Controlador Documental

Description

Descripción del Puesto.

Organizar y mantener actualizado el sistema de documentos de acuerdo con el Plan de Gestión del Proyecto (PMP), las mejores prácticas de la industria y las políticas del Grupo mediante herramientas digitales.

Funciones.

• Implementar y mantener actualizado el sistema de gestión de documentos del proyecto, definiendo la organización de las carpetas y verificando la disponibilidad de las versiones actuales para asegurar la correcta gestión del proyecto, así como la disponibilidad de evidencia en caso de auditorías, gestión de contratos y reclamaciones. 
• Coordinar con el contratista, proveedores y fabricantes la entrega de paquetes documentales (dossiers), planos, radiografías y otra documentación relacionada.
• Controlar la emisión de documentos y comunicaciones oficiales con los interesados internos y externos, validando la trazabilidad respectiva, la codificación, la disponibilidad de versiones, los niveles de confidencialidad y el almacenamiento digital y físico de los mismos. 
• Controlar y proteger el acceso de terceros al archivo físico de documentos del proyecto. 
• Monitorear indicadores relacionados con registros, documentos, entregables y comunicaciones emitidas, recibidas, respondidas y pendientes; configurar las alertas correspondientes para evitar sobrecostos, retrasos y desviaciones en el proyecto.

Requirements

Requerimientos.

• Experiencia en gestión de documentos en proyectos del sector energético, preferiblemente en transporte de gas. 
• Experiencia en la gestión y control de proyectos energéticos (preferiblemente en petróleo y gas, transporte de gas natural) siguiendo las directrices del PMI. 
• Experiencia en procesos de construcción de proyectos de transporte de gas natural y en normas técnicas relacionadas.
• Conocimiento del sistema de gestión de calidad ISO 9001. 
• Conocimiento en software de gestión de documentos (EDMS), Sharepoint. 
• Nivel avanzado de Microsoft Office. 
• Lectura básica de planos de ingeniería.

Formación.

• Carrera técnica en archivo / Estudiante de los últimos semestres de carreras administrativas.  

Habilidades.

• Comunicación efectiva, resolución de problemas
• Habilidades interpersonales
• Gestión del tiempo, organizado y estructurado
• Atención al detalle
• Adaptabilidad
• Habilidades analíticas
• Pensamiento crítico
• Capacidad para trabajar en equipos multidisciplinarios en la organización
• Proactivo, manejo del estrés.

Especificaciones del lugar de trabajo.

• 100% sitio.