(ZZP) Projectleider Audiovisuele Middelen

• Opdrachtgever: Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR)
• Functie: Projectleider Audiovisuele Middelen
• Afdeling: Huisvesting & Services
• Functiecategorie: Facilitair, IT en Ondersteunend
• Standplaats: Rotterdam
• Werklocatie: Post Frobenstraat
• Werkdagen: Maandag t/m vrijdag
• Uren per week: 16 uur
• Aantal professionals: 1
• Startdatum: 9 november 2026
• Einddatum: 31 augustus 2027
• Looptijd: Circa 10 maanden
• Optie tot verlenging: Ja, afhankelijk van de doorlooptijd van het project
• Maximumtarief: €80 per uur
• Functieschaal: Schaal 10
• Inzetvorm: Detachering en ZZP mogelijk
• Sluitingsdatum: 26 oktober 2026

Korte samenvatting

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond zoekt een ervaren Projectleider Audiovisuele Middelen voor de aanbesteding en implementatie van een nieuw contract voor audiovisuele middelen en vergaderfaciliteiten.

De projectleider is zelfstandig verantwoordelijk voor het volledige traject: van het inventariseren van gebruikersbehoeften en ontwikkelen van beleid tot het uitvoeren van een Europese aanbesteding en de implementatie van de nieuwe dienstverlening.

De opdracht richt zich op het realiseren van een toekomstbestendige, gestandaardiseerde en beheersbare audiovisuele omgeving die aansluit op de behoeften van de organisatie.

De kandidaat combineert ervaring met projectmanagement, Europese aanbestedingen, audiovisuele technologie, beleidsontwikkeling en leveranciersmanagement.

Werkzaamheden

Projectmanagement en projectsturing

• Zelfstandig leiden van het volledige project.
• Opstellen en bewaken van de projectplanning.
• Coördineren van werkzaamheden tussen betrokken afdelingen en specialisten.
• Bewaken van de voortgang en realisatie van projectresultaten.
• Afstemmen met stakeholders binnen de organisatie.
• Signaleren van risico's en knelpunten.
• Creëren van draagvlak voor gemaakte keuzes.
• Zorgen voor een succesvolle implementatie en overdracht naar beheer.

Beleid en behoefteanalyse

• Inventariseren van wensen en behoeften van gebruikers.
• Analyseren van de bestaande audiovisuele voorzieningen.
• Vertalen van gebruikersbehoeften naar beleidsuitgangspunten.
• Opstellen van een beleidsdocument voor audiovisuele middelen en vergaderfaciliteiten.
• Afstemmen van het nieuwe beleid op bestaande beleidskaders en richtlijnen.
• Vaststellen van een standaardassortiment audiovisuele middelen.
• Uitwerken van een overgangsperiode naar de nieuwe standaard.
• Vertalen van strategische vraagstukken naar praktische oplossingen.

Europese aanbesteding

• Leiden van het volledige Europese aanbestedingstraject.
• Adviseren over de aanbestedingsstrategie.
• Coördineren van de totstandkoming van het Programma van Eisen (PvE).
• Samenwerken met vakinhoudelijke specialisten bij het formuleren van eisen.
• Opstellen en inhoudelijk beoordelen van aanbestedingsdocumenten.
• Begeleiden van de verschillende aanbestedingsfasen.
• Afstemmen met betrokken stakeholders over inhoudelijke en organisatorische keuzes.
• Begeleiden van de selectie en contractering van een nieuwe leverancier.

Implementatie en leveranciersmanagement

• Voorbereiden van de implementatie van de gecontracteerde dienstverlening.
• Begeleiden van de overgang naar de nieuwe leverancier.
• Coördineren van de inrichting van de nieuwe audiovisuele voorzieningen.
• Afstemmen van implementatiewerkzaamheden met betrokken afdelingen.
• Bewaken van de aansluiting tussen technische voorzieningen en gebruikersbehoeften.
• Ondersteunen bij de inrichting van de nieuwe serviceorganisatie.
• Begeleiden van organisatorische veranderingen.
• Borgen van de continuïteit van de dienstverlening tijdens de overgang.

Beheer en overdracht

• Opstellen van een beheersdocument.
• Afstemmen van beheerprocessen met relevante stakeholders.
• Vastleggen van beheerafspraken en verantwoordelijkheden.
• Overdragen van documentatie en afspraken aan de beheerorganisatie.
• Zorgen voor duurzame borging van de nieuwe dienstverlening.

Resultaten / Deliverables

1. Inventarisatie gebruikersbehoeften

• Overzicht van de wensen en behoeften van de organisatie.
• Inzicht in benodigde audiovisuele middelen en vergaderfaciliteiten.
• Vertaling van gebruikersbehoeften naar functionele en technische uitgangspunten.

2. Beleidsdocument audiovisuele middelen

• Vastgesteld beleidsdocument.
• Heldere uitgangspunten voor het gebruik van audiovisuele middelen.
• Afstemming met bestaande beleidskaders.
• Vastgesteld standaardassortiment.
• Uitgewerkte overgangsperiode naar de nieuwe standaard.

3. Europese aanbesteding

• Afgerond Programma van Eisen.
• Complete aanbestedingsdocumentatie.
• Uitgevoerde Europese aanbestedingsprocedure.
• Gecontracteerde leverancier.

4. Implementatie dienstverlening

• Geïmplementeerde audiovisuele dienstverlening.
• Succesvol gerealiseerde overgang naar de nieuwe leverancier.
• Ingerichte serviceorganisatie.
• Geborgde dienstverlening binnen de organisatie.

5. Beheersdocument en overdracht

• Compleet beheersdocument.
• Vastgelegde beheerafspraken.
• Duidelijke verantwoordelijkheidsverdeling.
• Overdracht aan de beheerorganisatie.

Technische en organisatorische omgeving

Audiovisuele technologie

• Audiovisuele middelen
• Vergadertechnologie
• Vergaderfaciliteiten
• AV-systemen
• Audiovisuele dienstverlening
• Standaardisatie van audiovisuele voorzieningen

Inkoop en aanbesteding

• Europese aanbestedingen
• Aanbestedingsstrategie
• Programma van Eisen
• Aanbestedingsdocumentatie
• Leveranciersselectie
• Contractimplementatie

Project- en verandermanagement

• Projectmanagement
• Implementatiemanagement
• Verandermanagement
• Stakeholdermanagement
• Beleidsontwikkeling
• Leveranciersmanagement
• Beheerorganisatie
• Facilitaire dienstverlening

Stakeholders

• Afdeling Huisvesting & Services
• Gebruikers van audiovisuele middelen
• Gebruikers van vergaderfaciliteiten
• Facilitaire dienstverlening
• IT-specialisten
• Inkoop- en aanbestedingsspecialisten
• Vakinhoudelijke AV-specialisten
• Management en interne opdrachtgevers
• Leveranciers
• Beheerorganisatie
• Overige interne stakeholders

Eisen

Opleiding

1. Hbo-werk- en denkniveau.

Werkervaring en kennis

1. Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als projectleider binnen een facilitaire, huisvestings- of vergelijkbare omgeving.
2. Ruime ervaring met Europese aanbestedingstrajecten.
3. Aantoonbare kennis van en ervaring met audiovisuele middelen, vergadertechnologie en bijbehorende dienstverlening.
4. Ervaring met het opstellen van Programma's van Eisen en aanbestedingsdocumentatie.
5. Ervaring met het ontwikkelen, schrijven en implementeren van beleid.
6. Sterke vaardigheden op het gebied van stakeholdermanagement.
7. Uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden.
8. Ervaring binnen een complexe organisatieomgeving.
9. Kennis van facilitaire dienstverlening en ondersteunende bedrijfsvoering.
10. Ervaring met implementatie- en verandertrajecten.
11. Het vermogen om strategische vraagstukken te vertalen naar praktische en uitvoerbare oplossingen.

Wensen / Gunningscriteria

In de aangeleverde aanvraag zijn geen afzonderlijke inhoudelijke gunningscriteria met puntenscores opgenomen.

De volgende ervaring sluit specifiek aan bij de opdracht:

• Ervaring met Europese aanbestedingen van audiovisuele voorzieningen.
• Ervaring met het implementeren van nieuwe AV-contracten.
• Ervaring met vergadertechnologie binnen complexe organisaties.
• Ervaring met beleidsontwikkeling en standaardisatie.
• Ervaring met leverancierswisselingen.
• Ervaring met het inrichten en overdragen van dienstverlening aan een beheerorganisatie.
• Ervaring binnen veiligheidsregio's of andere publieke organisaties.

Beoordelingsmethodiek

De aanvraag vermeldt:

• Beoordeling op basis van beoordelingscriteriascore.
• Bij gelijke score is het laagste tarief doorslaggevend.
• Er zijn geen inhoudelijke kwaliteitscriteria met een specifieke puntenverdeling zichtbaar.

Competenties

• Zelfstandigheid
• Resultaatgerichtheid
• Analytisch vermogen
• Communicatieve vaardigheden
• Organisatorisch vermogen
• Stakeholdermanagement
• Overtuigingskracht
• Samenwerken
• Besluitvaardigheid
• Plannen en organiseren
• Beleidsmatig inzicht
• Technisch inzicht
• Veranderkundig vermogen
• Klantgerichtheid
• Probleemoplossend vermogen

De kandidaat moet aantoonbaar beschikken over de gevraagde ervaring met projectmanagement, Europese aanbestedingen en audiovisuele voorzieningen.

Organisatie en werkomgeving

De Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR) voert de opdracht uit vanuit de afdeling Huisvesting & Services.

De opdracht richt zich op het realiseren van een nieuw contract en bijbehorende dienstverlening voor audiovisuele middelen en vergaderfaciliteiten.

De projectleider werkt met verschillende disciplines binnen de organisatie en begeleidt het volledige traject van beleidsvorming tot implementatie en overdracht naar beheer.