Executive and Team Assistant

Solaris ist Europas führende Plattform für Embedded Finance. Mit der vollständigen deutschen Banklizenz und dem eigenen, modularen B2B-Tech-Stack befähigt Solaris seine Partner – von KMUs bis hin zu großen, multinationalen Nicht-Finanzunternehmen – konforme, kundenorientierte Bankdienstleistungen anzubieten und so nahtlose Erlebnisse für Kunden in allen Branchen zu schaffen. Solaris wurde 2016 gegründet und hat den Banking-as-a-Service-Markt mit einer einmaligen Kombination aus Technologie und Banking als Pionier geprägt. Solaris hat seinen Hauptsitz in Berlin und beschäftigt 300 Mitarbeiter in Europa.

Als Executive + Team Assistant sind Sie Right Hand für unseren CEO und CRO und das organisatorische Herzstück des Frankfurter Standorts. Sie arbeiten täglich an der Schnittstelle von Vorstand, Aufsichtsrat, Mehrheitsaktionär und internationalen C-Level-Stakeholdern – und gestalten zugleich aktiv das Arbeitsumfeld unseres Frankfurter Teams.

Die Position ist zu 70 % strategische Assistenz für CEO und CRO und zu 30 % Workplace- und Standortverantwortung. Wir suchen eine erfahrene Persönlichkeit, die mit Vorständen und externen Top-Stakeholdern souverän agiert und gleichzeitig hands-on Verantwortung für unseren Standort übernimmt. Präsenz vor Ort an 4–5 Tagen pro Woche ist Voraussetzung.

Your Role

• Ihre Aufgaben – Executive Assistance (70 %)
• Right Hand für CEO & CRO
  • Vertrauensvolle Sparringspartnerschaft im Tagesgeschäft: vorausschauend antizipieren, mitdenken, entlasten.
  • Souveräner Umgang mit Vorstandsmitgliedern, Aufsichtsrat, Mehrheitsaktionär (SBI Group), Investoren und internationalen C-Level-Kontakten.
  • Schnittstelle und Sounding Board zwischen Geschäftsleitung, Leadership-Team und externen Partnern – Sie kennen die Themen, bevor sie auf dem Tisch landen.
  • Absolute Vertraulichkeit im Umgang mit strategischen, finanziellen und personellen Inhalten.
• Meeting Governance & Board-Vorbereitung
  • Organisation, Moderation und Dokumentation strategisch kritischer Meetings – inklusive Management-Board-Sitzungen und des monatlichen Senior-Leaders-Calls.
  • Erstellung von Agenden, Anfertigung präziser Protokolle und Führung von Action-Logs.
  • Nachverfolgung von Beschlüssen und Sicherstellung der zeitgerechten Umsetzung von Follow-ups.
  • Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsrats- und Shareholder-Terminen in enger Abstimmung mit dem CEO-Büro Berlin.
• Strategische Kalender- & Zeitsteuerung
  • Eigenständiges Management komplexer, dichtgetakteter Kalender für CEO und CRO mit klarem Fokus auf strategische Prioritäten.
  • Proaktive Priorisierung, Strukturierung und Optimierung des Zeitbudgets der Geschäftsleitung.
  • Internationale Reiseplanung inkl. Flüge, Hotels, Transfers, Visa sowie umsichtige Routenplanung für Mehrtages- und Multi-Stop-Trips.
• Präsentationen, Briefings & Kommunikation
  • Erstellung, Formatierung und Aktualisierung von Vorstandspräsentationen, Briefing-Dokumenten und Spreadsheets.
  • Aufbereitung von Hintergrundinformationen und Briefings für Vorstands-, Kunden- und Stakeholder-Termine.
  • Unterstützung bei interner und externer Kommunikation des CEO-Büros.
• Administrative Steuerung
  • Zentrale Koordination administrativer Prozesse: interne Freigaben, Unterschriftenläufe, Spesenabrechnungen und Travel-Approvals im Auftrag der Geschäftsleitung.
  • Pflege vertraulicher Unterlagen, Ablagestrukturen und Dokumentenmanagement für den Vorstandsbereich.
• Ihre Aufgaben – Workplace & Standort (30 %)
• Vorstands- & Stakeholder-Events
  • Organisation hochwertiger Events am Standort Frankfurt: Vorstands-Offsites, Aufsichtsrats-Sitzungen, Investoren-Termine, Kunden- und Partner-Events.
  • End-to-End-Verantwortung von Locationsuche und Buchung über Catering bis zur Durchführung.
  • Lokale Workshop- und Teamevent-Organisation gemeinsam mit People & Culture.
• Standortverantwortung Frankfurt
  • Repräsentation des Frankfurter Standorts: erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Vorstandsbesuche.
  • Sicherstellung eines repräsentativen Erscheinungsbildes und eines erstklassigen Arbeitsumfelds.
  • Schnittstelle zum Hauptsitz Berlin und zu People, IT, Finance und Communications.
• Office Operations & Facility
  • Zentrale:r Ansprechpartner:in vor Ort für Vermieter, Handwerker und externe Dienstleister.
  • Verwaltung der Zutrittskontrolle, Schreibtisch- und Flächenplanung.
  • Steuerung von Reinigungs-, Catering- und Logistikdienstleistern sowie tägliche Office Operations.
  • Bestandsmanagement und Nachbestellung von Büro- und Küchenmaterialien.
• Health, Safety & Equipment
  • Einhaltung und Überwachung der Arbeitsschutz- und Sicherheitsstandards im Frankfurter Büro.
  • Beschaffung und Verteilung von Arbeitsmitteln und IT-Equipment in enger Abstimmung mit der IT.

We'd love to see 

Abhängig von Ihrer Erfahrung variieren Ihre Aufgaben und Ihr Verantwortungsbereich. Bei uns zählen weniger auffällige Titel als vielmehr Ihre echte persönliche und berufliche Weiterentwicklung – so wie es in unserem Entwicklungsrahmen verankert ist. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie unser Team bereichern können.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Bachelor-Abschluss oder vergleichbare praktische Erfahrung.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Office-/Workplace-Manager:in oder in einer vergleichbaren hybriden Support-Rolle im Unternehmensumfeld.
• Idealerweise erste Erfahrung in einem regulierten Umfeld (Bank, Financial Services, Fintech).
• Sehr sicherer Umgang mit Google Workspace und MS Office Suite auf Expert-Niveau.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Diskretion und Vertrauen: Absolute Vertraulichkeit im Umgang mit Unternehmens-, Finanz- und Personalangelegenheiten.
• Anpassungsfähigkeit und Drive: Hohe Flexibilität im Umgang mit wechselnden Prioritäten, engen Deadlines und einem dynamischen Umfeld.
• Proaktivität: Ausgeprägte Eigeninitiative und die Fähigkeit, Bedarfe von Vorstand, Team und Office vorausschauend zu antizipieren.
• Organisationsstärke: Souveränes Multitasking, exzellentes Zeit- und Selbstmanagement mit Liebe zum Detail.
• Teamplayer-Mentalität: Unterstützender Arbeitsstil und ausgezeichnete mündliche wie schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Sicherer Umgang mit AI-Tools, kritisches Hinterfragen von KI-Ergebnissen und aktiver Beitrag zu einer Kultur der verantwortungsvollen AI-Nutzung. Wir erwarten von Ihnen einen vertrauten Umgang mit AI-gestützten Arbeitsabläufen sowie die Bereitschaft, Ihre AI-Kompetenzen im Zuge der technologischen Entwicklung kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Benefits 

• Budget für das Homeoffice.
• Budget für Fort- und Weiterbildung von 1.000 € pro Jahr sowie ein transparenter Entwicklungsrahmen zur Unterstützung Ihrer Karriereziele.
• Attraktives Gehalt und ein variables Vergütungsprogramm.
• Monatlicher Essenszuschuss.
• Zuschuss zum Deutschlandticket.
• 28 Urlaubstage, die sich nach 2 Jahren bei Solaris um 2 Tage und nach 3 Jahren um 3 Tage erhöhen.
• Möglichkeit, bis zu 12 Wochen pro Jahr im Ausland zu arbeiten.

Während Stellenanzeigen meist das Bild eines idealen Kandidaten zeichnen, zeigen Studien, dass die meisten Bewerber im Schnitt 60 % der Kriterien erfüllen. Leider neigen viele vielversprechende Kandidaten dazu, sich nur dann zu bewerben, wenn sie ausnahmslos alle Punkte erfüllen. Wenn Sie also glauben, dass Sie das Zeug dazu haben, aber nicht zwingend jeden einzelnen Punkt der Stellenbeschreibung abdecken, kontaktieren Sie uns bitte trotzdem. Wir würden uns freuen, mit Ihnen zu sprechen und herauszufinden, ob Sie zu uns passen könnten.

Bei Solaris setzen wir uns für ein inklusives Arbeitsumfeld ein, in dem sich alle „Solarians“ geschätzt, respektiert und unterstützt fühlen. Wir widmen uns dem Aufbau einer vielfältigen Belegschaft, die die Diversität unserer Gesellschaft widerspiegelt. Wir stehen für Chancengleichheit im Beruf - unabhängig von Hautfarbe, ethnischer Herkunft, Religion, Geschlecht, Abstammung, Behinderung, Familienstand, Staatsbürgerschaft oder geschlechtlicher Identität. Wir sind stolz darauf, ein Arbeitgeber der Chancengleichheit zu sein. Wenn Sie eine Behinderung oder besondere Bedürfnisse haben, die eine Anpassung erfordern, lassen Sie es uns bitte wissen.

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