Assistant(e) Finance Partenariat – Consortium RRM

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

SOMMAIRE

Sous la supervision du Manager Finance du consortium, l’Assistant(e) Finance, Partenariats apporte un appui quotidien au traitement des opérations financières, à la tenue et à la sécurisation des archives du projet, ainsi qu’au suivi administratif et financier des partenaires. Il/elle contribue à la collecte, à la vérification, au classement et à la consolidation des documents financiers des membres du consortium.

Le/la titulaire veille à ce que les pièces justificatives et les dossiers de partenariat soient complets, correctement référencés, accessibles et disponibles pour les revues, contrôles et audits.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Appuyer le traitement financier et comptable du projet
• Réceptionner les demandes de fonds des partenaires et contrôler l’exactitude des informations de base, des calculs, des références budgétaires, des approbations et la présence des pièces justificatives requises.
• Préparer les bordereaux, états de paiement, demandes d’avance, régularisations et autres documents financiers du consortium.
• Appuyer la saisie ou la compilation des données financières dans les outils de suivi du projet.
• Mettre à jour le suivi des avances, paiements et engagements.
• Appuyer les clôtures mensuelles, les rapprochements et la préparation des documents nécessaires aux rapports financiers consolidés.
• Signaler au superviseur les dossiers incomplets, incohérences, retards, dépenses potentiellement non conformes et tout risque de non-conformité.

• Assurer l’archivage physique et électronique
• Classer les pièces financières, comptables et contractuelles (conventions, accords de consortium, budgets approuvés, avenants) selon le plan d’archivage approuvé, par partenaire, période et type de transaction.
• Effectuer des contrôles réguliers de complétude entre les dossiers électroniques, les listes de transactions et les outils financiers.
• Veiller à la sécurité, à la lisibilité, à la protection, à la conservation et à la confidentialité des archives conformément aux procédures applicables.
• Appuyer le suivi financier et documentaire des partenaires
• Faciliter la circulation et l'enregistrement des documents financiers, demandes de fonds et rapports entre IRC et les membres du consortium.
• Tenir à jour les tableaux de suivi des budgets, décaissements, dépenses, soldes, rapports attendus, recommandations et actions correctives.
• Suivre activement les pièces manquantes auprès des équipes et des trois partenaires nationaux, et documenter leur régularisation.
• Préparer les dossiers et supports nécessaires aux réunions financières, revues périodiques, audits, contrôles internes et visites de suivi du bailleur.
• Contribuer aux séances d’orientation des partenaires sur les pièces justificatives, le classement, la numérisation et les exigences documentaires.
• Exécuter toute autre tâche connexe demandée par le superviseur dans le cadre du projet.

PROFIL RECHERCHE : 

• Diplôme de niveau BAC+2 ou BAC+3 en finance, comptabilité, gestion, économie ou dans un domaine équivalent.
• Au moins deux années d’expérience pertinente en comptabilité, administration financière, archivage ou suivi documentaire de projets.
• Une expérience dans une organisation humanitaire, avec des partenaires nationaux ou dans un consortium constitue un atout.
• Une connaissance des exigences documentaires des bailleurs institutionnels, notamment de la DG ECHO, est souhaitée.
• Bonne connaissance des pièces comptables, des circuits de paiement et des principes de suivi budgétaire.
• Maîtrise des méthodes de classement, de numérisation, d’indexation et de gestion des archives physiques et électroniques.
• Bonne maîtrise d’Excel, Word, des outils de stockage documentaire et des autres applications bureautiques.
• Capacité à utiliser des listes de contrôle, à suivre plusieurs dossiers et à repérer les documents manquants ou incohérents.
• Bonne capacité de communication et de rédaction en français ; la connaissance de l’anglais constitue un atout.
• Rigueur, intégrité, discrétion et respect strict de la confidentialité.
• Excellent sens de l’organisation, méthode et attention aux détails.
• Capacité à respecter les délais et à gérer simultanément plusieurs demandes documentaires.
• Esprit d’équipe, courtoisie et aptitude à travailler avec différents services et partenaires.
• Capacité et disponibilité à effectuer des déplacements dans les zones d’intervention, selon les besoins et les conditions de sécurité.

NORMES DE CONDUITE PROFESSIONNELLE

L’IRC et les employés de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way - Normes de conduite professionnelle. Ce sont l'intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l'IRC assure et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

ÉGALITE ENTRE LES SEXES 

IRC s'est engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui assurent un environnement de travail inclusif et propice à la pleine participation des femmes notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages et allocations de soutien.

EMPLOYEUR A EGALITE DES CHANCES

IRC est un employeur à égalité des chances. L'IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'âge, la situation matrimoniale, le statut d'ancien combattant, le handicap ou toute autre caractéristique protégée par les lois applicables.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées. Les employés de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans l’IRC Way (code de conduite professionnel) qui sont l’intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique des politiques relatives à la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les différents types d’abus, la protection des enfants, le harcèlement au travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Professional Standards: All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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