectif étudiant. Enfin, la personne titulaire offre un service à la clientèle exemplaire par différents moyens, y compris le centre d’appel du Collège. Elle est également responsable d’analyser les dossiers de transférabilité étudiante, de déterminer l’admissibilité et d’effectuer les suivis nécessaires auprès des parties prenantes.

Responsabilités:
 

Service à la clientèle et conseil aux candidates et candidats à l’admission

• Effectuer l’analyse des dossiers d’admission et évaluer la validité des documents présentés à l’admission.
• Guider et conseiller les candidates et candidats actuels et potentiels ainsi que leurs parents et les conseillères et conseillers en orientation, et leur fournir des documents d’appui concernant les exigences d’admission, le statut de leur demande, la disponibilité des programmes et les directives et procédures d’admission, tout en assurant les suivis nécessaires pour parvenir à une offre d’admission.
• Sur demande, expliquer les résultats de la décision d’admission et conseiller les personnes quant aux prochaines étapes, au besoin.
• Recommander d’autres programmes ou des services de mise à niveau, le cas échéant.
• Participer au centre d’appel du BAR et assurer le suivi des candidatures actuelles et potentielles via différentes plateformes.
• Effectuer le suivi auprès des responsables pour les questions relatives aux exigences d’admission, au processus de sélection et aux évaluations liées à l’admission.
• Formuler des recommandations concernant l’application des exigences d’admission des programmes, au besoin, conformément aux critères, politiques et procédures établis.
• Guider la clientèle dans sa demande d’admission et lui expliquer comment accéder aux renseignements dans les applications du Collège.
• Recommander et organiser des activités d’information et d’accompagnement pour les candidates et candidats, en collaboration avec les diverses équipes concernées, afin de soutenir les processus d’admission et d’inscription (p. ex. tutoriels vidéo et webinaires) et y participer à la demande du ou de la gestionnaire.
• Analyser les données liées aux candidatures, aux dossiers incomplets et aux taux de conversion afin d’identifier les écarts et de soutenir les interventions requises dans le processus d’admission.
• Assurer le suivi des offres des programmes contingentés, y compris les listes d’attente, en veillant à respecter la capacité maximale des programmes.
• Agir comme personne-ressource pour tout le Collège en tant que spécialiste en matière d’admissions et de transfert de crédits.
• Analyser et résoudre les situations liées à la transférabilité étudiante en collaboration avec les secteurs concernés, en respectant les politiques, procédures et critères établis.

Tâches administratives

• Effectuer les vérifications et les mises à jour requises dans les systèmes d’admission afin d’assurer l’exactitude des données et le bon fonctionnement des processus.
• Émettre les lettres d’offre et les courriels liés aux admissions et aux demandes de renseignements pour les candidatures, y compris tous les documents à l’appui.
• Assurer le traitement des demandes dans le système en temps opportun.
• Maintenir une liste des candidatures internationales admissibles à un programme aux fins de soumission à l’OCAS pour l’obtention de lettres d’attestation provinciales.
• Effectuer les vérifications requises afin de s’assurer que les dossiers respectent les exigences applicables aux processus d’admission internationale et contiennent les documents nécessaires à la poursuite des démarches d’études.
• Surveiller la capacité des programmes et informer la personne superviseure lorsque les limites sont atteintes.
• Tenir une liste détaillée des candidatures admissibles aux programmes contingentés et la remettre aux responsables des programmes qui détermineront celles qui feront l’objet d’une offre d’admission.
• Participer aux réunions de débreffage suivant chaque cycle d’admission.
• Contribuer à la mise à jour des systèmes liés à l’admission.
• Mettre à jour les renseignements liés à l’admission sur le site Web, l’intranet et le portail du Collège Boréal.
• Analyser et résoudre les problèmes courants liés au traitement des dossiers d’admission, à la transférabilité étudiante et aux systèmes, en assurant les suivis nécessaires auprès des secteurs concernés et en participant aux groupes de travail visant l’amélioration des processus.
• Analyser le dossier de la candidate ou du candidat afin de déterminer l’admissibilité à présenter une demande de transférabilité (RDA, RDAi, TC, placements avancés, etc.) et assurer les suivis nécessaires.
• Effectuer et coordonner les activités de traitement des demandes d’admission et de mobilité étudiante, conformément aux procédures établies.
• Attribuer les demandes de transférabilité aux personnes expertes, selon leur domaine d’expertise, assurer les suivis administratifs et maintenir à jour la banque de personnes expertes.
• Assurer les suivis administratifs liés aux personnes expertes, en coordonnant les renseignements requis avec les secteurs concernés et en les dirigeant vers les ressources appropriées, au besoin.
• Consigner les transferts de crédits au dossier étudiant et aviser les spécialistes ainsi que l’étudiante ou l’étudiant de la décision.
• Effectuer diverses recherches dans la base de données OCTD afin d’informer les secteurs concernés des approbations antérieures.
• Maintenir des outils liés au traitement des demandes de transférabilité.
• Effectuer les vérifications de statut demandées par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) dans les délais établis.
• Préparer, à l’occasion, des présentations et présenter de l’information lors de certaines réunions, rencontres ou séances d’information auprès du public.

Systèmes informatisés Boréal et OCAS

• Assurer les suivis auprès du Bureau de la vice-présidence à l’enseignement (BVPE) afin de valider les listes de programmes pour chaque cycle d’admission.
• Assurer l’intégrité des composantes du module d’admission dans le SIB, effectuer les mises à jour nécessaires et veiller à ce que le processus automatisé soit fonctionnel.

Exigences:

• Études de 2 ans menant à un diplôme ou l’équivalent en Administration des affaires, administration de bureau, communications,  relations publiques, travail social ou l’équivalent
• Minimum trois ans d'expérience pertinente
• Expérience obligatoire dans l’utilisation de systèmes informatisés et de logiciels d’affaires ou de bureau
• Expérience de travail en équipe
• Expérience en service à la clientèle
• Expérience dans le traitement de dossiers confidentiels et connaissance des normes et règles de confidentialité de l’information
• Capacité à résoudre des problèmes, à faire preuve de jugement et à analyser des situations
• Solides compétences organisationnelles
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles
• Capacité à travailler avec une clientèle diversifiée, un atout
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais
• Connaissance des systèmes d’éducation dans les pays francophones
• Expérience de travail dans le système collégial, un atout

Closing Date:

2026-09-16 11:59pm

Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.

First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.