Executive Assistant [m/k]

O firmie
Rekrutujemy dla międzynarodowej firmy technologicznej z ponad 35-letnim doświadczeniem. Firma posiada oddziały w ponad 20 krajach, a jej produkty trafiają do ponad 65 rynków na świecie. Skala biznesu obejmuje zarówno rozwój technologii, jak i produkcję oraz sprzedaż, a roczne obroty poszczególnych spółek Grupy sięgają setek milionów euro. Organizacja łączy stabilność z dynamicznym rozwojem oraz realnym wpływem zespołów na globalne standardy działania.

 

Tryb pracy: stacjonarna, w godzinach biurowych

Lokalizacja: Gdańsk, Oliwa

 

Zakres obowiązków:

Wsparcie Zarządu i Rady Właścicielskiej

• Kompleksowe zarządzanie kalendarzami właścicieli i Zarządu (priorytety, konflikty, zmiany last minute)

• Organizacja spotkań Zarządu i Rady Właścicielskiej (agendy, materiały, protokoły, follow-up)

• Planowanie, przypominanie i monitorowanie kluczowych zadań oraz terminów

• Bieżące wsparcie właścicieli w sprawach zawodowych i organizacyjnych

Organizacja podróży i logistyki

• Pełna organizacja podróży służbowych i prywatnych właścicieli (loty, hotele, transfery, wizy, ubezpieczenia)

• Reagowanie na zmiany oraz sytuacje kryzysowe

• Koordynacja harmonogramów w Polsce i za granicą

Administracja i biuro

• Dbanie o sprawne funkcjonowanie biura

• Współpraca z landlordem oraz dostawcami (umowy, zgłoszenia, rozliczenia)

• Organizacja dokumentów, korespondencji i faktur

• Koordynacja zamówień biurowych oraz obsługi administracyjnej

Współpraca i komunikacja

• Codzienna komunikacja w języku polskim i angielskim (C-level, partnerzy zewnętrzni)

• Praca z zachowaniem najwyższego poziomu poufności, lojalności i profesjonalizmu

Kwalifikacje i doświadczenie

• Doświadczenie na stanowisku Asystentki / Asystenta Zarządu lub Executive Assistant

• Język angielski na poziomie C1/C2 (codzienna praca, komunikacja biznesowa)

• Bardzo wysokie kompetencje organizacyjne oraz umiejętność priorytetyzacji

• Samodzielność, proaktywność i odporność na presję czasu

• Gotowość do pracy w dynamicznym, wymagającym środowisku

• Wysoka kultura osobista, dyspozycyjność i elastyczność

• Zainteresowanie oraz doświadczenie w wykorzystaniu AI jako narzędzia pracy

Co oferujemy

• Realny wpływ na funkcjonowanie organizacji, kulturę pracy oraz efektywność biznesową na poziomie Zarządu i Rady Właścicielskiej

• Pracę w międzynarodowym środowisku zlokalizowanym w Polsce, z możliwością współtworzenia i wdrażania globalnych standardów

• Szybki rozwój zawodowy w jednej z najbardziej innowacyjnych firm w swoim sektorze

• Możliwość dalszego rozwoju kariery i awansu w strukturach Grupy - również w innych krajach

Pakiet benefitów pozapłacowych, w tym:

• prywatna opieka medyczna,
• dofinansowanie zajęć sportowych,
• dofinansowanie nauki języków obcych, 
• dofinansowanie szkoleń i kursów,
• owoce w biurze, 
• spotkania integracyjne.