Responsable Administratif - H/F

SYSTRA est un groupe international d’ingénierie et de conseil dans le domaine des transports publics et de la mobilité durable.

Depuis 65 ans, le Groupe est engagé aux côtés des villes et des territoires pour contribuer à leur développement en créant, améliorant et modernisant leurs infrastructures et systèmes de transport. SYSTRA intervient de la conception jusqu’aux phases de test, de déploiement et de maintenance, en France comme à l’international. Grâce à ses nouveaux services, SYSTRA accompagne ses clients et partenaires dans leur transition digitale, écologique et énergétique, afin d’inventer les mobilités de demain.

Context

Le poste de Responsable Adminstratif est rattaché au Directeur du Pôle Offres et Missions Externalisées de la BU Ferroviaire, Structure et Energie.

Missions/Main Duties

• Télécharger, vérifier et transmettre les dossiers de consultation des offres
• Créer les répertoires Teams et leur arborescence
• Participer à la bonne organisation des pièces dans les répertoires réseaux
• Préparer les pièces administratives (DC1, DC2, pouvoir (seuil de signature), acte d’engagement, …)
• Préparer et mettre en formes les CV et fiches références
• Mettre en forme l’offre et s’assurer de la complétude par rapport au règlement de consultation et plateforme
• Préparer les pouvoirs et organiser les signatures des offres (signature scannée ou dématérialisée)
• Gérer la boite mail fitcontact
• Assurer la communication administrative de l’offre (dans les deux sens : du client vers les équipes adhoc et les échanges auprès du client)
• Envoyer l’offre au client (plateforme, mail, …) et s’assurer de la bonne réception de l’offre par le client
• Renseigner l’ensemble des renseignements requis pour le suivi des phases de consultation dans le logiciel BVIEW
• Mettre à jour le tableau de suivi des offres
• Transmettre les courriers relatifs à l’offre (date audition, gagnée, perdue, sans suite, NO GO, …)
• Suivre et relancer les rapports d’analyse d’offre
• Archiver les répertoires Teams
• Participer au processus de sélection des avis pour FIT, suivi des BID, NO BID et assister au CCCF si besoin
• Contribuer aux actions transversales dont le pôle à la charge, définies avec le responsable

Profile/Skills

• Rigueur
• Sens du service
• Connaissances des procédures administratives
• Une précédente expérience dans un poste administratif est nécessaire.

SYSTRA est une entreprise handi-accueillante.