KF CF - Head of Human Resource Information System

Founded in 1966, Kalbe Farma (Kalbe) is the largest publicly-listed pharmaceutical company in Southeast Asia. As of end 2023, Kalbe’s extensive healthcare ecosystem encompasses a network of 47 companies, including subsidiaries, joint ventures, and associates, all driven by a dedicated workforce of 16,795 employees.

Guided by a vision to become the country’s best global healthcare company, Kalbe offers a comprehensive healthcare solution through its four key business divisions: prescription pharmaceuticals, consumer health, nutrition, and distribution & logistics. Within these divisions, Kalbe manages a diverse portfolio reinforced by a robust distribution network that serves over one million outlets across Indonesia’s vast archipelago.

On the international stage, Kalbe has established a strong presence in ASEAN countries, as well as regions spanning East and South Asia, the Middle East, and Africa. Kalbe’s business ventures are supported by best in- class research and development capabilities, developed through strategic alliances with many international partners. The Company is deeply involved in cutting-edge areas such as drug delivery systems, cancer treatment, stem cell research, and biotechnology.

Job Description

Requirements:

• Memiliki kemampuan analisis yang kuat serta mampu menginterpretasikan dan menerjemahkan kebutuhan pengguna menjadi solusi yang dapat diimplementasikan
• Berpengalaman dalam dokumentasi kebutuhan pengguna serta memastikan kejelasan kebutuhan bisnis
• Memiliki pemahaman terkait operasional shared services, khususnya di lingkungan HR Shared Services
• Memahami proses dan praktik Human Resources (HR) dengan baik
• Memiliki pengalaman langsung dalam penggunaan Human Resource Information Systems (HRIS)
• Pengalaman menggunakan sistem HRIS Workday menjadi nilai tambah
• Memiliki minimal 5–6 tahun pengalaman kerja yang relevan
• Latar belakang sebagai konsultan HRIS diperbolehkan, dengan pengalaman terbukti dalam implementasi atau operasional HRIS
• Memiliki kemampuan manajemen proyek yang sangat baik serta mampu mendorong pencapaian target
• Berpengalaman dalam administrasi data HR dan analisis data operasional
• Memiliki exposure atau pengalaman dalam inisiatif digital HRGA

Tugas dan Tanggung Jawab:

1.     Manajemen Sistem HRIS Workday

·       Mengelola dan memastikan sistem berjalan dengan optimal.

·       Melakukan pembaruan dan pemeliharaan sistem secara berkala.

·       Memastikan integrasi yang efektif antara HRIS dan sistem lain yang terkait (absensi, payroll, e-sertifikat, technical competency, dll).

·       Mengelola database HRIS yang lama di server agar tetap dapat diakses.

2. Pengelolaan laporan dan Analisa HRIS Workday

·       Berkoordinasi dengan HR perusahaan untuk memperbarui database karyawan agar lengkap dan akurat.

·       Membuat format laporan di sistem yang akan digunakan untuk kebutuhan analisa dari masing-masing bagian untuk mendukung pengambilan keputusan strategis HR.

·       Membuat dan memberikan masukan atas report dari  SLA antara HR Shared Services dan unit bisnis yang terkait sistem (misal: job change, termination, data completeness, respon time tiket, penyelesaian case tiket).

3.     Dukungan Proses HR di HRIS Workday

·       Menangani masalah teknis dan memberikan dukungan penggunaan sistem  untuk proses HRD

·       Memberikan bantuan dalam  pelatihan kepada HR dan karyawan terkait penggunaan.

·       Melakukan pengaturan role, permission, dan pengamanan sistem sesuai kebijakan organisasi.

·       Memfasilitasi HR dengan tim IT dalam pengembangan  aplikasi diluar HRIS di Group untuk URS (user requirement specification) dan development sampai dengan penentuan project owner dan leader

Company:

KF PT. Kalbe Farma Tbk.