ASSISTANTE ETABLISSEMENT

ASSISTANTE D'ETABLISSEMENT A 60% DE 3 ETABLISSEMENTS SSI ET PI

Chambery (3 entités)

Echirolles (2 entités)

Pringy (1 entité)

LA PERSONNE SERA PHYSIQUEMENT BASEE A CHAMBERY

Gérer les commandes :

• Création compte fournisseur
• Passer les commandes
• Imputer les factures

Gérer et suivre les contrôles règlementaires :

• Bâtiment ( 2 Lyon et Clermont ) : prendre RDV / passer les commandes / imputer les factures / remplir le tableau de bord sur serveur EHS
• Matériel technicien : pinces / multimètre / échelles / escabeaux / harnais : prendre RDV avec le presta / informer les collaborateurs / passer les commandes / imputer les factures / remplir tableau de bord EHS si écart prévenir les managers et lever les écarts

Tenue de l’établissement :

• Assurer l’organisation, la propreté et la sécurité de l’établissement : 2 bâtiments :
  • Ménage
  • Artisans : plombier, électricien, ……
  • Paysagiste
  • Ascenseur
  • Clim / chauffage
  • Trousse à pharmacie : s’assurer que les produits ne soient pas périmés et approvisionner la trousse à pharmacie
  • Travaux : diverses parking ….
  • Gestions des déchets : recyclage, déchets ménagers,

Service RH :

• Tenue du registre du personnel
• Déclaration des AT
• Gérer les arrêts maladie : envoi des arrêts au service paie
• Gérer la médecine du travail : les plateformes de chaque médecine car uniquement sur site internet
  • Inscription des nouveaux collaborateurs
  • Entrée et sortie des collaborateurs
  • Les factures cotisations et autres
  • Planifier les visites périodiques  et d’embauche : envoyer les convocations au collaborateur + remplir le tableau de suivis des visites sur serveur EHS  / envoyer l’avis d’aptitude aux services CSP si aménagement prévenir DA et RH pour mettre en place un aménagement
  • Suivi des visites de reprises après arrêt maladie
• Saisies des astreintes SSI tous les mois sur outil ADP en respectant un calendrier
• Saisies des heures supplémentaires tous les mois sur outil ADP en respectant un calendrier
• Assurer l’affichage obligatoire ( RH, EHS, Ethique et conformité en agence + la mise à jour régulière des informations
• Déclaration à l’inspection du travail des heures de nuit de PI
• Gérer les commandes EPI ( vêtements ) / gérer les fournitures de l’agence ( stylos, papier, ….. )

Tâches administratives et diverses :

• Gérer la réception du courrier : dispatcher aux différents services les courriers reçus
  •  réclamation :  courrier de prise en charge / réponse au courrier / inscription dans le tableau récla serveur qualité
• Gérer les retours de matériel : téléphone / PC au service concerné via TNT
• Gérer la réception des colis reçus en agence
• Participer à la gestion de vie de l’établissement :
  • Gérer le planning des salles de réunion
  • Organiser les évènements de convivialité
  • Invitation spécifique
  • Gérer les repas pris sur place + café d’accueil :
• Assurer un support ponctuel administratif au manager
• Apporter un support en étant le relais des interlocuteurs des services EHS
• Conseiller et orienter les collaborateurs en leur apportant des réponses argumentées et assurer le relais d’information
• Participer aux différents audits de l’agence : MASE, APSAD, ……..
• Mettre à jour les panneaux d’affichage / les certifications
• Gérer les badges d’accès du bâtiment

Service véhicule :

• Gérer le parc auto des agences : logiciel BI de SOLUCAR
  • Passer les commandes des nouveaux véhicules pour les collaborateurs
  • Gérer les réceptions et prise en charges des véhicules
  • Saisir les mouvements des véhicules
  • Assurer un suivi du parc auto
  • Gérer les amendes : récupérer les informations des collaborateurs

Informations complémentaires

À propos de nous, notre culture et ce que nous pouvons vous offrir

Fondée il y a plus de 200 ans, Chubb Fire & Security est une entreprise mondiale spécialisée en protection des personnes et du monde.  Nous fournissons des systèmes essentiels, des équipements et des services, allant de la surveillance CCTV numérique et des alarmes anti-intrusion aux systèmes de détection et de lutte contre les incendies. Nous offrons une gamme complète de produits et de services innovants à un large éventail de clients, d’entreprises indépendantes locales à de nombreuses entreprises du FTSE 100.

Nous avons créé une culture de travail unique, où vous êtes aussi important pour nous que nos clients, et nous voulons que vous le ressentiez chaque jour. Nous sommes fiers d’offrir une formation approfondie à tous nos nouveaux conseillers, nous vous accompagnons et vous permettons de vous épanouir à votre nouveau poste et au-delà, avec des opportunités de développement de carrière continues tout au long de votre parcours professionnel.